Gebruikersbeheer 2.0 Nieuw schooljaar aanmaken/initialiseren

1) Door de beheerder

Dit is een taak voor de beheerder en gebeurt liefst net voor het moment dat de inschrijvingen voor het nieuwe schooljaar van start gaan. Bij het initialiseren worden immers heel wat gegevens (structuur, ingevulde ondertekenaars, directie, afdelingsjaren, klassen, capaciteiten (waarbij de ingevulde waarden uit vorig schooljaar terug op 0 worden gezet), ...) van het huidige schooljaar gekopieerd naar het nieuwe schooljaar.
Het is bv. niet nodig om voor tweeënhalfjarigen die laat in het kalenderjaar werden geboren een nieuw schooljaar te initialiseren. Hoe je deze leerlingen dan wel moet inschrijven lees je in dit artikel.

Het initialiseren kan ten vroegste vanaf 1 september van het voorgaande schooljaar. 

Je logt in als beheerder en kiest voor applicatie Gebruikersbeheer 2.0.

Vervolgens ga je naar het menu 'Gebruikersbeheer' en selecteer je het menu-item 'Initialiseren nieuw schooljaar'.

Nu voer je voor één of meerdere scholen de eigenlijke initialisatieprocedure uit.

Je selecteert de gewenste scho(o)l(en) en bevestigt jouw keuze via een klik op het groene vinkje.

Wanneer de initialisatie correct verlopen is, krijg je de melding: “Het schooljaar werd met succes geïnitialiseerd.”.

Apart initialiseren voor de personeelsadministratie (iPersoneel) is niet nodig. 
Indien je dat wenst kunnen de opdrachten naar het nieuwe schooljaar gekopieerd worden vanuit applicatie ‘iPersoneel’ zelf (zie Kopiëren van opdrachten ...).
 

2) Door de gebruiker

Gebruikers van iBasis en iLeerlingen kunnen zelf het schooljaar initialiseren vanuit menu Organisatie > Afdeling of Klas. Dit kan echter pas vanaf 01/07 voorafgaand aan het nieuwe schooljaar.
Indien dit eerder (dan 1 juli) moet gebeuren (wat in de meeste situaties het geval is omwille van inschrijvingen die reeds ingevoerd moeten worden), moet deze taak door de beheerder worden uitgevoerd, zoals hierboven beschreven in punt 1.

Indien er nog geen afdelingen of klassen voorkomen in het nieuwe schooljaar, dan kunnen die worden gekopieerd vanuit vorig schooljaar. Klik hiervoor op de daartoe voorziene link.

Merk op dat het geen zin heeft om hiervoor Informat te contacteren.
Het ligt immers niet binnen onze bevoegdheid om het nieuwe schooljaar te initialiseren.