Edison-zendingen mailen

Edison-zendingen (pdf's) kunnen gemaild worden naar de personeelsleden. 

Hierbij kan:

• een begeleidende tekst opgesteld worden, afhankelijk van het type zending => RL1, RL2 of RL4  (Sjablonen);
• het personeelslid met een eenvoudige klik de Edison-zending goedkeuren (Bevestigingsmail);
• het secretariaat deze bevestiging opvolgen.

1. Sjablonen

Via menu 'Edison - E-mail sjablonen', kan je vooraf gedefinieerde sjablonen instellen als begeleiding bij de RL's die je zal doorsturen.

Via de groene plusknop maak je een nieuw sjabloon aan:

• Kies de naam van je sjabloon
• Klik op het luikje 'versturen'
• Vul het e-mailonderwerp in
• Schrijf de begeleidende tekst (zie voorbeeld in onderstaande schermafbeelding). Je kan parameters gebruiken om dit te personaliseren:

• Optioneel: Indien je de personeelsleden wil laten bevestigen, moet je gebruik maken van de parameter 'bevestigingslink' :

  

• Onderaan duid je het type RL aan waarvoor de tekst die je zonet schreef zal gelden. Een sjabloon kan zowel voor één als voor meerdere RL-types gebruikt worden. Er kunnen evenwel geen meerdere sjablonen bestaan van hetzelfde type RL.

• Optioneel: Indien je ervoor koos om te werken met bevestigingslink, kan je ook een tweede e-mail instellen die de personeelsleden zullen krijgen na het bevestigen via deze link. Klik daarvoor op de knop 'Bevestiging' en stel het onderwerp + de tekst in. Ook hier kunnen weer parameters ingevoerd worden ter personalisering:

  

• Sla op via de groene vink.

Kopieerfunctionaliteit

De mogelijkheid bestaat om deze sjablonen te kopiëren naar andere scholen waar je rechten op hebt. Gebruik hiervoor de kopieerfunctionaliteit rechtsboven:

2. E-mailadressen van personeelsleden en standaardinstellingen

E-mailadressen van personeelsleden

Het e-mailadres waarnaar gemaild zal worden, wordt opgehaald vanuit de personalia van het personeelslid, onder het tabblad communicatie, subtabblad 'E-mail'. Zorg ervoor dat er minstens een e-mailadres bestaat met SC (schoolcommunicatie) aangevinkt, of een e-mailadres van het type 'privé':

• Het systeem geeft steeds de voorkeur aan een e-mailadres waarbij SC (schoolcommunicatie) aangevinkt staat. 
• Indien er nergens SC staat aangevinkt, zal het systeem het e-mailadres van type 'privé' kiezen.

Standaardinstellingen

Via Algemeen - school - parameters kan je bepaalde e-mailparameters vooraf instellen:

• BCC-emailadres: Naar dit e-mailadres wordt steeds een kopie verstuurd, zonder dat dit zichtbaar is bij de geadresseerden
• Het reply-adres is het e-mailadres waarnaar gemaild zal worden indien het personeelslid de mail zou beantwoorden.
• De reply-alias is de naam van de persoon waarnaar gemaild zou worden indien het personeelslid de mail zou beantwoorden.

3. Edison-zendingen mailen

Overzichtspagina:

Ga naar menu Edison - zendingen per personeelslid:

Je ziet een overzichtspagina met volgende kolommen:

• Personeelslid: De standaardweergave is 'alle personeelsleden', maar je kan ook een specifiek personeelslid selecteren om alle zendingen van dat personeelslid te zien te krijgen.
• Referentie: Hier zie je de referentie die je aan de zending gaf bij het aanmaken ervan.
• School: Er kan geswitcht worden tussen scholen, indien je rechten hebt op meerdere scholen.
• Nr.: Het nummer van de Edison-zending
• RL: Het type RL
• Aangemaakt: Tijdstip waarop deze zending werd aangemaakt
• Doorgestuurd: Tijdstip waarop deze zending werd doorgestuurd naar het werkstation
• Edisonstatus: De status van de Edison-zending

• Bevestiging: Dit is de kolom die belangrijk is bij het mailen van Edison-zendingen naar personeelsleden. De mogelijke statussen zijn: 

  - Niet verstuurd: Deze Edison-zending werd nog niet gemaild naar het personeelslid. Klik op deze knop om de zending te mailen.
  - Verstuurd: Deze Edison-zending werd succesvol gemaild naar het personeelslid.
  - OK (mail): Het personeelslid heeft deze Edison-zending goedgekeurd en bevestigd via de link in de mail

  - OK (secr.): Indien er NIET gewerkt wordt met de mailfunctionaliteit, kan het secretariaat ook manueel aangeven dat de zending OK is voor het personeelslid bv. indien dit wordt afgedrukt en op papier wordt voorgelegd ter ondertekening.

  

   

   

• In de laatste kolom kan de Edison-zending in kwestie in PDF gedownload worden (dit is niet de e-mail maar de Edison-zending an sich).
   

Mailen van de zending

Het effectief mailen gebeurt door op volgende knop te klikken:

Volgend venster zal verschijnen:

Het e-mailadres waarnaar gemaild zal worden komt bovenaan te staan.

Het standaardsjabloon dat je instelde, zal geladen worden. Zo wordt het onderwerp ingevuld, evenals de tekst. Hieraan kunnen nog aanpassingen gebeuren voor deze specifieke e-mail, mocht dit nodig zijn.

Links bovenaan klik je op de verstuurknop om de e-mail te versturen:
 

4. Na het versturen

Na het versturen zal het personeelslid een e-mail ontvangen die er als volgt uitziet:

In bovenstaand geval heeft het secretariaat gebruik gemaakt van de bevestigingslink.

Als het betreffende personeelslid op 'hier' klikt, dan opent een webpagina en verschijnt een bericht:

Indien op de knop 'bevestigen' geklikt wordt, is de zending succesvol bevestigd en goedgekeurd door het personeelslid.

Vervolgens zal er een tweede e-mail verstuurd worden naar het personeelslid met daarbij enerzijds:

• De tekst die bij het sjabloon in kwestie werd ingesteld onder het luikje 'bevestiging'

• Als bijlage de ondertekende zending

  

Onder menu Edison - zendingen per personeelslid, is de status intussen veranderd naar 'OK (mail)':

Dit is de enige status die (nadien) NIET (meer) veranderd kan worden door het secretariaat. 

De andere statussen kunnen via de drie puntjes aangepast worden. Als je een Edison-zending opnieuw wil mailen naar het personeelslid, dan moet de status aangepast worden naar 'Niet verstuurd'.