Leerlingen overzetten naar volgend schooljaar (SO)

Om dit te kunnen uitvoeren moet het nieuwe schooljaar geactiveerd zijn.
Is dat het geval dan kunnen de leerlingen worden overgezet. U hoeft hiermee niet te wachten tot het huidige schooljaar is afgelopen. Dit heeft evenmin invloed op de deliberaties.

Tip: Zorg ervoor dat de volledige klassenstructuur (nieuwe klassen, andere benamingen enzovoort) op punt staat in volgend schooljaar, vooraleer u start met overzetten. 

U logt in in schooljaar/ vestiging van waaruit u een leerling wilt overplaatsen. U kiest menu Leerlingen > Nieuwe bestemming > Einde/ begin schooljaar:

Aan de linkerhelft van uw scherm selecteert u het afdelingsjaar, keuzeoptie en de klasgroep van waaruit u leerlingen wenst te gaan overzetten.
Aan de rechterhelft van uw scherm selecteert u de school, vestiging, afdelingsjaar, eventuele taalkeuze en de klasgroep naar waar u de leerlingen wenst over te zetten.

Het effectief overzetten van de leerlingen, gebeurt met het pijltje (>) tussen de twee vakken. Indien er nadien nog zaken dienen aangepast te worden aan de inschrijving, kan dit enkel nog in het volgende schooljaar.

Indien u een bepaalde leerling niet terugvindt, kan u de leerling opzoeken in het huidige schooljaar via menu Leerlingen > Consulteren > tabblad 'Historiek'. Meestal kan u daaruit afleiden waarom u de leerling niet aangeboden krijgt: 

Enkele mogelijkheden waarom u een leerling niet kan terugvinden:

1. Heeft de leerling reeds een inschrijving in het nieuwe schooljaar? (is de leerling ingeschreven in een andere school van de scholengroep of werd de leerling reeds overgezet naar het nieuwe schooljaar)

Dan kan u deze leerling NIET meer gaan overzetten. U kan dit gaan controleren via tabblad 'Historiek' (zie afbeelding). U moet deze leerling wél nog uitschrijven.

2. Heeft de leerling een einddatum in het huidige schooljaar? Via menu Leerlingen > Nieuwe bestemming > Einde/ begin schooljaar moet u de optie 'Ook uitgeschreven leerlingen' aanvinken.

Andere mogelijke situaties bij het overzetten van leerlingen naar volgend schooljaar:

1. Leerling werd overgezet naar volgend schooljaar, enkel afdelingsjaar is ingevuld, klasgroep niet

• U logt in op het nieuwe schooljaar.
  Iedere gebruiker die inlogt, komt standaard in een vooraf bepaalde school/vestiging terecht.
• Wilt u de leerlingen van een andere school/vestiging of de eigen leerlingen van een ander schooljaar overzetten, dan moet u klikken op 'School/Vestiging wijzigen'.
• U gaat naar Leerlingen > Nieuwe bestemming > Einde/begin schooljaar.
• Links selecteert u het afdelingsjaar en in de rechterkolom kiest u hetzelfde afdelingsjaar én de klasgroep. Ofwel alle leerlingen selecteren ofwel een selectie en naar rechterkolom overzetten. 

2. Leerling die reeds werd overgezet komt volgend jaar toch niet terug

In geval een leerling (die reeds werd overgezet uit voorgaand schooljaar) niet terugkeert het schooljaar erop mag u volgende stappen ondernemen.

• U gaat naar de leerlingenfiche (in het menu Leerlingen > Consulteren) en vraagt het tabblad 'Inschrijving' op.
• Daar gaat u de inschrijving wijzigen en kiest als status 'Geannuleerd'.
• U bewaart dit. Bij die inschrijving komt er een paars bolletje te staan.

3. Leerling werd overgezet naar volgend schooljaar, maar in verkeerd afdelingsjaar/klas

Deze werkwijze is enkel van toepassing voor leerlingen die verkeerdelijk overgezet werden aan het begin van het schooljaar!

• U logt in op het nieuwe schooljaar.
• Iedere gebruiker die inlogt, komt standaard in een vooraf bepaalde school/vestiging terecht.
  Wilt u de leerlingen van een andere school/vestiging of de eigen leerlingen van een ander schooljaar raadplegen, dan moet u klikken op 'School/Vestiging wijzigen'.
• U kiest Leerlingen > Consulteren: leerling oproepen.
•  Tabblad 'Inschrijving': gegevens van afdelingsjaar en klas wijzigen.