Leerlingen accepteren Leerlingen accepteren

Leerlingen accepteren

Leerlingen kunnen op verschillende manieren worden toegevoegd in iBasis/iLeerlingen:

  1. manueel via 'Leerlingen' > 'Toevoegen';
  2. via iVoorinschrijvingen;
  3. via import
  4. via de inschrijvingsAPI als u werkt met een eigen inschrijvingssysteem of aanmeldingssysteem van LOP/stad/gemeente.

Als u leerlingen inschrijft volgens werkwijze 2, 3 of 4, dan komen de leerlingen op een algemeen "acceptatiescherm" in iBasis/iLeerlingen terecht: '

mceclip1.png

Vanop deze pagina kunt u de "voorinschrijvingen" binnentrekken in de leerlingenadministratie of m.a.w. de inschrijving definitief bevestigen.

Aan de linkerkant moet u een keuze maken voor welke (1) school/vestiging/administratieve groep u de "voorinschrijving" wil bevestigen.
Leerlingen die volgens werkwijze 2, 3 of 4 werden toegevoegd en die nog geaccepteerd dienen te worden verschijnen aan de linkerkant van het scherm.

(2) 'Reeds ingeschreven leerlingen ook weergeven': De ingeschreven leerlingen die reeds geaccepteerd werden, kan u via deze omgeving oproepen door het veld aan te vinken.

 

OPGELET! Volgend vinkje is enkel van toepassing voor secundaire scholen die met een aanmeldingsprocedure en of een volzetverklaring werken!

(2) 'Inschrijvingsmoment bij onderstaande leerlingen aanpassen naar de officiële startdatum van de inschrijvingen'

Indien de datum van de (voor)inschrijvingen vóór de officiële startdatum van de vrije inschrijvingen ligt

- Voor leerlingen van het 1ste jaar A/B is dit 14.05.2024
- Voor leerlingen vanaf het 2de jaar is dit 15.04.2024

Deze optie mag NIET aangevinkt worden als u voor de administratieve groep waarvoor de leerling is voor-ingeschreven, (mogelijks) leerlingen moet weigeren op basis van de capaciteit of volzetverklaring

Van zodra deze optie is aangevinkt, zal het inschrijvingsmoment worden aangepast naar de officiële startdatum van de vrije inschrijvingen. 

 

Controleer of bovenaan in de rechterkolom de correcte (3) school - vestiging - afdelingsjaar en/of klas zijn ingevuld! 

Controleer zeker de (4) begindatum van inschrijving. Indien nodig kunt u deze nog manueel aanpassen. Een uitroepteken bij de begindatum geeft aan dat deze mogelijk niet correct is. Door met de cursor over dit uitroepteken te gaan, ziet u de foutmelding.

Is alles correct ingevuld, dan kunt u de geselecteerde leerling(en) overzetten via de (5) pijltjestoets tussen de twee kolommen.

Leerlingen die definitief ingeschreven zijn verschijnen aan de rechterkant van het scherm. Deze zult u vervolgens ook kunnen consulteren via 'Leerlingen' > 'Consulteren'.

Wanneer er vóór de naam van de leerling een uitroepteken staat, betekent dit dat die leerling mogelijk reeds gekend is binnen de database. Deze leerling moet manueel (6) bevestigd worden vooraleer haar/zijn inschrijving kan worden geaccepteerd. Indien dit niet het geval is, kiezen we voor (7) 'Geen van bovenstaande'.

OPGELET! Volgend icoon  is enkel van toepassing voor reguliere secundaire scholen die met een aanmeldingsprocedure werken voor 1A/1B!

Leerlingen (1A/1B) die via iVoorinschrijvingen zijn ingeschreven en hebben aangegeven dat ze over een ticket van een aanmeldingssysteem beschikken, worden met volgend icoon (8) weergegeven in het acceptatiescherm.

Leerlingen die via de import (Excel-bestand) worden ingeschreven, is het mogelijkheid om via een apart veld aan te duiden of de leerling werd toegewezen door een aanmeldingssysteem. Binnen het acceptatiescherm worden de leerlingen op dezelfde manier weergegeven (

Indien een leerling aangeeft dat hij/zij over een ticket beschikt, maar niet op de lijst van het aanmeldingssysteem staat, of verkeerd werd opgenomen in de import, kan de toewijzing worden aangepast. Via de 'drie puntjes' (9) kan de toewijzing worden aangepast.

