Mailen van Personaberichten

Het is mogelijk om Personaberichten (pdf's) te mailen naar de personeelsleden, inclusief:

• de optie om per berichttype een begeleidende mail in te stellen (Sjablonen);
• de mogelijkheid te bieden aan het personeelslid om met een eenvoudige klik het Personabericht goed te keuren (Bevestigingsmail);
• opvolging van die bevestiging mogelijk te maken voor het secretariaat.

1. SJABLONEN

In de eerste plaats kun je per type Personabericht een voorgedefinieerd e-mailsjabloon aanmaken via menu-item 'Persona' > 'E-mail sjablonen'.

Bij het openen van deze pagina zie je aan de linkerkant alle sjablonen van de ingelogde school/hoofdstructuur.

Aan de rechterkant zie je in detail de gegevens van het sjabloon dat links werd geselecteerd.

Bovenaan zie je de klassieke edit-knoppen, plus een extra knop om sjablonen te kopiëren naar andere instellingsnummers waarop je (met betrekking tot deze functionaliteit) schrijfrechten hebt.

In het detailscherm zijn er drie velden ('Sjabloonnaam', 'E-mailonderwerp' en 'E-mailtekst'). 

Bij de e-mailtekst kan er gebruik gemaakt worden van parameters uit de parameterlijst. Dit is een beperkte lijst waarbij de 'bevestigingslink' een belangrijke kán zijn is (je bent uiteraard niet verplicht om die parameter te gebruiken; zie verder).

Er kan zowel een sjabloon ingesteld worden voor het versturen van het initieel Personabericht als voor  de bevestiging ervan door het personeelslid. Die 'bevestiging' is een mail die de gebruiker ontvangt nadat hij in de initiële mail met het Personabericht op de bevestigingslink heeft geklikt (zie verder). Het instellen van de bevestigingsmail is optioneel.

Onderaan de pagina kan het sjabloon gekoppeld worden aan één of meerdere types Personaberichten.

Opgelet! Per type kan er slechts één sjabloon gekoppeld worden.  Als een sjabloon aan een bepaald type gekoppeld wordt en op dat moment was er  al een sjabloon aan gekoppeld, zal die automatisch ontkoppeld worden.

2 Het mailen van Personaberichten vanuit de overzichtspagina

Onder menu 'Personeel' > 'Consulteren' > 'Overzicht berichten' en 'Persona' > 'Berichten' vind je een kolom met een knop om het Personabericht te versturen. 

In deze knop zit meteen ook de status verwerkt. 

Merk op: bij het openen van de overzichtspagina voor alle personeelsleden worden initieel alle berichten getoond die ofwel nog niet OK zijn voor 'Persona', of die nog niet OK zijn qua 'Bevestiging'. Bij de individuele overzichtspagina worden ze steeds alle berichten getoond.

Bij 'Niet verstuurd' kan er op de status geklikt worden om het Personabericht te mailen naar het personeelslid.

Wanneer het personeelslid geen e-mailadres heeft van type 'SC' (= SchoolCommunicatie) of van type 'Privé':

... dan zal de knop gedisabled zijn met passende tooltip.

Het klikken op de knop opent onderstaand pop-upscherm.

Afhankelijk van het type bericht wordt achterliggend het juiste sjabloon opgehaald.

Je kan de inhoud van dit bericht nog aanpassen/uitbreiden zonder dat dit impact heeft op het sjabloon zelf. 
Als er geen sjabloon werd ingesteld voor het betreffende type Personabericht zal de 'E-mailtekst' blanco zijn.

Het e-mailadres van het personeelslid wordt opgehaald. Ook de schoolparameters 'BCC', 'reply-adres', 'Reply-alias' worden hier ingevuld.  Dit zijn parameters die vooraf ingesteld kunnen worden op het tabblad 'Algemeen' > 'School' > tabblad 'Parameters'.

Het effectief versturen gebeurt d.m.v. het klikken op de enveloppe.

Na het versturen wordt het pop-upscherm automatisch gesloten en wordt de status van het Personabericht aangepast zijn naar 'Verstuurd' .

Er kan ook in bulk gemaild worden naar meerdere personeelsleden. 

In dit geval kan er géén "manipulatie" meer gebeuren aan het bericht zoals dat wel het geval is bij het individueel sturen via de pop-up.  

Je ontvangt een rapport als er bij één of meerdere personeelsleden geen zending kon gebeuren (omdat die bv. niet beschikt over een geldig e-mailadres of als er voor een bepaald berichttype geen sjabloon was ingesteld).

3 Goedkeuring van het verstuurde Personabericht (Bevestigingsmail)

Hieronder een voorbeeld van een mail:

In bovenstaand geval heeft het secretariaat gebruik gemaakt van de bevestigingslink.

Als het betreffende personeelslid op 'hier' klikt, dan krijgt hij/zij meteen onderstaande bevestiging.

Naast die onmiddellijke bevestiging krijgt het personeelslid een (tweede) mail , bv.:

De inhoud van deze mail kan ingesteld worden via menu 'Persona' > 'E-mailsjablonen' (zie hoger).

Werd er geen specifieke bevestigingsmail ingesteld, dan krijgt het personeelslid een generieke mail, bv.:

4 Opvolging van de bevestigingsmail op de overzichtspagina

Van zodra het personeelslid op de bevestigingslink heeft geklikt, wordt de status van het Personabericht op de overzichtspagina automatisch aangepast naar 'OK (mail)'.  

Dit is de enige status die (nadien) niet (meer) veranderd kan worden door het secretariaat.
De andere statussen kunnen in principe wel gemanipuleerd worden. Mocht je een Personabericht opnieuw wensen te versturen, dan moet de status aangepast worden naar 'Niet verstuurd'.

Indien je niet met de bevestigingslink werkt, dan kun je het bericht manueel "goedkeuren" door de status aan te passen naar 'OK (secr.)' . Dit kan eveneens in bulk: