Stappenplan: Ondertekenaars instellen (PA)

Via menu Algemeen > School kunt u de naam instellen voor specifieke functies. Die combinatie van naam & functie komt in heel wat onderdelen terug in iPersoneel, waaronder als ondertekenaar van documenten.

1. Functies instellen

Normaal is het voldoende om via menu Algemeen > School de functies in te stellen. Maar het is eveneens mogelijk om dit op bovenliggend niveau in te stellen. Zo kunt u exact dezelfde werkwijze hanteren via Algemeen > Scholengemeenschap, Scholengroep, en Inrichtende macht. Alle instellingen die vallen onder dit bovenliggend niveau krijgen deze functie aangeboden om te koppelen aan documenten (zie verder in dit artikel).

Onder menu Algemeen > School selecteert u uw instelling en gaat u naar tabblad ‘Functies’.

Functie toevoegen (optioneel)

Er zijn reeds een aantal standaardfuncties voorzien zoals directeur, verantwoordelijke Edison, .... Die komen al voor in de keuzelijst.
Als u nog een functie wenst toe te voegen, dan kan dit door achteraan dit veld op het sterretje (1) te klikken. In het pop-upscherm dat tevoorschijn komt klikt u op het plus-icoontje om een nieuwe functie toe te voegen.

Klik op de groene vink om de nieuwe functie te bewaren of op de blauwe pijl om te annuleren.

Eenmaal toegevoegd in het pop-up venster, kunt u deze functie selecteren in de keuzelijst.

Functiepersoon toevoegen

Via de knop 'Personen' kan een persoon gekoppeld worden aan de geselecteerde functie.
Ontbreekt de gewenste persoon, dan moet deze eerst als zogenaamde functiepersoon worden aangemaakt. Klik hiervoor op het sterretje (2) achteraan dit veld.

In dit pop-up venster maakt u gebruik van het plus-icoontje om een persoon toe te voegen. Hierbij kunt u de persoon toevoegen door ofwel zelf naam en voornaam in te typen, ofwel een personeelslid uit de standaardpersoneelslijst te selecteren. Indien u voor de tweede piste gaat, moet u op de knop “personeelslid” klikken, waarna een tweede pop-up venster opengaat. Daar krijgt u een lijst met alle personeelsleden te zien. U selecteert de persoon aan en bevestigt met 'OK'. Het tweede pop-upvenster sluit en de naam en voornaam staan ingevuld in eerste venster. U bevestigt de invoer door te klikken op het groene vinkje. De persoon verschijnt nu in de lijst. Als de gewenste functiepersoon aangemaakt is, klikt u op de knop ‘Sluiten’. U komt terug in het hoofdscherm ‘Functies’ terecht.

Functiepersoon koppelen aan een functie

Nu kunt u de eigenlijke functie toevoegen. U begin met toevoegen door de plus-knop aan te klikken. U selecteert de functie en kiest de functiepersoon door de knop te gebruiken. Eventueel kunt u ook een telefoonnummer invullen. Dit raden we aan in het geval van de Edisonverantwoordelijke zodat naam en telefoonnummer steeds ingevuld staan wanneer u een zending wenst aan te maken.

Vergeet niet om de invoer op te slaan door te klikken op het groene vinkje.

2. Ingescande handtekening koppelen

Vrijblijvend kan u een ingescande handtekening koppelen aan de functiepersonen langs menu Extra > Toekennen handtekeningen.

Hier krijgt u een lijst aangeboden van functiepersonen (samen met de functies) die minstens één functie toegekend gekregen hebben aan de aangemelde instelling. Bij die personen kunt u een jpg-bestand uploaden, waarin de handtekening moet zitten. (Tip: snij eerst alle witruimte weg alvorens de
afbeelding te gaan uploaden.)

Verder kunt u dan instellen of deze handtekening al dan niet op een document moet verschijnen.

3. Ondertekenaar(s) instellen

De koppeling maken tussen functie(persoon) en het eigenlijk document doet u via menu Documenten > Ondertekenaars documenten.

In dit venster verschijnt een lijst met alle mogelijke te ondertekenen documenten in iPersoneel. Klik op het wijzig-icoontje (helemaal rechts) achteraan het gewenste document. Daarbij kunt u maximaal drie mogelijke ondertekenaars kiezen per document.

Om de ingescande handtekening af te drukken op het document vinkt u de kolom ‘DigiHand?’ aan.

Merk op: voor Edisonafdrukken (pagina 2 van de lijst met documenten) selecteert u best beide documenten: Edison zending (Pers-layout) en Edison historiek.

4. Ondertekenaars gebruiken

Bij afdrukken van het bewuste document verschijnen bij de ondertekenaars de functie(personen) gekoppeld aan dit document. (Als er geen ondertekenaar is ingesteld, zult u steeds de directie kunnen kiezen.) U kan hier nog altijd tussen één van de mogelijke ondertekenaars kiezen. Standaard staat de selectie altijd op ondertekenaar 1. Deze ondertekenaar verschijnt dan onderaan de afdruk (naam voorafgegaan door de functie-omschrijving).