Via menu Algemeen > School kan je de naam instellen voor specifieke functies. Die combinatie van naam & functie komt in heel wat onderdelen terug in iPersoneel, waaronder als ondertekenaar van documenten.
1. Functies instellen
Normaal is het voldoende om via menu Algemeen > School de functies in te stellen. Maar het is eveneens mogelijk om functies op een bovenliggend niveau in te stellen. Hiervoor kan je exact dezelfde werkwijze hanteren via Algemeen > Scholengemeenschap, Scholengroep, en Inrichtende macht. Alle instellingen die vallen onder dit bovenliggend niveau krijgen deze functie aangeboden om te koppelen aan documenten (zie verder in dit artikel).
Onder menu Algemeen > School selecteer je jouw instelling en ga je naar tabblad ‘Functies’.
Functie toevoegen (optioneel)
Een aantal functies zijn standaard voorzien (directeur, verantwoordelijke Edison, ...) en staan bijgevolg al in de keuzelijst.
Als je nog een functie wenst toe te voegen, kan dit door achteraan het veld 'Functie' op het sterretje te klikken. In het pop-upscherm dat tevoorschijn komt klikt u op het plus-icoontje om een nieuwe functie toe te voegen.
Geef deze een omschrijving, klik op de groene vink om de nieuwe functie te bewaren of op de blauwe pijl om te annuleren.
Eenmaal toegevoegd in het pop-up venster, kan je deze functie selecteren in de keuzelijst.
Functiepersoon toevoegen
Via de knop 'Personen' kan een persoon gekoppeld worden aan de geselecteerde functie.
Ontbreekt de gewenste persoon, dan moet deze eerst als zogenaamde functiepersoon worden aangemaakt. Klik hiervoor op het sterretje achteraan het veld 'Personen'.
In dit pop-up venster maak je gebruik van het plus-icoontje om een persoon toe te voegen. Hierbij kan je de persoon toevoegen door ofwel zelf naam en voornaam in te typen, ofwel een personeelslid uit de standaardpersoneelslijst te selecteren. Indien je voor de tweede piste gaat, moet je onderaan op de knop 'Personeelslid' klikken, waarna een tweede pop-up venster geopend wordt. Daar krijg je een lijst met alle personeelsleden te zien. Je selecteert de persoon en bevestigt met 'OK'. Het tweede pop-upvenster sluit en de naam en voornaam staan ingevuld in eerste venster. Je bevestigt de invoer door te klikken op het groene vinkje. De persoon verschijnt nu in de lijst. Als de gewenste functiepersoon aangemaakt is, klik je op het kruisje in de rechterbovenhoek. Je komt terug in het hoofdscherm ‘Functies’ terecht.
Functiepersoon koppelen aan een functie
Nu kan je de eigenlijke functie toevoegen. Je begint met toevoegen door de plus-knop aan te klikken. Je selecteert de functie en kiest de functiepersoon door de knop te gebruiken. Eventueel kan je ook een telefoonnummer invullen. Dit raden we aan in het geval van de Edisonverantwoordelijke zodat naam en telefoonnummer steeds ingevuld staan wanneer je een zending wenst aan te maken.
Vergeet niet om de invoer op te slaan met het groene vinkje.
2. Ingescande handtekening koppelen
Vrijblijvend kan je een ingescande handtekening koppelen aan de functiepersonen langs menu Extra > Toekennen handtekeningen.
Hier krijg je een lijst aangeboden van functiepersonen (samen met de functies) die minstens één functie toegekend gekregen hebben aan de aangemelde instelling. Bij die personen kan je een jpg-bestand uploaden, waarin de handtekening moet zitten. (Tip: snij eerst alle witruimte weg alvorens de
afbeelding te gaan uploaden.)
Verder kan je dan instellen of deze handtekening al dan niet op een document moet verschijnen.
3. Ondertekenaar(s) instellen
De koppeling maken tussen functie(persoon) en het eigenlijk document doe je via menu Documenten > Ondertekenaars documenten.
In dit venster verschijnt een lijst met alle mogelijke te ondertekenen documenten in iPersoneel. Klik op het wijzig-icoontje (helemaal rechts) achteraan het gewenste document (1). Daarbij kan je maximaal drie mogelijke ondertekenaars kiezen per document (2).
Om de ingescande handtekening af te drukken op het document vink je de kolom ‘DigiHand?’ aan (3).
Merk op: voor Edisonafdrukken (pagina 2 van de lijst met documenten) selecteer je best beide documenten: Edison zending (Pers-layout) en Edison historiek.
4. Ondertekenaars gebruiken
Bij afdrukken van het bewuste document verschijnen bij de ondertekenaars de functie(personen) gekoppeld aan dit document. (Als er geen ondertekenaar is ingesteld, zal je steeds de directie kunnen kiezen.)
Je kan hier nog altijd tussen één van de mogelijke ondertekenaars kiezen. Standaard staat de selectie op ondertekenaar 1. Deze ondertekenaar verschijnt dan onderaan de afdruk (naam voorafgegaan door de functie-omschrijving).