Vrije velden aanmaken en exporteren naar Excel

Informat biedt binnen de applicaties iBasis en iLeerlingen heel wat mogelijkheden aan om zoveel mogelijk informatie betreffende de leerling bij te houden. Mocht u toch een gegeven willen bijhouden waar u geen plaats voor vindt binnen onze software, bv. bloedgroep van de leerling, kan u dit oplossen
door het aanmaken van vrije velden.

Stap 1: Definiëren

Ga naar Extra > Vrije velden > Definiëren
Klik op de groene plusknop om een nieuw vrij veld aan te maken.

In het vak omschrijving geeft u een naam aan het vrije veld, bv. bloedgroep.

Bij datatype hebt u de keuze tussen tekst, numeriek of memo. Bij ‘memo’ is de hoeveelheid tekst onbeperkt, in tegenstelling tot bij ‘tekst’.

Daarna duidt u aan of het vrije veld aan de leerling of de inschrijving
hangt. Als het aan de leerling hangt zal de inhoud van het vrij veld de hele schoolcarrière blijven bestaan. U houdt dan één waarde bij over alle schooljaren en scholen van dezelfde database. Als u voor ‘inschrijving’ kiest, kan u per schooljaar en per school een andere waarde bijhouden.

Wilt u werken met keuzemogelijkheden i.p.v. met de vrije ingave van tekst of nummers, moet u het vinkje ‘Heeft vooraf gedefinieerde waarden’ aanvinken. U gaat dan verder met ‘Stap 2: Selectiewaarden’. Indien U niet met keuzemogelijkheden wilt werken, slaat u stap 2 over.

Stap 2: Selectiewaarden definiëren 

Dit is enkel van toepassing voor vrije velden met vooraf gedefinieerde waarden.

Ga naar Extra > Vrije velden > Selectiewaarden
In deze stap maakt u alle keuzemogelijkheden aan. Voor het voorbeeld van ‘bloedgroep’ zou dat kunnen zijn: A+, A-, AB+, …
Klik op 'toevoegen' en kies het vrije veld dat u net aangemaakt hebt, bv. bloedgroep. Geef de eerste keuzemogelijkheid in en sla op. Doe dit voor alle keuzemogelijkheden.

Stap 3: Koppelen

Ga naar Extra > Vrije velden > Koppelen
Alle vrije velden die aangemaakt werden binnen de database (scholengemeenschap of vzw) zullen zichtbaar zijn voor u. In stap 3 koppelt u enkel de vrije velden die u wil gebruiken voor de school waarvoor u bent aangemeld. Dat doet u door het vrije veld van links naar rechts te verplaatsen
met het pijltje.

Stap 4: De vrije velden gebruiken

Ga naar Leerlingen > Consulteren
Hier kan u per leerling bij het vrije veld de waarde invullen. In stap 1 moest u bepalen of het aangemaakte vrije veld aan de persoon of de inschrijving hangt. De vrije velden die aan de persoon hangen vindt u bij het eerste omcirkelde icoontje terug, de vrije velden die aan de inschrijving hangen
bij het tweede omcirkelde icoontje.

Stap 5: De vrije velden exporteren

U kan de vrije velden exporteren via leerlingen - consulteren.
Daar klikt u het Excel-icoon aan onderaan de leerlingenlijst.
Vervolgens vinkt u alle parameters aan die u in de Excel-export wil zien, bv. naam en voornaam, de klas en het vrij veld dat u aanmaakte.

Daarna kan u via de Excel-knop bovenaan de export genereren.