Leerlingen die via iVoorinschrijvingen zijn ingeschreven en hebben aangeven dat het om een nieuwe inschrijving / herinschrijving gaat, kan het secretariaat het type van de inschrijving gaan aanpassen via de optie (9) 'wijzigen type inschrijving'

In het volgende scherm drukt u op 'OK' om het type van de inschrijving effectief te gaan aanpassen naar een herinschrijving (leerling wordt weergegeven met volgend icoon:) of een nieuwe inschrijving (geen icoon).

Bij het overzetten van de leerling met de (10) pijltjestoets, is het mogelijk om het (11) Capaciteitenoverzicht (SO) /Capaciteitenoverzicht (BO) te gaan raadplegen.

Via het (11) capaciteitenoverzicht is er een mogelijkheid om  (12) de 'te accepteren inschrijvingen' te gaan meetellen. (Dit zijn de (voor)inschrijvingen die binnen het acceptatiescherm zijn opgenomen, maar nog niet definitief zijn overgezet.)

Via import kunnen nieuwe leerlingen ingeschreven worden of gegevens van bestaande leerlingen geüpdatet worden. In beide gevallen komen de leerlingen in het acceptatiescherm terecht.

Indien gegevens van leerlingen geüpdatet worden, dan dient als afdelingsjaar gekozen te worden voor "000000 - Geen admgrp/afdelingsjaar" bij de import zelf:

mceclip2.png

De acceptatie-pagina ziet er in dat geval als volgt uit.

  • Aan de rechterkant wordt geen school, vestiging of afdelingsjaar getoond.
  • De leerling wordt automatisch gelinkt aan de reeds bestaande leerling (met uitzondering van bijvoorbeeld een leerling bij wie de naam en/of voornaam in de nieuwe import werden aangepast én het rijksregisternummer niet werd mee opgenomen).
    • Voor de automatisch matching wordt gekeken binnen de lijst van scholen/vestigingen waar u als gebruiker rechten op heeft. U kunt dus geen gegevens updaten van een leerling waar u geen rechten op heeft.
    • U hoeft niet noodzakelijk ingelogd te zijn in de school waar de leerling een inschrijving heeft om gegevens te updaten, maar moet wel rechten hebben op de specifieke school.
    • Hebt u rechten op drie scholen, dan kunt u aan de hand van één file gegevens updaten voor de drie scholen samen, op voorwaarde dat u als gebruiker rechten hebt op deze drie scholen.

mceclip3.png

  • Leerlingen waarbij een update gebeurt van gegevens worden aangeduid met een grijs bolletje in de kolom 'Status'.

    Enkele nuttige tips:

- Leerlingen kunnen uit het acceptatiescherm verwijderd worden via het rode "vuilnismandje".

- Wenst u de details van de inschrijving, dan klikt u op de naam van de leerling. Deze gegevens kunt u tevens ook afdrukken. Deze details vindt u na het accepteren van de leerling ook terug via Leerlingen > Consulteren op het inschrijvingstabblad:mceclip0.png

Via deze infofiche ziet u bijkomend de "bron van inschrijving":

mceclip2.png

- De status van inschrijving (gerealiseerd/geweigerd/uitgesteld) is eveneens zichtbaar.
Indien er een plaats vrijkomt op uw school/vestiging kan een geweigerde of uitgestelde leerling alsnog ingeschreven worden door deze naar rechts over te zetten.
Tijdens deze bewerking gebeurt er een capaciteitscontrole, tenzij er bewust voor gekozen werd om deze controle uit te schakelen. De instelling hiervan gebeurt langs menu 'Algemeen' > 'School' > tabblad 'Organisatie'.

- Klikt u in de rechterkolom op de statusaanduiding bij één van de geaccepteerde leerlingen, dan kunt u voor deze leerling bijkomende gegevens invullen/aanpassen (adressen, relaties, ...). Vanuit dit scherm kunt u tevens enkele afdrukken maken: leerlingenfiche, controleblad, ...

mceclip1.png

- Hieronder een overzicht van alle mogelijke kleuren en de betekenis ervan:

Kleurcode Betekenis

Groen

Gerealiseerde inschrijving
Oranje Uitgestelde inschrijving
Rood Geweigerd op basis van capaciteit
Blauw Parallel ingeschreven
Wit Onbepaald: Als in iBasis/iLeerlingen de capaciteitscontrole binnen iVoorinschrijvingen wordt uitgeschakeld, maar voor het afdelingsjaar waarvoor de leerling zich inschreef wel een capaciteit is ingesteld.
Grijs Personalia (uitgezonderd cruciale data zoals naam, voornaam, geboortedatum) worden geüpdatet. Nieuwe leerlingen krijgen geen grijze kleurcode.