iVoorinschrijvingen: Structuur en afdelingsjaren toevoegen iVoorinschrijvingen: Structuur en afdelingsjaren toevoegen

iVoorinschrijvingen: Structuur en afdelingsjaren toevoegen

Via het menu 'Beheer dagschool' kan je:

  1. een structuur opbouwen (dit is zichtbaar voor de gebruiker) 
  2. afdelingsjaren koppelen aan de richtingen binnen deze structuur

 

1. Structuur opbouwen

Je bepaalt zelf de boomstructuur binnen iVoorinschrijvingen. Hiervoor maak je (bovenliggende) richtingen aan via Beheer dagschool > Structuur:

  • Gebruik de knop 'Toevoegen' om een nieuwe richting aan te maken.
  • Geef deze een naam.
  • Koppel deze eventueel aan een bovenliggende richting die reeds werd toegevoegd.
  • Je kunt deze zichtbaar stellen voor de leerlingen/ouder(s) tijdens de voorinschrijving.
  • Klik op 'Toevoegen' onderaan om deze op te slaan.

Via de dubbele blauwe pijlen bepaal je zelf de plaats van de richting(en) door deze naar boven of onder te verplaatsen(1). Richtingen kunnen zichtbaar of (tijdelijk) onzichtbaar geplaatst worden voor de gebruikers, zodat tijdelijk geen voorinschrijvingen kunnen gebeuren voor de welbepaalde richting(en) (2). Je kan richtingen naar wens wijzigen (3) en indien nodig ook verwijderen (4):

Indien een nieuw schooljaar werd aangemaakt in de leerlingenadministratie (iBasis/iLeerlingen), dan kan je de reeds opgebouwde structuur binnen iVoorinschrijvingen kopiëren naar het nieuwe schooljaar via de knop 'Schooljaar initialiseren'. Hiervoor dien je uiteraard ingelogd te zijn in het nieuwe schooljaar.

 

2. Afdelingsjaren koppelen

Je kan de afdelingsjaren pas toevoegen in iVoorinschrijvingen als deze vooreerst in de leerlingenadministratie (iBasis/iLeerlingen) staan in het betreffende schooljaar bij Organisatie > Afdeling > Tabblad 'Afdelingsjaren'. Hiervoor kan het nieuwe schooljaar geïnitialiseerd worden door uw beheerder. Zie Nieuwe schooljaar aanmaken/initialiseren. Ontbreken er nog afdelingsjaren na het initialiseren, dan kan je deze zelf toevoegen in iBasis/iLeerlingen.

Vervolgens kan je in het beheervenster van iVoorinschrijvingen via Beheer dagschool > Afdelingsjaren de afdelingsjaren koppelen aan de richtingen binnen jouw structuur.

Aan de linkerzijde zie je de structuur die werd opgebouwd. 

Je duidt een bepaalde richting aan (1) en klikt op 'Toevoegen' (2) om een afdelingsjaar te koppelen. Selecteer het afdelingsjaar (3) en klik op 'Toepassen' (4):

Een richting waar nog geen afdelingsjaar aan gekoppeld werd, herken je aan de hand van het rode uitroepteken. Deze richtingen worden niet getoond in de gebruikersmodule voor de leerling(en)/ouder(s):

Gekoppelde afdelingsjaren kan je verplaatsen (1), zichtbaar of onzichtbaar maken voor de leerling(en)/ouder(s) (2), wijzigen (3) of verwijderen (4). Deze aanpassingen kunnen ook in bulk voor de gekoppelde afdelingsjaren door deze aan te vinken (5):