Afwezigheden importeren vanuit bestand

Via menu-item Aanwezigheden - Aanwezigheidsregister - Via inlezen bestand is het mogelijk om codes te importeren vanuit een ander systeem.

Het bestand in grote lijnen:

• De import-functie gaat uit van een txt-bestand. Andere extensies worden niet aanvaard.
• Het bestand bestaat uit een aantal opeenvolgende afwezigheidsblokken. De eerste blok moet starten op de eerste regel van het bestand.
• Tussen blokken mogen geen blanco regels toegevoegd worden voor de leesbaarheid.
• Het is niet nodig dat de blokken chronologisch worden gesorteerd. De waarden worden weggeschreven in de volgorde waarin die in het bestand voorkomen.
• Er is geen controle op dubbele invoer. Wordt een leerling meermaals op hetzelfde tijdstip of eenzelfde tijdstip meermaals meegegeven, zal telkens de laatste waarde in het bestand behouden worden.

Een afwezigheidsblok bestaat uit volgende items:

• lijn 1: de datum gevolgd door hoofdletter T en het lesuur in de vorm van een cijfer. Formaat: DDMMYYTx. Voorbeeld: 300118T1
  Standaard is tijdstip 1 voormiddag en tijdstip 6 namiddag. De tijdstippen waarop u kunt registeren, kunt u instellen via menu Algemeen - Structuur - tabblad Afwezigheden.
• lijn 2: (optioneel) de afwezigheidscode, mogelijke codes zijn: B, D, L, R en Z.
  Als deze lijn ontbreekt, gaat het programma uit van een code onbekend (-).
• lijn 3 en volgende: uniek nummer van de leerling, bestaand uit 10 cijfers (indien nodig aanvullen met voorloopnullen).
  Dit is het uniek nummer van de leerling in de database. Dit is het eerste veld onder de export naar Excel via menu Leerlingen - Consulteren.

Belangrijk: Voor de goede werking van het importeren is het aan te raden om codes onbekend in een apart bestand te verwerken. Als dat niet mogelijk is, moeten alle codes onbekend bovenaan het bestand opgelijst staan.

Als het vinkje "Afwezigheden overschrijven" aan staat, zal voor het inlezen van een code voor een specifieke leerling eerst de (mogelijks) bestaande code op dat tijdstip worden verwijderd.
Als dit vinkje niet aangevinkt staat en er bestaat reeds een code op dat tijdstip voor die leerling, zal deze regel worden overgeslagen.

Om een bestand te importeren, moet u volgende stappen doorlopen:

1. Bladeren naar het import-bestand.
2. De import inlezen door te klikken op het wijzig-icoontje. U krijgt nu feedback, als er inhoudelijke fouten zijn. Zijn er geen fouten, dan krijgt u de inhoud op het scherm te zien en de mogelijkheid om nog aanpassingen te doen.
3. De import verwerken door op de wereldbol te klikken.

Afhankelijk van de lengte van het bestand kan de verwerking enkele seconden in beslag nemen. Zeker als het vinkje "Afwezigheden overschrijven" geselecteerd staat.

De persoon/gebruiker die de import heeft voltrokken, zal in Informat (en Discimus) genoteerd staan als de persoon die de code heeft ingebracht.

Voorbeeldinhoud van zo'n bestand:

241018T1
0000116417
0000010843
0000137611
0000137714
221018T6
0000116417
0000010843
0000137611
0000137714
0000116417
241018T6
B
0000116417
0000010843
0000137611
0000137714
221018T1
D
0000116417
0000010843
0000137611
0000137714
221018T6