Stappen te ondernemen einde schooljaar

In Informat moet het schooljaar niet afgesloten worden, maar kan u via de rechterbovenhoek ('School/(jaar)/Vestiging wijzigen') veranderen van schooljaar (indien de beheerder het nieuwe schooljaar reeds heeft klaar gezet).

1. Leerlingen geslaagd zetten

Via de optie 'Leerlingen' - 'Geslaagd zetten' zet u alle leerlingen in één beweging geslaagd in huidig schooljaar.

U selecteert het instellingsnummer waarvoor u dit wenst te doen en klikt vervolgens op de groene vink om te bevestigen. 

Indien er leerlingen een ander resultaat hebben, dan moet u dit specifiek bij deze leerlingen aanpassen langs menu 'Leerlingen' - 'Consulteren' - tabblad 'Inschrijving':

Hoe u het getuigschrift of attest kunt afprinten leest u in dit artikel.

Voor het buitengewoon onderwijs is de werkwijze enigszins anders. U vindt die hier.

2. Studiebewijzen doorsturen

Wanneer u het resultaat van alle leerlingen correct hebt ingevuld, dan stuurt u dit door langs menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Doorsturen'.
Door op de groene vink bovenaan links te klikken bevestigt u dat de studiebewijzen naar Discimus gestuurd mogen worden.

Via menu 'Discimus' - 'Studiebewijzen' - 'Raadplegen' kunt u nagaan of de studiebewijzen correct geregistreerd werden in Discimus. 

U vindt de werkwijze in detail beschreven in deze handleiding.

Hoe u een ten onrechte doorgestuurd getuigschrift kunt annuleren leest u hier.

3. Leerlingen overzetten

Hoe u een leerling overzet naar het volgende schooljaar vindt u hier terug.

4. Leerlingen uitschrijven

Als u alle leerlingen hebt overgezet, dan kunt u de leerlingen die uw school verlaten collectief uitschrijven op 30 juni langs menu 'Leerlingen' - 'Uitschrijven'. In principe heeft dit enkel betrekking op schoolverlaters. Reeds overgezette leerlingen krijgen immers automatisch de einddatum 30.06.

5. Capaciteiten/Zittende leerlingen aanpassen

Wanneer u alle leerlingen hebt overgezet, dan past u in het nieuwe schooljaar de zittende leerlingen als volgt aan.

- Inloggen in het nieuwe schooljaar

- Menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten' - "Capaciteitenoverzicht'

Op het capaciteitenoverzicht ziet u de kolom 'Zittende leerlingen reeds overgezet (ter info)' en de kolom 'Zittende leerlingen gereserveerd'. Het aantal 'Zittende leerlingen gereserveerd' is een schatting die u in het vorige schooljaar gemaakt hebt van uw zittende leerlingen. Het is mogelijk dat deze schatting van vorig schooljaar niet overeenstemt met het werkelijk aantal leerlingen dat overgezet werd (= kolom 'Zittende lln reeds overgezet (ter info)'). Deze aantallen worden door het programma berekend wanneer u de leerlingen van het ene schooljaar naar het andere overzet. Het is mogelijk dat u hierdoor minder vrije plaatsen hebt.

De getallen in de kolom 'Zittende lln gereserveerd' en 'Zittende lln reeds overgezet (ter info)' moeten identiek zijn. U dient dit steeds manueel aan te passen. In onderstaand voorbeeld dient u dus het aantal zittende leerlingen op school- en vestigingsniveau aan te passen naar 148 i.p.v. 150.

Hierbij is het de bedoeling dat het aantal zittende leerlingen uit de kolom met het groene kader overgenomen wordt in het overzicht (zittende leerlingen gereserveerd, rode kolom). Want in het voorbeeld hieronder lijkt het dat u slechts 48 plaatsen beschikbaar hebt, maar in werkelijkheid zijn dit er 50 omdat het aantal zittende leerlingen 148 is i.p.v. 150.

Het aantal zittende leerlingen past u aan langs menu 'Organisatie' - 'Capaciteiten'. In de kolom 'Zittende lln gereserveerd' vult u het aantal in dat u op het capaciteitenblad terugvindt in de kolom 'Zittende lln reeds overgezet (ter info)'. 

6. Standaard inloggen op het nieuwe schooljaar (optioneel)

Om te vermijden dat u automatisch in het vorige schooljaar inlogt, kan u het nieuwe schooljaar als standaard instellen.