Capaciteiten instellen (1ste jaar/Brussel Hoofdstad/BuSO)

De wettelijke basis vindt u in SO/2012/01 (t/m schooljaar 2022-23) en SO/2022/02 (vanaf schooljaar 2023-24).

1. Het begrip capaciteit

• Capaciteit = het maximum aantal leerlingen voor een bepaald niveau. Wordt bepaald door het schoolbestuur, vóór de start van de inschrijvingsperiode.

• Verplicht voor:
- eerste leerjaar eerste graad (vanaf schooljaar 2023-24 niet meer van toepassing voor scholen die inschrijven zonder aanmeldingsprocedure);
- Brussel-Hoofdstad;
- BuSO.

Vanaf het tweede jaar spreekt men van "volzetverklaring".
Die volzetverklaringen worden ook via het capaciteitenscherm ingevoerd. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u in dit artikel.

2. Het instellen van capaciteiten

U doet onderstaande instellingen in het volgende schooljaar.

Startdatum Vrije inschrijvingen/Centraal aanmeldingsregister/Capaciteitscontrole

Ga naar Algemeen > School > Organisatie

De datum van de start van de vrije inschrijvingen zorgt ervoor dat het programma weet vanaf wanneer het onderscheid tussen indicator- en niet-indicatorleerlingen genegeerd mag worden.

Het vinkje ‘Inschrijvingen via centraal aanmeldingsregister van LOP’ zorgt ervoor dat het programma nooit onderscheid zal maken tussen indicator- en niet-indicatorleerlingen.

Wanneer uw school geen enkele leerling weigert o.b.v. capaciteit mag het veld ‘Capaciteitsberekening’ worden afgevinkt. Op die manier wordt de capaciteitscontrole in ons programma uitgeschakeld.

De overige velden zijn van toepassing voor wie leerlingen toevoegt via onze applicatie iVoorinschrijvingen of via de inschrijvings-API. Door met de muisaanwijzer over het info-icoontje te hoveren kunt u bijkomende informatie oproepen over de werking van deze velden.

LOP/Datum opmaak capaciteitenblad

Ga naar Algemeen > Structuur > Algemeen

Het ingeven van het LOP is belangrijk omdat het LOP op het document ‘Mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving’ komt. De datum van de opmaak van het capaciteitenblad moet u ingeven zodat deze juist verschijnt op het capaciteitenblad.

Instellen van de capaciteiten

Ga naar Organisatie > Capaciteiten

U zal eventueel zelf nog niveaus moeten aanmaken. Dat doet u door op de groene plusknop te klikken.
U geeft een naam aan de capaciteit, bv. 1A.

Daarna kiest u een type. Voor de (verplichte) capaciteit voor het eerste leerjaar van de eerste graad is dit type ‘Afdelingsja(a)r(en): 1ste jaar’. Voor capaciteiten op andere niveaus (school, campus, vestiging, type BuSO, pedagogisch eenheid) spreken de types voor zich.

De datum van de start van de vrije inschrijvingen moet u hier enkel ingeven als deze afwijkt van wat u hebt ingegeven bij Algemeen > School > Organisatie.

In het veld ‘Maximum‘ vult u het maximum aantal leerlingen in dat mag ingeschreven worden.

In het veld ‘Zittend‘ vult u het aantal gereserveerde plaatsen in dat voorzien is voor huidige leerlingen.

Let op: Zittende leerling = een leerling die reeds ingeschreven was voor het schooljaar dat voorafgaat aan het schooljaar waarvoor het inschrijvingsregister geldt (cfr. Inleidende begrippen in omzendbrief SO/2012/01).

Indien u werkt met dubbele contingentering (onderscheid tussen indicatoren niet-indicatorleerlingen), moet u naast de eerste en vierde kolom ook de andere kolommen invullen. Dit doet u enkel op het laagste niveau, bv. enkel capaciteit(en) van type ‘Afdelingsja(a)r(en)’, niet op niveau van school/campus/vestiging.

Merk op dat alle wijzigingen aan de capaciteiten gelogd worden. U kunt die logfile oproepen via dit icoontje:

3. Capaciteiten communiceren

Het schoolbestuur moet de capaciteiten communiceren aan alle belanghebbenden. U kan hiervoor het capaciteitenblad gebruiken dat Informat aanbiedt. U vindt dit capaciteitenblad bij Organisatie > Capaciteiten.

Let op: de capaciteit verhogen of verlagen mag niet meer nadat de capaciteiten gecommuniceerd zijn. Verhogen mag wel indien u goedkeuring hebt van het LOP of de scholen binnen de gemeente op de hoogte hebt gebracht.

4. Wat als ik niet meer kan inschrijven?

Als de capaciteit bereikt is, zal Informat niet meer toelaten om in te schrijven. Vermoedt u dat er toch nog plaats is en dat Informat het inschrijven onterecht tegenhoudt, controleer dan eerst of het aantal zittende leerlingen nog klopt. Indien er effectief geen plaats meer is op de school, zal u de leerling moeten
weigeren.

Controleren zittende leerlingen

Toen u enkele maanden geleden een schatting maakte van het aantal zittende leerlingen wist u nog niet hoeveel leerlingen er het volgende schooljaar effectief terug op school zouden zitten. Het is dus belangrijk dat u dit aantal zittende leerlingen continu manueel aanpast naar de huidige stand van
zaken.
Als alle leerlingen reeds overgezet zijn van het vorige naar het huidige schooljaar kan u met het capaciteitenoverzicht controleren of het aantal zittende leerlingen effectief klopt. Ga hiervoor naar Organisatie > Capaciteiten.

De tweede kolom ‘Zittende lln gereserveerd’ zal in onderstaand voorbeeld aangepast moeten worden aan de laatste kolom ‘Zittende lln reeds overgezet (ter info)’.

Deze aanpassing doet u in het programma via Organisatie > Capaciteiten. Als u dat niet doet, reserveert u een plaats voor een leerling die uiteindelijk niet terug naar school kwam en zal u bijgevolg onterecht een nieuwe leerling weigeren. Bij het uitschrijven van een zittende leerling wordt u automatisch
doorverwezen naar het scherm met de capaciteiten zodat u de betrokken capaciteiten meteen kan aanpassen.

De capaciteit is effectief bereikt

Het zou ook kunnen dat het maximum aantal toegelaten leerlingen effectief bereikt is. Dan zal Informat de leerling de status ‘Niet gerealiseerd’ geven.

U kan die leerling toch nog “inschrijven” zodat hij in het systeem zit. U kan hem dan altijd terug oproepen, mocht er toch een plaats vrijkomen. Om de leerling terug te vinden moet u naar Leerlingen > Consulteren en met de verrekijker filteren op status ‘Niet-gerealiseerd’. Indien u een leerling moet weigeren omdat de capaciteit bereikt is, moet u hem op de hoogte brengen met het document ‘Mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving’.

De weigering moet eveneens gemeld worden aan Discimus (cf. Weigeringen doorsturen).

5. Verplichting tot bijhouden inschrijvingsregister

Een heel groot voordeel van het luik capaciteiten in Informat is dat u het registerblad dat deel uitmaakt van het inschrijvingsregister automatisch kan afprinten/downloaden.

Hierop ziet u in welke volgorde de leerlingen zich ingeschreven hebben en of de inschrijving al dan niet gerealiseerd is. U kan uit dit document ook afleiden welke leerling voorrang heeft als er een plaats vrijkomt in de school.