Personeelsdocumenten mailen

Het is mogelijk om personeelsdocumenten (PDF's) te mailen naar de personeelsleden, inclusief de optie om per document een begeleidende mail in te stellen (Sjablonen).

Dit is voorlopig enkel mogelijk voor het dienstattest en de personeelsfiche.
In de toekomst zal dit ook voor andere personeelsdocumenten (bv. aanvraag fietsvergoeding, loonfiche, medische controledienst) voorzien worden.
 

1. DOCUMENT AANMAKEN

Wie een (klassiek of nieuw) dienstattest (menu 'Documenten' > 'Afdrukwizards' > 'Opdrachten') of een personeelsfiche (menu 'Documenten' > 'Afdrukwizards' > 'Personeel') afdrukt voor één personeelslid, vindt die PDF voortaan terug bij 'Documenten' > 'Aangemaakte documenten'. 
De personeelsfiche komt daar ook terecht wanneer ze rechtstreeks bij het personeelslid wordt afgedrukt.

De PDF krijgt automatisch een betekenisvolle naam: naam_voornaam_document_datum (bv. Peeters_An_Personeelsfiche_03112026.pdf).

Opgelet: voorlopig komt een document enkel op 'Aangemaakte documenten' als het voor één personeelslid wordt afgedrukt. Wie meerdere personeelsleden tegelijk aanvinkt, krijgt de afdruk zoals vroeger, maar die komt (nog) niet op 'Aangemaakte documenten' en kan dus (nog) niet gemaild worden.

2. SJABLONEN

Je kunt per document een voorgedefinieerd e-mailsjabloon aanmaken via menu 'Documenten' > 'E-mail sjablonen'.

Bij het openen van deze pagina zie je aan de linkerkant alle sjablonen van de ingelogde school/hoofdstructuur.

Aan de rechterkant zie je in detail de gegevens van het sjabloon dat links werd geselecteerd.

Bovenaan zie je de klassieke edit-knoppen, plus een extra knop om sjablonen te kopiëren naar andere instellingsnummers waarop je (met betrekking tot deze functionaliteit) schrijfrechten hebt.

In het detailscherm zijn er drie velden ('Sjabloonnaam', 'E-mailonderwerp' en 'E-mailtekst'). 

Bij de e-mailtekst kan er gebruik gemaakt worden van parameters uit de parameterlijst. 

Per document kan er slechts één sjabloon gekoppeld worden. 
Als een sjabloon aan een bepaald type gekoppeld wordt en op dat moment was er al een sjabloon aan gekoppeld, zal het reeds bestaande sjabloon automatisch ontkoppeld worden.

Opmerking: het personeelslid hoeft het document niet te bevestigen. Vandaar dat het tabblad 'Bevestiging' gedisabled is.
 

3. Mailen van personeelsdocumenten

Onder menu 'Documenten' > 'Aangemaakte documenten' vind je de kolom 'Mail-status' met een knop om het document te versturen. 

Een klik op het verzendicoon opent de mail-pop-up, die reeds is ingevuld met volgende gegevens:

• schoolcom-adres(sen) van het personeelslid (of privé e-mailadres(sen) als er geen e-mailadres van type 'Schoolcom' is);
• onderwerp en tekst uit het sjabloon voor dat document;
• BCC-adres, reply-adres en alias die zijn ingesteld onder menu 'Algemeen' > 'School' > tabblad 'Parameters'.

Versturen gebeurt door te klikken op de enveloppe in de linkerbovenhoek in het pop-upscherm. 
Het document gaat als PDF-bijlage mee. Na het versturen wijzigt de status naar 'Verstuurd' . 
Indien nodig kan de status ook manueel aangepast worden (via de drie puntjes in de cel).

Opgelet: zonder reply-adres in de schoolparameters of zonder e-mailadres bij het personeelslid kan er niet gemaild worden (de tooltip bij het icoon maakt duidelijk wat er ontbreekt).