Stages – Stages

Het menu Stages - Stages is zowat het hart van de stage-invoer, gezien hier de stagegegevens van de leerlingen ingebracht worden.

Dit artikel geldt zowel voor het gewoon secundair onderwijs als voor HBO 5, met enkel het verschil dat bij de HBO 5 ook een module moet gekozen worden. 

Langs deze menukeuze kan je per leerling de detailgegevens van de stage(s) ingeven of verder aanvullen indien je stages hebt toegekend via periodes toekennen.

Links bovenaan selecteer je eerst de klas. Indien een klas ontbreekt, dan controleer je best eens of het studiejaar van deze klas wel correct is (menu 'Organisatie' - 'Klas'). Daarna selecteer je de gewenste leerling, zodat die oranje oplicht.

Indien je via ‘Periodes toekennen’ hebt gewerkt, zal je hier al één of meerdere stages terugvinden die je kunt aanvullen via de knop 'Wijzigen'. In het andere geval moet je een nieuwe stage toevoegen via de plusknop .

Je begint steevast met het selecteren van de stageplaats en met het invullen van de stageperiode.

Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van jouw input bij de bedrijven.

De lijst met disciplines (voor HBO5) stel je zelf samen langs menu ‘Stages’ – ‘Disciplines’.

Er kunnen meerdere contactpersonen (stagebegeleider, stagementor, vertegenwoordiger of werkplekbegeleider) gekoppeld worden aan een stage. Klik hiervoor op ‘Rij Toevoegen’ (of eerst op , indien de contactpersoon nog niet bestaat) :

Je selecteert de functie en krijgt een lijst met bovenaan de contactpersonen gekoppeld aan deze stageplaats, gevolgd door de leerkrachten van jouw school. Indien er slechts één mentor en/of vertegenwoordiger gekoppeld is aan het bedrijf, dan worden deze automatisch toegevoegd bij het selecteren van dit bedrijf. Met de rangorde kan je bepalen wie de meest belangrijke contactpersoon is.

Je vinkt vervolgens aan welke leerplichtverantwoordelijke (=LPV) er moet vermeld worden op de stageovereenkomst. Dit is enkel van toepassing voor minderjarige leerlingen.

Indien de stagebegeleider permanent aanwezig is gedurende de volledige duur van de stage moet dit veld aangevinkt worden.

Indien er een introductiedag is, dan vink je het gelijknamige veld aan. Je vult dan ook de datum, het startuur en het einduur in.

De velden ‘Totaalzorg, Weekenddienst, Nachtdienst’ zijn bedoeld voor HBO5-scholen.

Het aantal geplande halve dagen stage (= alle dagen dat een leerling stage zal/zou doen) wordt berekend op basis van de opgegeven periode (zie hoger) en de aangevinkte tijdstippen. Er wordt voor deze berekening dus niet gekeken naar het aantal W-codes (een leerling kan immers ziek zijn op een stagedag). W-codes worden wel automatisch toegekend op basis van de ingebrachte gegevens. Bij de tijdstippen kan je ook aanvinken of de stage doorloopt tijdens vakantieperiode(s) en/of evaluatiedagen. Mocht het aantal voorziene halve dagen stage om één of andere reden niet correct zijn, dan kan je dit aantal “overschrijven” door het juiste aantal in te vullen in het veld 'Eigen telling'. 

Indien een alternerende stage niet iedere week op dezelfde dag doorgaat, kan er niet via de tijdstippen gewerkt worden, en moet je ofwel de alternerende stage uitsplitsen, ofwel het aantal halve dagen invullen in het veld ‘Eigen telling’.
 

Automatisch toekennen van W-codes

Het aanduiden van de tijdstippen/dagen is een vereiste voor het automatisch toekennen van code W in het aanwezigheidsregister, dus ook bij blokstages! W-codes worden elke dag automatisch 's nachts toegekend via onze zgn. "ochtendprocedure". Deze worden dus nooit op voorhand in de toekomst toegekend.

Wie dit niet gedaan had en de W-codes alsnog met terugwerkende kracht wil doorvoeren in het aanwezigheidsregister (voor die ene stageperiode van betreffende leerling) kan dit door het veld ‘Code W retroactief toekennen’ aan te vinken. De code W kan op deze manier ook retroactief worden toegekend in het geval dat je de stage pas toevoegt nadat deze al gestart is.

Bij het verwijderen van een stage worden alle W-codes gewist. Dat gebeurt ook bij het invullen van het veld ‘Stopgezet’ voor alle W-codes tussen de stopzettingsdatum en de einddatum van de stage.

Indien de einddatum van de stage wordt aangepast, dan worden W-codes geschrapt (bij vervroegde einddatum) of toegevoegd (bij verlengde einddatum) indien het veld ‘Code W retroactief toekennen’ wordt aangevinkt.

Belangrijk: Het veld ‘Code W retroactief toekennen’ is een actieveld en voert de handelingen uit zoals hierboven beschreven zodra je dit aanvinkt en opslaat. Daarna wordt de checkbox van dit vakje terug blanco. Dit kan dus niet ‘blijvend’ worden aangevinkt.

Niet toegekende W-codes collectief toekennen via de kalenderopbouw

Omwille van het grote aantal afwezigheden die automatisch moeten worden toegekend, kan het uitzonderlijk voorkomen dat er een probleem is met de ochtendprocedure die deze afwezigheden toekent.

Als je dit opmerkt, kan je deze ochtendprocedure nabootsen door naar de kalenderopbouw te gaan en de dag aan te klikken waarop dit voorviel. Vervolgens klik je op het blauwe mannetje ernaast, zonder daaronder iets in te vullen. Dan wordt de procedure manueel achterliggend opgestart en zullen de afwezigheden (waaronder de W-codes) alsnog worden toegekend voor alle leerlingen van de vestiging waarop die codes van toepassing zijn.

Let wel: dit kan je slechts doen per vestiging. Als je meerdere vestigingen hebt, zal je deze actie meermaals moeten uitvoeren door van vestiging te wijzigen.

Andere interessante iconen en tabbladen

Via (in de rechterbovenhoek) kan je de leerlingenfiche bekijken, waarop oa. het adres en de LPV’s vermeld worden.

Via kan je een overzicht oproepen van alle afwezigheden van de leerling.

Vestiging of afdeling kunnen geselecteerd worden op basis van jouw input bij de bedrijven.

Via het printericoon bovenaan kan je een individuele steekkaart van de geselecteerde stage afdrukken, of de standaard stageovereenkomst die ingesteld werd (zie ook: Stages - Contracten).

Via het tabblad historiek kunnen alle stages, over meerdere schooljaren heen, geraadpleegd worden. Wijzigen kan niet, daarvoor ga je naar het desbetreffende schooljaar.

Op het derde tabblad, ‘Voorkeursbedrijven’, kan je (niet verplicht uiteraard) de bedrijven selecteren waar de leerling het liefst stage zou lopen. Dit doe je door het bedrijf met de pijltjestoets over te zetten van de linker- naar de rechterkolom: