FAQ MS365 - SDS

Hieronder staan een aantal veelgestelde vragen en veel voorkomende situaties omtrent 
de koppeling met MS365 - School Data Sync.  

Eerst en vooral raden we je aan om de handleiding eens goed door te nemen, die je hier kan downloaden. Daarin worden immers al heel wat situaties geduid. 

Onderaan de handleiding vind je als bijlage ook Sync Use Cases, met troubleshooting tips.

Algemeen

Hoe reset ik de wachtwoorden van de gebruikers?

Dit moet gebeuren binnen de SDS-omgeving. Er is in Informat geen overzicht van de wachtwoorden voor MS365, noch de mogelijkheid om die aan te passen.

Kunnen we per school een andere domeinnaam instellen?

De gewenste domeinnaam voor de gebruikersnamen van lln. en lkr. kan langs de Informat-kant ingesteld worden per schoolvestiging als er meerdere scholen naar één tenant synchroniseren. 
 
De domeinnaam wordt dan door Informat ook meegestuurd naar MS365. Voor lln. is dat standaard de domeinnaam van de vestiging waar ze zijn ingeschreven op dat moment. Voor leerkrachten is dat de domeinnaam van de school waar ze bij aanmaak aan gelinkt worden. 
 
Voor zowel lln. als lkr. kan de domeinnaam ook handmatig ingesteld worden in Informat. Zie handleiding voor details.

Kan ik de koppeling laten activeren voor leerlingen of personeel afzonderlijk?

Langs onze kant wordt dit altijd 'samen' geactiveerd.
 
Via de sync-checkbox op de pagina MS365 gebruikersnamen in iPersoneel/iBasis/iLeerlingen kan beslist worden welke gebruikersnamen naar MS365 gesynchroniseerd worden. 

Concreet voorbeeld: Als die checkbox uitgevinkt wordt voor alle personeelsleden, dan gaan die gebruikersnamen niet meegenomen worden in de sync naar MS365.

 
Kunnen er later nog instellingsnummers toegevoegd worden?

Andere/bijkomende instellingsnummers syncen naar dezelfde tenant is zeker mogelijk. Bezorg ons de initiële intakefiche opnieuw, aangevuld met de instellingsnummers in kwestie (eventueel in een aparte kleur). 

Vermeld in het ticket dat het om een uitbreiding gaat van een bestaande client (en de naam van de client).

Personeel

Hoe zet ik een leerkracht correct inactief?

Een leerkracht inactief zetten gebeurt via iPersoneel → Personeel > Actief zetten. Daarmee wordt de koppeling met de school verwijderd en verdwijnen de groepskoppelingen in MS365 automatisch. De pagina 'Gebruikersnamen MS365' is niet bedoeld om personeel uit dienst te beheren.

Wat is de invloed van sync-status en het (in)actief plaatsen van personeelsleden?

Hieronder een overzicht van de situaties:

Er staan ook personeelsleden in de lijst die geen leerkracht zijn en die we niet willen syncen naar MS365.

Dergelijke personeelsleden moet (in alle scholen) inactief staan of de sync van de gebruikersnaam moet uitgezet worden om ze niet meer te synchroniseren naar MS365.
- Sync-checkbox: gebruikersnaam wordt niet meer naar MS365 gestuurd (impact op alle scholen!)
- Personeel Inactief/Actief zetten: personeelslid wordt losgekoppeld van de school in Informat bij inactief zetten en na de sync verdwijnt die vervolgens uit de groepen in MS365.

Hoe ga ik om met personeelsleden die in meerdere scholen tewerkgesteld zijn?

Een persoon (lln./lkr.) heeft altijd maar één gebruikersnaam in Informat. Een leerkracht die in meerdere scholen actief is, heeft maar één account en één Sync-checkbox. De Sync-checkbox uitzetten voor een gebruikersnaam heeft het effect dat de gebruikersnaam/leerkracht niet meer gesynct wordt naar MS365. Als de leerkracht enkel losgekoppeld moet worden van één school, dan mag de Sync-checkbox niet uitgezet worden (want dit heeft effect op alle scholen!), maar moet de leerkracht inactief gezet worden in die ene school.

Wat is de concrete functie van het menu 'Gebruikersnamen MS365'?

De pagina 'Gebruikersnamen MS365' is in feite enkel bedoeld om bij een nieuw personeelslid de gebruikersnaam te controleren en de sync aan te zetten indien die correct is. Als die controle niet (meer) gewenst is, kan we dit proces automatisch laten verlopen (zonder controle dus) en stromen de gebruikersnamen meteen door naar MS365 zodra ze in Informat zijn aangemaakt.

Wat als een secretariaatsmedewerker de sync-status uitzet omdat het personeelslid niet meer werkzaam is in de eigen school?

Het personeelslid zal verwijderd worden uit alle staff-groepen (ook uit die van andere scholen), omdat de sync-status tenant-breed geldt. In dergelijke situatie moet het personeelslid gewoon op inactief worden geplaatst via menu 'Personeel - actief zetten'.

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over wie de sync-status mag beheren. Via de rechten in Gebruikersbeheer 2.0, kan de pagina 'Gebruikersnamen MS365' eventueel beperkt of alleen-lezen gemaakt worden.

Hoe pakken we TAO-situaties aan, waarbij het personeelslid geen opdrachten presteert in school A, maar wel in school B?

Er wordt geen rekening gehouden met opdrachten van een personeelslid in de sync (alle actieve personeelsleden met sync aan worden gesynchroniseerd). Noch de aanduiding TAO, noch de dienstonderbreking TAO hebben effect op de sync. 

Als het personeelslid in beide scholen actief staat, zal de account dus ook in beide scholen gekoppeld zijn aan de staff-groepen in MS365.

Om de account in een bepaalde school niet te zien, zal je die op inactief moeten zetten in Informat (zie hoger). Maar inactief zetten lukt enkel indien er geen opdrachten meer zijn aan het desbetreffende instellingsnummer. 

Oplossing: In de MS365/SDS-omgeving, kunnen jullie scripts laten lopen (automatisch, zelfs meermaals per dag) om ervoor te zorgen dat bepaalde accounts uit de mailgroepen gehaald worden.
 
Dit is dus op te lossen binnen MS365.

Waarom staan alle personeelsleden in staff-groepen van meerdere vestigingen, ook al werken ze slechts in één bepaalde vestiging van de school?

De werking van iPersoneel is instellingsnummergebonden en dus niet gebonden aan een specifieke vestiging. Daardoor komen personeelsleden in alle staff-groepen van de verschillende vestigingen terecht. 

Leerlingen

Waarom worden sommige leerlingen aan meerdere scholen toegewezen?

Via de OneRoster API wordt enkel de laatste gerealiseerde inschrijving doorgestuurd. Wanneer SDS/MS365 toch meerdere toewijzingen toont, ligt dat aan de verwerking in SDS. Opschonen moet gebeuren door de MS365-beheerder.

Worden naamswijzigingen van leerlingen (of leerkrachten) automatisch doorgevoerd in MS365?

Nee. Informat stuurt de wijziging door, maar SDS/MS365 past de displaynaam niet aan. Als een naam aangepast moet worden, kan dat rechtstreeks in MS365. Informat zal die wijziging niet overschrijven.