Edisonzendingen mailen

Edisonzendingen (pdf's) kunnen gemaild worden naar de personeelsleden. 

Hierbij kan:

• een begeleidende tekst opgesteld worden, afhankelijk van het type zending => RL1, RL2 of RL4  (Sjablonen);
• het personeelslid met een eenvoudige klik de Edisonzending goedkeuren (Bevestigingsmail);
• het secretariaat deze bevestiging opvolgen.

1. Sjablonen

Via menu 'Edison' > 'E-mail sjablonen' kan je vooraf gedefinieerde sjablonen instellen als begeleiding bij de RL's die je zal doorsturen.

Via de groene plusknop maak je een nieuw sjabloon aan.

• Vul een passende sjabloonnaam in.
• Vul het e-mailonderwerp in.
• Schrijf de begeleidende e-mailtekst (zie voorbeeld in onderstaande schermafbeelding). 
  Je kan parameters gebruiken om dit te personaliseren.

• Optioneel: indien je de personeelsleden wil laten bevestigen, moet je gebruik maken van de parameter 'Bevestigingslink (hier)'.

  

• Onderaan duid je het type RL aan waarvoor de tekst die je zonet schreef zal gelden. Een sjabloon kan zowel voor één als voor meerdere RL-types gebruikt worden. Er kunnen evenwel geen meerdere sjablonen bestaan voor hetzelfde type RL.
   

• Optioneel: indien je ervoor koos om te werken met een bevestigingslink kan je ook een tweede e-mail instellen die de personeelsleden zullen krijgen na het bevestigen via deze link. 
  Klik daarvoor op tabblad 'Bevestiging' en stel het onderwerp + de tekst in. Ook hier kunnen weer parameters ingevoerd worden ter personalisering.

  

• Sla op via de groene vink.

Kopieerfunctionaliteit

De mogelijkheid bestaat om deze sjablonen te kopiëren naar andere scholen waar je rechten op hebt. Gebruik hiervoor de kopieerfunctionaliteit rechtsboven.

2. E-mailadressen van personeelsleden en standaardinstellingen

E-mailadressen van personeelsleden

Het e-mailadres wordt opgehaald uit de personalia van het personeelslid (tabblad 'Communicatie' > 'E-mail'). Zorg ervoor dat er minstens een e-mailadres bestaat met 'SC' (Schoolcommunicatie) aangevinkt, of een e-mailadres van het type 'Privé'.

• Het systeem geeft steeds de voorkeur aan een e-mailadres waarbij 'SC' (Schoolcommunicatie) aangevinkt is. 
• Indien er nergens 'SC' is aangevinkt, zal het systeem het e-mailadres van type 'Privé' kiezen.

Standaardinstellingen

Via menu 'Algemeen' > 'School' > 'Parameters' kan je bepaalde e-mailparameters instellen.

• BCC-emailadres: naar dit e-mailadres wordt steeds een kopie verstuurd, zonder dat dit zichtbaar is bij de geadresseerde.
• Repliek e-mailadres: e-mailadres waarnaar gemaild wordt wanneer het personeelslid de mail beantwoordt.
• Repliek e-mailadres alias: naam van de persoon waarnaar gemaild wordt wanneer het personeelslid de mail beantwoordt.

3. Edisonzendingen mailen

Overzichtspagina

Ga naar menu 'Edison' > 'Zendingen per personeelslid'.

Je ziet een overzichtspagina met volgende kolommen.

• Personeelslid: de standaardweergave is 'Alle [personeelsleden]', maar je kan ook een specifiek personeelslid selecteren om enkel zendingen van dat personeelslid te zien te krijgen.
• Referentie: hier zie je de referentie die je aan de zending gaf bij het aanmaken ervan.
• School: er kan geswitcht worden tussen scholen indien je rechten hebt op meerdere scholen (of je kunt  kiezen voor 'Alle' bovenaan de keuzelijst).
• Nr.: het nummer van de Edisonzending.
• RL: het type RL.
• Aangemaakt: geeft aan op welk tijdstip en door wie de zending werd aangemaakt. 
• Doorgestuurd: geeft aan op welk tijdstip en door wie de zending werd doorgestuurd naar het werkstation.
• Edisonstatus: de status van de Edisonzending.

• Bevestiging: dit is de kolom die van belang is bij het mailen van Edisonzendingen naar personeelsleden.

  De mogelijke statussen zijn:

  

  - Niet verstuurd: deze Edisonzending werd nog niet gemaild naar het personeelslid. Klik op deze knop om de zending te mailen.
  - Verstuurd: deze Edisonzending werd succesvol gemaild naar het personeelslid.
  - OK (mail): het personeelslid heeft deze Edisonzending goedgekeurd en bevestigd via de bevestigingslink in de mail.
  - OK (secr.): indien er NIET gewerkt wordt met de mailfunctionaliteit kan het secretariaat manueel aangeven dat de zending OK is voor het personeelslid (bv. indien de RL wordt afgedrukt en op papier voorgelegd ter ondertekening).

• : in de laatste kolom kan de Edisonzending in kwestie in PDF gedownload worden (dit is niet de e-mail maar de Edisonzending an sich).
   

Mailen van de zending

Het effectief mailen gebeurt door op onderstaande knop te klikken.

Hierdoor wordt dit pop-upscherm geopend.

Het e-mailadres waarnaar gemaild zal worden komt bovenaan te staan.

Het standaardsjabloon dat je instelde, wordt geladen. Zo wordt het onderwerp ingevuld, evenals de tekst. Hieraan kunnen nog aanpassingen gebeuren voor deze specifieke e-mail, mocht dit nodig zijn.

Klik links bovenaan op de enveloppe om de e-mail te versturen.

 

Na het versturen wordt het pop-upscherm automatisch gesloten en wordt de status van het Personabericht aangepast naar 'Verstuurd' .

4. Na het versturen

Na het versturen ontvangt het personeelslid een e-mail die er bv. als volgt kan uitzien:

In bovenstaand geval heeft het secretariaat gebruik gemaakt van de bevestigingslink.

Als het betreffende personeelslid op 'hier' klikt, dan opent een webpagina en verschijnt een bericht:

Indien op de knop 'Bevestigen' geklikt wordt, is de zending succesvol bevestigd en goedgekeurd door het personeelslid.

Vervolgens zal er een tweede e-mail verstuurd worden naar het personeelslid met daarbij enerzijds:

• de tekst die bij het sjabloon in kwestie werd ingesteld onder het luik 'Bevestiging';

• als bijlage de ondertekende zending.

  

Onder menu 'Edison' > 'Zendingen per personeelslid' is de status intussen veranderd naar 'OK (mail)'.

Dit is de enige status die (nadien) NIET (meer) veranderd kan worden door het secretariaat. 

De andere statussen kunnen via de drie puntjes aangepast worden. Als je een Edisonzending opnieuw wil mailen naar het personeelslid, dan moet de status aangepast worden naar 'Niet verstuurd'.