Capaciteiten instellen (1ste jaar/Brussel Hoofdstad/BuSO)

De wettelijke basis vind je in SO/2012/01 (t/m schooljaar 2022-23) en SO/2022/02 (vanaf schooljaar 2023-24).

1. Het begrip capaciteit

• Capaciteit = is het maximaal aantal leerlingen dat het schoolbestuur als in te schrijven vooropstelt, waardoor bij het overschrijden van die capaciteit elke bijkomende inschrijving wordt geweigerd.

• Verplicht voor:
- eerste leerjaar eerste graad (vanaf schooljaar 2023-24 niet meer van toepassing voor scholen die inschrijven zonder aanmeldingsprocedure)
- Brussel Hoofdstad
- BuSO

2. Capaciteiten instellen

2.1 Capaciteiten instellen (1A en 1B/Brussel Hoofdstad)

Om de capaciteiten in te stellen voor scholen die werken met een aanmeldingsprocedure, verwijzen we je naar de gratis e-learning 'Inschrijven met aanmeldingsprocedure in 1A/1B (niet voor BuSO)' die je op de website van Plantyn Academy vindt.

Vanaf het tweede jaar binnen het regulier onderwijs buiten het Brussels Hoofdstedelijk Gewest spreekt men van "volzetverklaring".
Die volzetverklaringen worden ook via het capaciteitenscherm ingevoerd. Hoe dat in zijn werk gaat, leest je in dit artikel.

2.2 Capaciteiten instellen (BuSO)

U doet onderstaande instellingen in het volgende schooljaar.

Startdatum Vrije inschrijvingen/Centraal aanmeldingsregister/Capaciteitscontrole
Ga naar Algemeen > School > Organisatie

De datum van de start van de vrije inschrijvingen zorgt ervoor dat het programma weet vanaf wanneer het onderscheid tussen indicator- en niet-indicatorleerlingen genegeerd mag worden.

Het vinkje ‘Inschrijvingen via centraal aanmeldingsregister van LOP’ zorgt ervoor dat het programma nooit onderscheid zal maken tussen indicator- en niet-indicatorleerlingen.

Wanneer jouw school geen enkele leerling weigert o.b.v. capaciteit mag het veld ‘Capaciteitsberekening’ worden afgevinkt. Op die manier wordt de capaciteitscontrole in ons programma uitgeschakeld.

De overige velden zijn van toepassing voor wie leerlingen toevoegt via onze applicatie iVoorinschrijvingen of via de inschrijvings-API. Door met de muisaanwijzer over het info-icoontje te hoveren kan je bijkomende informatie oproepen over de werking van deze velden.

LOP/Datum opmaak capaciteitenblad

Ga naar: Algemeen > Structuur > Algemeen

Het ingeven van het LOP is belangrijk omdat het LOP op het document ‘Mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving’ komt. De datum van de opmaak van het capaciteitenblad moet je ingeven zodat deze juist verschijnt op het capaciteitenblad.

Instellen van de capaciteiten

Ga naar: Organisatie > Capaciteiten / volzetverklaring

U zal eventueel zelf nog niveaus moeten aanmaken. Dat doe je door op de groene plusknop te klikken.
U geeft een naam aan de capaciteit, bv. 1A.

Daarna kies je een type. Voor de (verplichte) capaciteit voor het eerste leerjaar van de eerste graad is dit type ‘Afdelingsja(a)r(en): 1ste jaar’. Voor capaciteiten op andere niveaus (school, campus, vestiging, type BuSO, pedagogisch eenheid) spreken de types voor zich.

In het veld ‘Maximum‘ vul je het maximum aantal leerlingen in dat mag ingeschreven worden.

In het veld ‘Zittend‘ vul je het aantal gereserveerde plaatsen in dat voorzien is voor huidige leerlingen.

Let op: Zittende leerling = een leerling die reeds ingeschreven was voor het schooljaar dat voorafgaat aan het schooljaar waarvoor het inschrijvingsregister geldt (cfr. Inleidende begrippen in omzendbrief SO/2012/01).

