Persona - Immatriculatie

Gegevens van een nieuw personeelslid voeg je toe langs menu 'Personeel toevoegen'.

Bij een immatriculatie wordt het stamboeknummer aangevraagd (of meteen aangevuld vanuit Persona, indien het personeelslid hier reeds over beschikt) én wordt een Persona-ID toegekend.

Ook de volgende persoonsgegevens worden hierbij verstuurd (een aparte zending voor deze gegevens achteraf is dus NIET nodig):

• het INSZ-nummer (RRNR/BISNR);
• de fiscale toestand;
• de bankgegevens;
• het verblijfsadres.

De immatriculatie-aanvraag moet manueel aangemaakt/doorgestuurd worden vanuit tabblad 'Aanmaken berichten' onder rubriek 'Persona', dit voor àlle personeelsleden waarvan de naam in het rood staat aangeduid: 

Merk op: personeelsleden die een opdracht hadden in schooljaar 2023-24 (en dus een stamnummer hebben in Edison), zijn in principe automatisch geïmmatriculeerd in Persona. Voor hen hoef je dus geen immatriculatiebericht door te sturen. 
Zijn ze om een of andere reden toch niet geïmmatriculeerd, dan krijg je bij het aanmaken van Personaberichten enkel het immatriculatiebericht aangeboden (terwijl je bij geïmmatriculeerde personeelsleden de overige Personaberichten te zien krijgt), zodat voor hen ook een Persona-ID wordt aangevraagd.

Klik je in bovenstaand scherm op het bijhorende icoontje, dan krijg je een pop-upvenster aangeboden waar standaard is aangevinkt dat het bericht automatisch zal worden verstuurd naar Persona (1) wanneer je op de groene vink (2) klikt.

Indien het bankrekeningnummer ontbreekt, dan krijg je hiervan meteen een (fout)melding:

Idem voor het inkomen van de partner (bij gehuwd of samenwonend personeelslid; cf. Fiscale toestand partner registreren in Persona):

Nadat je het bankrekeningnummer (tabblad 'Personalia' - 'Algemeen') en/of het inkomen van de partner (tabblad 'Familiaal' - 'Partner') hebt aangevuld, ga je terug naar 'Aanmaken berichten' onder rubriek 'Persona' en maak je het bericht opnieuw aan.
Heb je gekozen om het bericht meteen te versturen naar Persona, dan krijg je onderstaande mededeling:

Wens je het bericht niet automatisch te versturen, dan moet je het veld 'Meteen versturen naar Persona' uitvinken en krijg je volgende boodschap nadat je op de groene vink hebt geklikt:

Het bericht wordt dan klaargezet in het 'Overzicht berichten' en kan van daaruit worden doorgestuurd.

Via het PDF-icoontje kan je een (controle)print maken:

Merk op dat het domicilie-adres niet wordt meegestuurd. Dit wordt (net als de officiële naam en de burgerlijke staat) door AgODi zelf opgehaald o.b.v. het rijksregisternummer/BIS-nummer. Heeft het personeelslid een verblijfsadres waarop hij/zij niet gedomicilieerd is, dan wordt dit wél meegestuurd. 

Indien het bericht goed verwerkt wordt bij AgODi, wordt het stamnummer (en Persona-ID) ONMIDDELLIJK toegekend. Je vindt dit nummer terug op tabblad 'Personalia' - 'Algemeen'. 
Dit is een fundamenteel verschil met Edison waar het een paar dagen kon duren vooraleer je de terugzending met het stamnummer kon afhalen.

Bij een nieuw personeelslid met de buitenlandse nationaliteit moet eerst een BIS-nummer worden aangevraagd. 
Wanneer het BIS-nummer gekend is, is de werkwijze voor immatriculatie identiek als voor een personeelslid met de Belgische nationaliteit.