Vrije velden aanmaken en exporteren naar Excel Vrije velden aanmaken en exporteren naar Excel

Vrije velden aanmaken en exporteren naar Excel

Informat biedt binnen de applicaties iBasis en iLeerlingen heel wat mogelijkheden aan om zoveel mogelijk informatie betreffende de leerling bij te houden. Mocht u toch een gegeven willen bijhouden waar u geen plaats voor vindt binnen onze software, bv. bloedgroep van de leerling, kan u dit oplossen
door het aanmaken van vrije velden.

Stap 1: Definiëren

Ga naar Extra > Vrije velden > Definiëren
Klik op de groene plusknop om een nieuw vrij veld aan te maken.

mceclip0.png

In het vak omschrijving geeft u een naam aan het vrije veld, bv. bloedgroep.

Bij datatype hebt u de keuze tussen tekst, numeriek of memo. Bij ‘memo’ is de hoeveelheid tekst onbeperkt, in tegenstelling tot bij ‘tekst’.

Daarna duidt u aan of het vrije veld aan de leerling of de inschrijving
hangt. Als het aan de leerling hangt zal de inhoud van het vrij veld de hele schoolcarrière blijven bestaan. U houdt dan één waarde bij over alle schooljaren en scholen van dezelfde database. Als u voor ‘inschrijving’ kiest, kan u per schooljaar en per school een andere waarde bijhouden.

Wilt u werken met keuzemogelijkheden i.p.v. met de vrije ingave van tekst of nummers, moet u het vinkje ‘Heeft vooraf gedefinieerde waarden’ aanvinken. U gaat dan verder met ‘Stap 2: Selectiewaarden’. Indien U niet met keuzemogelijkheden wilt werken, slaat u stap 2 over.

mceclip1.png

Stap 2: Selectiewaarden definiëren 

Dit is enkel van toepassing voor vrije velden met vooraf gedefinieerde waarden.

Ga naar Extra > Vrije velden > Selectiewaarden
In deze stap maakt u alle keuzemogelijkheden aan. Voor het voorbeeld van ‘bloedgroep’ zou dat kunnen zijn: A+, A-, AB+, …
Klik op 'toevoegen' en kies het vrije veld dat u net aangemaakt hebt, bv. bloedgroep. Geef de eerste keuzemogelijkheid in en sla op. Doe dit voor alle keuzemogelijkheden.

mceclip2.png

Stap 3: Koppelen

Ga naar Extra > Vrije velden > Koppelen
Alle vrije velden die aangemaakt werden binnen de database (scholengemeenschap of vzw) zullen zichtbaar zijn voor u. In stap 3 koppelt u enkel de vrije velden die u wil gebruiken voor de school waarvoor u bent aangemeld. Dat doet u door het vrije veld van links naar rechts te verplaatsen
met het pijltje.

mceclip3.png

Stap 4: De vrije velden gebruiken

Ga naar Leerlingen > Consulteren
Hier kan u per leerling bij het vrije veld de waarde invullen. In stap 1 moest u bepalen of het aangemaakte vrije veld aan de persoon of de inschrijving hangt. De vrije velden die aan de persoon hangen vindt u bij het eerste omcirkelde icoontje terug, de vrije velden die aan de inschrijving hangen
bij het tweede omcirkelde icoontje.

mceclip4.png

 

Stap 5: De vrije velden exporteren

U kan de vrije velden exporteren via leerlingen - consulteren.
Daar klikt u het Excel-icoon aan onderaan de leerlingenlijst.
Vervolgens vinkt u alle parameters aan die u in de Excel-export wil zien, bv. naam en voornaam, de klas en het vrij veld dat u aanmaakte.

Daarna kan u via de Excel-knop bovenaan de export genereren.

mceclip5.png