Indien je werkt met dubbele contingentering (verhouding tussen indicatoren niet-indicatorleerlingen), moet je naast de eerste en vierde kolom ook de andere kolommen invullen. Dit doe je enkel op het laagste niveau, bv. enkel capaciteit(en) van type ‘Afdelingsja(a)r(en)’, niet op niveau van school/campus/vestiging.

Merk op dat alle wijzigingen aan de capaciteiten gelogd worden. Je kan die logfile oproepen via dit icoontje:

3. Capaciteiten communiceren

Het schoolbestuur moet de capaciteiten communiceren aan alle belanghebbenden. Je kan hiervoor het capaciteitenblad gebruiken dat Informat aanbiedt. Je vindt dit capaciteitenblad bij Organisatie > Capaciteiten.

Let op: de capaciteit verhogen of verlagen mag niet meer nadat de capaciteiten gecommuniceerd zijn. Verhogen mag wel indien je goedkeuring hebt van het LOP of de scholen binnen de gemeente op de hoogte hebt gebracht.

4. Wat als ik niet meer kan inschrijven?

Als de capaciteit bereikt is, zal Informat niet meer toelaten om in te schrijven. Vermoed je dat er toch nog plaats is en dat Informat het inschrijven onterecht tegenhoudt, controleer dan eerst of het aantal zittende leerlingen nog klopt. Indien er effectief geen plaats meer is op de school, zal je de leerling moeten
weigeren.

Controleren zittende leerlingen

Toen je enkele maanden geleden een schatting maakte van het aantal zittende leerlingen wist je nog niet hoeveel leerlingen er het volgende schooljaar effectief terug op school zouden zitten. Het is dus belangrijk dat je dit aantal zittende leerlingen continu manueel aanpast naar de huidige stand van
zaken.
Als alle leerlingen reeds overgezet zijn van het vorige naar het huidige schooljaar kan je met het capaciteitenoverzicht controleren of het aantal zittende leerlingen effectief klopt. Ga hiervoor naar Organisatie > Capaciteiten.

De tweede kolom ‘Zittende lln gereserveerd’ zal in onderstaand voorbeeld aangepast moeten worden aan de laatste kolom ‘Zittende lln reeds overgezet (ter info)’.

Deze aanpassing doe je in het programma via Organisatie > Capaciteiten. Als je dat niet doet, reserveer je een plaats voor een leerling die uiteindelijk niet terug naar school kwam en zal je bijgevolg onterecht een nieuwe leerling weigeren. Bij het uitschrijven van een zittende leerling wordt je automatisch
doorverwezen naar het scherm met de capaciteiten zodat je de betrokken capaciteiten meteen kan aanpassen.

De capaciteit is effectief bereikt

Het zou ook kunnen dat het maximum aantal toegelaten leerlingen effectief bereikt is. Dan zal Informat de leerling de status ‘Niet gerealiseerd’ geven.

U kan die leerling toch nog “inschrijven” zodat hij in het systeem zit. Je kan hem dan altijd terug oproepen, mocht er toch een plaats vrijkomen. Om de leerling terug te vinden moet je naar Leerlingen > Consulteren en met de verrekijker filteren op status ‘Niet-gerealiseerd’. Indien je een leerling moet weigeren omdat de capaciteit bereikt is, moet je hem op de hoogte brengen met het document ‘Mededeling van niet-gerealiseerde inschrijving’.

De weigering moet eveneens gemeld worden aan Discimus (cf. Weigeringen doorsturen).

5. Verplichting tot bijhouden inschrijvingsregister

Een heel groot voordeel van het luik capaciteiten in Informat is dat je het registerblad dat deel uitmaakt van het inschrijvingsregister automatisch kan afprinten/downloaden.

Hierop zie je in welke volgorde de leerlingen zich ingeschreven hebben en of de inschrijving al dan niet gerealiseerd is. Je kan uit dit document ook afleiden welke leerling voorrang heeft als er een plaats vrijkomt in de school.