Update gegevens van reeds ingeschreven leerlingen

Bij het updaten van gegevens van reeds ingeschreven leerlingen (lees ook "zittende leerlingen") worden niet alle gegevens overschreven/toegevoegd, daar dit gevolgen kan hebben op bepaalde processen binnen het programma. Hieronder lees je wat al dan niet overschreven/toegevoegd wordt:

• Naam en/of voornaam:

Leerlingen waarbij gegevens worden geüpdatet (hetzij via de inschrijvingsAPI, hetzij via een Excel-import of via iVoorinschrijvingen) komen in het menu Leerlingen > Accepteren terecht in de leerlingenmodule.

Op deze pagina wordt een controle uitgevoerd op naam en voornaam. Als de naam en/of voornaam van de leerling uit de voorinschrijvingstabel (inschrijvingen dus via de inschrijvingsAPI of Excel-import of iVoorinschrijvingen) afwijkt van de naam en/of voornaam van een reeds gekende leerling in Informat, dan zal de naam van deze leerling op de acceptatiepagina in het rood gemarkeerd worden.

Dit zowel bij de initiële load van die acceptatiepagina, waarbij de (meeste) leerlingen automatisch gematcht worden via (o.a.) het rijksregisternummer, alsook bij een handmatige match via het oranje driehoekje.

In onderstaand voorbeeld staat een leerling die je als school nog moet matchen (1) en een leerling die automatisch gematcht is (2), maar waarbij een verschil gevonden is in de (voor)naam, waardoor deze dus in het rood staat.

Bij deze laatste leerling verschijnt een info-icoon. Wanneer je op dit icoon klikt, opent een pop-upscherm met de voor-inschrijvingsgegevens, MAAR met de persoonsgegevens die reeds gekend zijn in Informat, met name: naam, voornaam en geboortedatum.

Het is aan jullie om na te gaan of de naam op de acceptatiepagina fout is OF die van Informat (die je dus ziet op het pop-upscherm) .

Let er op dat wij de namen NIET zullen overschrijven bij het accepteren van deze rood-gemarkeerde leerlingen. Stel dat de naam in Informat foutief is, dan dienen jullie deze zelf handmatig te corrigeren NA het accepteren van de leerling vanop het tabblad 'Personalia'.

• Enkel bij wijzigingen aan het domicilie-adres worden gegevens aangepast en bijkomend enkel als de leerling nog geen actieve inschrijving heeft binnen een school in huidig of volgend schooljaar, want dit kan anders grote gevolgen hebben voor de interne werking van een andere school.

• Een LPV wordt enkel als relatie toegevoegd als het relatietype van de relatie nog niet bestaat in iBasis/iLeerlingen:

• Eigen GSM-nummers, evenals e-mailadressen van type 'eigen', worden toegevoegd als deze nog niet bestaan of worden geüpdatet.

• E-mailadressen van LPV'en worden toegevoegd als deze nog niet bestaan of worden gewijzigd als er slechts één e-mailadres is van dat soort relatietype.

• Als er een nieuw noodnummer wordt toegevoegd via iVoorinschrijvingen, dan wordt deze ook toegevoegd in Informat op tabblad 'communicatienummers':

​

• Een communicatienummer van een LPV wordt toegevoegd als deze voor het welbepaald type relatie nog niet bestaat. Stel dat er wel al een telefoon/GSMnummer is voor dat relatietype, dan wordt het nummer enkel gewijzigd als er maar één nummer is voor dat relatietype. Dit zowel voor telefoonnummers als voor GSM-nummers:

​