Vrije velden aanmaken en exporteren naar Excel

Informat biedt binnen de applicaties iBasis en iLeerlingen heel wat mogelijkheden aan om zoveel mogelijk informatie betreffende de leerling bij te houden. Mocht je toch een gegeven willen bijhouden waar je geen plaats voor vindt binnen onze software, bv. bloedgroep van de leerling, kan je dit oplossen
door het aanmaken van vrije velden.

Stap 1: Definiëren

Ga naar Extra > Vrije velden > Definiëren
Klik op de groene plusknop om een nieuw vrij veld aan te maken.

In het vak omschrijving geef je een naam aan het vrije veld, bv. bloedgroep.

Bij datatype heb je de keuze tussen tekst, numeriek of memo. Bij ‘memo’ is de hoeveelheid tekst onbeperkt, in tegenstelling tot bij ‘tekst’.

Daarna duid je aan of het vrije veld aan de leerling of de inschrijving hangt. Als het aan de leerling hangt zal de inhoud van het vrij veld de hele schoolcarrière blijven bestaan. Je houdt dan één waarde bij over alle schooljaren en scholen van dezelfde database. Als je voor ‘inschrijving’ kiest, kan je per schooljaar en per school een andere waarde bijhouden.

Wil je werken met keuzemogelijkheden i.p.v. met de vrije ingave van tekst of nummers, moet je het vinkje ‘Heeft vooraf gedefinieerde waarden’ aanvinken. Je gaat dan verder met ‘Stap 2: Selectiewaarden’. Indien je niet met keuzemogelijkheden wilt werken, sla je stap 2 over.

Stap 2: Selectiewaarden definiëren 

Dit is enkel van toepassing voor vrije velden met vooraf gedefinieerde waarden.

Ga naar Extra > Vrije velden > Selectiewaarden
In deze stap maak je alle keuzemogelijkheden aan. Voor het voorbeeld van ‘bloedgroep’ zou dat kunnen zijn: A+, A-, AB+, …
Klik op 'toevoegen' en kies het vrije veld dat je net aangemaakt hebt, bv. bloedgroep. Geef de eerste keuzemogelijkheid in en sla op. Doe dit voor alle keuzemogelijkheden.

Stap 3: Koppelen

Ga naar Extra > Vrije velden > Koppelen
Alle vrije velden die aangemaakt werden binnen de database (scholengemeenschap of vzw) zullen zichtbaar zijn voor jou.

Vrije velden die werden opgemaakt op leerling of inschrijvingsniveau, worden als volgt gemarkeerd:

•  (p) = persoonsgebonden
•  (i) = inschrijving

In stap 3 koppel je enkel de vrije velden die je wil gebruiken voor de school waarvoor je bent aangemeld. Dat doe je door het vrije veld van links naar rechts te verplaatsen met het pijltje.

Stap 4: De vrije velden gebruiken

Ga naar Leerlingen > Consulteren
Bij het icoon 'vrije velden' bij de leerling, kan je de keuze maken uit het aangemaakte vrije veld dat aan de persoon of de inschrijving hangt. 

Stap 5: De vrije velden exporteren

Je kan de vrije velden exporteren via Leerlingen > Consulteren.
Daar klik je het Excel-icoon aan onderaan de leerlingenlijst (1).
Vervolgens vink je alle parameters aan die je in de Excel-export wil zien, bv. naam en voornaam, de klas en het vrij veld dat je aanmaakte (2).

Daarna kan je via de Excel-knop bovenaan de export genereren (3).