Stappen te ondernemen einde schooljaar

In Informat moet het schooljaar niet afgesloten worden, maar kan je via de rechterbovenhoek ('School(jaar)/Vestiging wijzigen') veranderen van schooljaar (indien de beheerder het nieuwe schooljaar reeds heeft klaar gezet).

1. Leerlingen geslaagd zetten

Via de optie 'Leerlingen' - 'Geslaagd zetten' zet je alle leerlingen in één beweging geslaagd in huidig schooljaar.

Je selecteert het instellingsnummer waarvoor je dit wenst te doen en klikt vervolgens op de groene vink om te bevestigen. 

Indien er leerlingen een ander resultaat hebben, dan moet je dit specifiek bij deze leerlingen aanpassen langs menu 'Leerlingen' - 'Consulteren' - tabblad 'Inschrijving':

Hoe je het getuigschrift of attest kunt afprinten leest u in dit artikel.

Voor het buitengewoon onderwijs is de werkwijze enigszins anders. Je vindt die hier.

2. Studiebewijzen doorsturen

Wanneer je het resultaat van alle leerlingen correct hebt ingevuld, dan stuur je dit door langs menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Doorsturen'.
Door op de groene vink bovenaan links te klikken bevestig je dat de studiebewijzen naar Discimus gestuurd mogen worden.

Via menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Raadplegen' kan je nagaan of de studiebewijzen correct geregistreerd werden in Discimus. 

Je vindt de werkwijze in detail beschreven in deze handleiding.

Hoe je een ten onrechte doorgestuurd getuigschrift kunt annuleren lees je hier.

3. Leerlingen overzetten
Hoe je een leerling overzet naar het volgende schooljaar vind je hier terug.

4. Leerlingen uitschrijven

Als je alle leerlingen hebt overgezet, dan kan je de leerlingen die jouw school verlaten collectief uitschrijven op 30 juni langs menu 'Leerlingen' - 'Uitschrijven'. In principe heeft dit enkel betrekking op schoolverlaters. Reeds overgezette leerlingen krijgen immers automatisch de einddatum 30.06.

5. Capaciteiten/Zittende leerlingen aanpassen 

5.1 voor BO

Wanneer je alle leerlingen hebt overgezet, duid je dit aan via 'algemeen - school tablad organisatie', hierdoor zal het programma rekening houden met het effectieve aantal zittende leerlingen dat geteld wordt door het programma en niet meer naar het aantal dat manueel werd ingevuld. 

5.2 voor BuBaO

Wanneer je alle leerlingen hebt overgezet, dan pas je in het nieuwe schooljaar de zittende leerlingen als volgt aan.

- Inloggen in het nieuwe schooljaar

- Menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten' - "Capaciteitenoverzicht'

Op het capaciteitenoverzicht zie je de kolom 'Zittende leerlingen' en de kolom 'Zittend'. Het aantal 'Zittend' is een schatting die je in het vorige schooljaar gemaakt hebt van jouw zittende leerlingen. Het is mogelijk dat deze schatting van vorig schooljaar niet overeenstemt met het werkelijk aantal leerlingen dat overgezet werd (= kolom 'Zittende leerlingen'). Deze aantallen worden door het programma berekend wanneer je de leerlingen van het ene schooljaar naar het andere overzet. Het is mogelijk dat u hierdoor minder vrije plaatsen hebt.

De getallen in de kolom 'Zittend' en 'Zittende leerlingen' moeten identiek zijn. Je dient dit steeds manueel aan te passen. In onderstaand voorbeeld dien je dus het aantal zittende leerlingen op school- en vestigingsniveau aan te passen naar 368 i.p.v. 369.

Hierbij is het de bedoeling dat het aantal zittende leerlingen uit de kolom met het groene kader overgenomen wordt in het overzicht (= 'zittende leerlingen'). Want in het voorbeeld hieronder lijkt het dat u slechts 21 plaatsen beschikbaar hebt, maar in werkelijkheid zijn dit er 22 omdat het aantal zittende leerlingen 368 is i.p.v. 369.

Het aantal zittende leerlingen pas je aan langs menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten'. In het veld 'Zittend' vul je het aantal in dat je op het capaciteitenoverzicht terugvindt in de kolom 'Zittende leerlingen'.

6. Standaard inloggen op het nieuwe schooljaar (optioneel)

Om te vermijden dat je automatisch in het vorige schooljaar inlogt, kan je het nieuwe schooljaar als standaard instellen.