Stappen te ondernemen einde schooljaar Stappen te ondernemen einde schooljaar

Stappen te ondernemen einde schooljaar

In Informat moet het schooljaar niet afgesloten worden, maar kan u via de rechterbovenhoek ('School(jaar)/Vestiging wijzigen') veranderen van schooljaar (indien de beheerder het nieuwe schooljaar reeds heeft klaar gezet).

 

1. Leerlingen geslaagd zetten

Via de optie 'Leerlingen' - 'Geslaagd zetten' zet u alle leerlingen in één beweging geslaagd in huidig schooljaar.

U selecteert het instellingsnummer waarvoor u dit wenst te doen en klikt vervolgens op de groene vink om te bevestigen. 

geslaagd1.PNG

Indien er leerlingen een ander resultaat hebben, dan moet u dit specifiek bij deze leerlingen aanpassen langs menu 'Leerlingen' - 'Consulteren' - tabblad 'Inschrijving':

Hoe u het getuigschrift of attest kunt afprinten leest u in dit artikel.

Voor het buitengewoon onderwijs is de werkwijze enigszins anders. U vindt die hier.

2. Studiebewijzen doorsturen

Wanneer u het resultaat van alle leerlingen correct hebt ingevuld, dan stuurt u dit door langs menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Doorsturen'.
Door op de groene vink bovenaan links te klikken bevestigt u dat de studiebewijzen naar Discimus gestuurd mogen worden.

Via menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Raadplegen' kunt u nagaan of de studiebewijzen correct geregistreerd werden in Discimus. 

U vindt de werkwijze in detail beschreven in deze handleiding.

Hoe u een ten onrechte doorgestuurd getuigschrift kunt annuleren leest u hier.

3. Leerlingen overzetten
Hoe u een leerling overzet naar het volgende schooljaar vindt u hier terug.

4. Leerlingen uitschrijven

Als u alle leerlingen hebt overgezet, dan kunt u de leerlingen die uw school verlaten collectief uitschrijven op 30 juni langs menu 'Leerlingen' - 'Uitschrijven'. In principe heeft dit enkel betrekking op schoolverlaters. Reeds overgezette leerlingen krijgen immers automatisch de einddatum 30.06.

5. Capaciteiten/Zittende leerlingen aanpassen

Wanneer u alle leerlingen hebt overgezet, dan past u in het nieuwe schooljaar de zittende leerlingen als volgt aan.

- Inloggen in het nieuwe schooljaar

- Menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten' - "Capaciteitenoverzicht'

Op het capaciteitenoverzicht ziet u de kolom 'Zittende leerlingen' en de kolom 'Zittend'. Het aantal 'Zittend' is een schatting die u in het vorige schooljaar gemaakt hebt van uw zittende leerlingen. Het is mogelijk dat deze schatting van vorig schooljaar niet overeenstemt met het werkelijk aantal leerlingen dat overgezet werd (= kolom 'Zittende leerlingen'). Deze aantallen worden door het programma berekend wanneer u de leerlingen van het ene schooljaar naar het andere overzet. Het is mogelijk dat u hierdoor minder vrije plaatsen hebt.

De getallen in de kolom 'Zittend' en 'Zittende leerlingen' moeten identiek zijn. U dient dit steeds manueel aan te passen. In onderstaand voorbeeld dient u dus het aantal zittende leerlingen op school- en vestigingsniveau aan te passen naar 368 i.p.v. 369.

Hierbij is het de bedoeling dat het aantal zittende leerlingen uit de kolom met het groene kader overgenomen wordt in het overzicht (= 'zittende leerlingen'). Want in het voorbeeld hieronder lijkt het dat u slechts 21 plaatsen beschikbaar hebt, maar in werkelijkheid zijn dit er 22 omdat het aantal zittende leerlingen 368 is i.p.v. 369.

Het aantal zittende leerlingen past u aan langs menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten'. In het veld 'Zittend' vult u het aantal in dat u op het capaciteitenoverzicht terugvindt in de kolom 'Zittende leerlingen'.



6. Standaard inloggen op het nieuwe schooljaar (optioneel)

Om te vermijden dat u automatisch in het vorige schooljaar inlogt, kan u het nieuwe schooljaar als standaard instellen.