Stages – Stages

Het menu Stages - Stages is zowat het hart van de stage-invoer, gezien hier de stagegegevens van de leerlingen ingebracht worden.

Dit artikel geldt zowel  voor het  gewoon secundaironderwijs als voor HBO 5, met enkel het verschil dat bij de HBO 5 ook een module moet gekozen worden. 

Langs deze menukeuze kunt u per leerling de detailgegevens van de stage(s) ingeven of verder aanvullen indien u stages hebt toegekend via periodes toekennen.

Links bovenaan selecteert u eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleert u best eens of het studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteert u de gewenste leerling, zodat die oranje oplicht.

Indien u via ‘Periodes toekennen’ hebt gewerkt, zal u hier al één of meerdere stages terugvinden die u kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'  . In het andere geval moet u een nieuwe stage toevoegen via de plusknop  .

U begint steevast met het selecteren van de stageplaats en met het invullen van de stageperiode.

Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van uw input bij de bedrijven.

De lijst met disciplines (voor HBO5) stelt u zelf samen langs menu ‘Stages’ – ‘Disciplines’.

De gele velden zijn verplicht in te vullen voor de stagedatabank (die moet doorgestuurd worden naar Edison, later meer hierover in deze handleiding).

• Gezondheidstoezicht
• Soort stage: blokstage (= aaneensluitend) of alternerende stage (bv. elke maandag)
• Aantal geplande halve dagen stage (automatisch, maar kan ook een eigen telling zijn).

Ook minstens één van drie volgende velden moet ingevuld worden: In volgorde van belangrijkheid zijn dat het Paritair Comité, RSZ-werkgeverskengetal (wordt uit de algemene gegevens van het bedrijf gehaald en kan hier dus niet ingevuld worden) en/of NACE-code. Eén uitzondering: bij Paritair Comité 999 (lokale besturen) móet ook de NACE-code meegestuurd worden.

Er kunnen meerdere contactpersonen (stagebegeleider, stagementor, vertegenwoordiger of werkplekbegeleider) gekoppeld worden aan een stage. Klik hiervoor op ‘Rij Toevoegen’ (of eerst op  , indien de contactpersoon nog niet bestaat) :

U selecteert de functie en krijgt een lijst met bovenaan de contactpersonen gekoppeld aan deze stageplaats, gevolgd door de leerkrachten van uw school. Indien er slechts één mentor en/of vertegenwoordiger gekoppeld is aan het bedrijf, dan worden deze automatisch toegevoegd bij het selecteren van dit bedrijf. Met de rangorde kan u bepalen wie de meest belangrijke contactpersoon is.

U vinkt vervolgens aan welke leerplichtverantwoordelijke (=LPV) er moet vermeld worden op de stageovereenkomst. Dit is enkel van toepassing voor minderjarige leerlingen.

Indien de stagebegeleider permanent aanwezig is gedurende de volledige duur van de stage moet dit veld aangevinkt worden.

Indien er een introductiedag is, dan vinkt u het gelijknamige veld aan. U vult dan ook de datum, het startuur en het einduur in.

De velden ‘Totaalzorg, Weekenddienst, Nachtdienst’ zijn bedoeld voor HBO5-scholen.

Het aantal voorziene halve dagen stage (= alle dagen dat een leerling stage zal/zou doen, idealiter) moet worden doorgestuurd voor de stagedatabank. Dit aantal wordt berekend op basis van de opgegeven periode en de aangevinkte tijdstippen. Er wordt voor deze berekening dus niet gekeken naar het aantal W-codes (een leerling kan immers ziek zijn op een stagedag). W-codes worden automatisch toegekend op basis van de ingebrachte gegevens. Bij de tijdstippen kunt u ook aanvinken of de stage doorloopt tijdens vakantieperiode(s) en/of evaluatiedagen. Mocht het aantal voorziene halve dagen stage om één of andere reden niet correct zijn, dan kunt u dit aantal “overrulen” door het juiste aantal in te vullen in het veld ‘Eigen telling’. Dit aantal krijgt altijd voorrang op het aantal voorziene halve dagen stage dat wordt berekend op basis van de opgegeven periode en de aangevinkte tijdstippen.  

Indien een alternerende stage niet iedere week op dezelfde dag doorgaat, kan er niet via de tijdstippen gewerkt worden, en moet u ofwel de alternerende stage uitsplitsen, ofwel het aantal halve dagen invullen in het veld ‘Eigen telling’.

Optioneel: Stages niet doorsturen naar Edison

Er kan voor geopteeerd worden om een bepaalde stageperiode NIET door te sturen naar Edison (bv. een zgn. "snuffelstage").

Automatisch toekennen van W-codes

Het aanduiden van de tijdstippen/dagen is een vereiste voor het automatisch toekennen van code W in het aanwezigheidsregister, dus ook bij blokstages! W-codes worden elke dag automatisch overnacht toegekend via onze ochtendprocedure. Deze worden dus nooit op voorhand in de toekomst toegekend.

Wie dit niet gedaan had en de W-codes alsnog met terugwerkende kracht wil doorvoeren in het aanwezigheidsregister (voor die ene stageperiode van betreffende leerling) kan dit door het veld ‘Code W retroactief toekennen’ aan te vinken. De code W kan op deze manier ook retroactief worden toegekend in het geval dat u de stage pas toevoegt nadat deze al gestart is.

Bij het verwijderen van een stage worden alle W-codes gewist. Dat gebeurt ook bij het invullen van het veld ‘Stopgezet’ voor alle W-codes tussen de stopzettingsdatum en de einddatum van de stage.

Indien de einddatum van de stage wordt aangepast, dan worden W-codes geschrapt (bij vervroegde einddatum) of toegevoegd (bij verlengde einddatum) indien het veld ‘Code W retroactief toekennen’ wordt aangevinkt.

Belangrijk: Het veld ‘Code W retroactief toekennen’ is een actieveld en voert de handelingen uit zoals hierboven beschreven zodra u dit aanvinkt en opslaat. Daarna wordt de checkbox van dit vakje terug blanco. Dit kan dus niet ‘blijvend’ worden aangevinkt.

Niet toegekende W-codes collectief toekennen via de kalenderopbouw:

Omwille van het grote aantal afwezigheden die automatisch moeten worden toegekend, kan het uitzonderlijk voorkomen dat er een probleem is met de zgn. ochtendprocedure, die deze afwezigheden toekent.

Als u dit opmerkt, kan u deze ochtendprocedure nabootsen door naar de kalenderopbouw te gaan, en de dag aan te klikken waarop dit voorviel. Vervolgens klikt u op het blauwe mannetje ernaast, zonder daaronder iets in te vullen. Dan wordt de procedure manueel nagebootst en zullen de afwezigheden (waaronder de W-codes) alsnog worden toegekend voor alle leerlingen van de vestiging, waarop die codes van toepassing zijn.

Let wel: Dit kan u slechts doen per vestiging, dus als u meerdere vestigingen hebt, zal u deze actie meermaals moeten uitvoeren door van vestiging te wijzigen.

Andere interessante iconen en tabbladen

Via  kan u de leerlingenfiche bekijken, waarop het adres en o.a. de LPV’s vermeld worden.

Via  kunt u een overzicht oproepen van alle afwezigheden van de leerling.

Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van uw input bij de bedrijven.

Via het printericoon bovenaan kan u een individuele steekkaart van de geselecteerde stage afdrukken, of de standaard stageovereenkomst die ingesteld werd (zie ook: Stages - Contracten).

Via het tabblad historiek kunnen alle stages, over meerdere schooljaren heen, geraadpleegd worden. Wijzigen kan niet, daarvoor gaat u naar het desbetreffende schooljaar.

Op het derde tabblad, ‘Voorkeursbedrijven’, kunt u (niet verplicht uiteraard) de bedrijven selecteren waar de leerling het liefst stage zou lopen. Dit doet u door het bedrijf met de pijltjestoets over te zetten van de linker- naar de rechterkolom: