Opdrachten importeren

Via onderstaand menu-item is het mogelijk om de LESopdracht(en) van bestaande personeelsleden in Informat te importeren vanuit een Excelbestand.
Om de opdracht(en) van een nieuw personeelslid te importeren moet het personeelslid dus eerst worden toegevoegd via de klassieke weg.

VOORWAARDEN

We laten de import énkel toe voor onderstaande hoofdstructuren:

- 111 : kleuteronderwijs;
- 121 : buitengewoon kleuteronderwijs;
- 211 : lager onderwijs;
- 221 : buitengewoon lager onderwijs;
- 311 : gewoon secundair onderwijs;
- 312 : deeltijds beroepssecundair onderwijs;
- 321 : buitengewoon secundair onderwijs.

Volgende velden zijn (semi-)verplicht op te nemen in het Excelbestand:

- Naam;
- Voornaam;
- INSZ; 
- Instelnr: er wordt gecontroleerd of dit een geldig nummer is én of de ingelogde gebruiker rechten heeft op dit instellingsnummer;
- Hoofdstructuur: zie hierboven voor toegelaten hoofdstructuren - moet geldig zijn voor het opgegeven instellingsnummer;
- Teller; 
- Noemer;
- Begindatum: in formaat dd.mm.jjjj, en moet uiteraard binnen het ingelogde schooljaar vallen;
- Einddatum: in formaat dd.mm.jjjj, moet binnen het ingelogde schooljaar vallen én mag niet vóór de begindatum liggen;
- Ambtcode: (voorlopig) beperkt tot volgende LESambten (voorloopnullen mogen weggelaten worden)
      
- ATO: voorlopig enkel ATO 4 (vastbenoemd) en ATO 2 (vacante opdrachten).
- Onderwijsvorm: ASO/BSO/KSO/TSO (enkel verplicht indien vakcode ingevuld; voor de eerste graad moet dit veld niet worden ingevuld);
- Graad (enkel verplicht indien vakcode ingevuld);
- Vakcode (enkel verplicht bij bepaalde ambten - voorloopnullen mogen weggelaten worden): wanneer de officiële vaknaam en vakrubriek zijn ingevuld, zal de vakcode automatisch toegevoegd worden bij het weergeven van de opdrachten op de importpagina nadat het bestand werd geüpload (de import gebeurt immers steeds o.b.v. de vakcode); 
- GelijkgesteldVakcode (enkel verplicht bij bepaalde vakken- voorloopnullen mogen weggelaten worden);

Volgende velden zijn faculatief op te nemen in het Excelbestand:

- Aanstellingscode: TADD - toegelaten waarden: 00 (neen), 01 (ja), 04 (LIO = leerkracht in opleiding);
- OOM: oorsprong omkadering - standaardwaarde = 00;
- Herwaardering: toegelaten waarden: 00 - 01 - 04 - 05 - 06;
- RW: Reaffectatie of Wedertewerkstelling - toegelaten waarden: R - W - 0;
- Bekwaamheid: toegelaten waarden: VE - VO - AND;
- TAO: tijdelijke andere opdracht - toegelaten waarden: 0 (neen) - 1 (ja);
- Opleidingsvorm: enkel van toepassing voor BuSO - toegelaten waarden: 1 - 2 - 3 - 4
- Barema: dit is van belang voor (berekening van het loon op) de C4.
 

WERKWIJZE

Selecteer het Excelbestand waaruit je de opdrachten wil importeren:

... en klik op de knop 'Weergeven':

... om de personeelsleden en bijhorende opdrachten zichtbaar te maken in het importscherm:

Via dit icoontje kun je controleren welke opdracht(en) er reeds zijn ingevoerd voor het gekozen personeelslid (dit icoontje wordt enkel getoond als er reeds minstens één opdracht is voor dit personeelslid):

Als de kolomtitel in het Excelbestand overeenkomt met de veldbenaming in Informat (bv. Naam, Teller, Graad, ...), dan zijn deze velden automatisch gekoppeld. Is dat niet het geval, dan moet de koppeling manueel gelegd worden (bv. GelijkgesteldVakcode):

(De)Selecteer de opdracht(en) die je wil importeren (1), en klik op 'Importeren' (2):

Merk op dat opdrachten waarbij essentiële informatie ontbreekt of foutief is (bv. INSZ-nummer) niet geselecteerd kunnen worden.
Bij personeelsleden die nog geen enkele opdracht hebben in betrokken instellingsnummer/hoofdstructuur worden standaard alle opdrachten aangevinkt.

Ontbreken er gegevens, dan wordt de opdracht uiteraard niet geïmporteerd en wordt in het rood gemarkeerd wat er precies ontbreekt:

Idem voor foutieve gegevens:

Is de import wél gelukt, dan wordt dit aangegeven en verdwijnt de opdracht uit de lijst:

Komen de persoonsgegevens in het Excelbestand niet overeen met de gegevens in Informat, dan krijg je een oranje waarschuwing en wordt de betreffende lijn standaard niet aangevinkt (je kunt die wel zelf manueel aanvinken indien je de betreffende opdracht wenst te importeren):

Ook indien de opdracht reeds bestaat in Informat wordt de lijn standaard afgevinkt.
 

TIPS

1) Vanuit menu 'Documenten' - 'Afdrukwizards' - 'Opdrachten' kan er een Excellijst met opdrachten geëxporteerd worden i.f.v. de import:

Deze export bevat alle velden die nodig zijn voor de import met exact dezelfde naamgeving van de kolomtitels. Na de nodige aanpassingen kan het gewijzigde Excelbestand gebruikt worden voor de import.

2) Wie liever van een blanco lijst vertrekt, kan het importsjabloon gebruiken dat je onderaan dit artikel als bijlage vindt.

In dit sjabloon kun je op het eerste werkblad 'Import' het vak selecteren uit de aangeboden keuzelijst:

Die lijst kun je op voorhand filteren o.b.v. onderwijsvorm/graad/opleidingsvorm (eveneens te selecteren uit de aangeboden keuzelijst):

Ook de vakrubriek kan (indien van toepassing) gekozen worden. De aangeboden waarden hangen af van het geselecteerde vak:

Op het tweede werkblad worden de vakken opgelijst:

Ook de bijkomende werkbladen zijn nodig voor een correcte werking van de import.

3) Bij een deels geslaagde import kun je de opdrachten die niet konden geïmporteerd worden o.w.v. foutieve/ontbrekende info via onderstaand icoontje exporteren naar Excel:

Met behulp van deze export kan je aan de slag  om de fouten te verbeteren, om vervolgens een nieuwe poging te doen om deze te importeren.

GEÏMPORTEERDE OPDRACHTEN VERWIJDEREN

Het is mogelijk om de geïmporteerde opdrachten in bulk te verwijderen (met uitzondering van opdrachten die reeds gesplitst, vervangen of doorgestuurd werden naar Edison). 

Na het klikken op de knop kan je zelf bepalen welke opdrachten verwijderd moeten worden door deze aan te vinken. Het verwijderen kan daarna via de knop 'Opdrachten verwijderen'. 

BIJLAGEN

In bijlage vind je het importsjabloon dat je als basis kunt gebruiken voor de import van opdrachten.
De reeds ingevulde rij geldt als voorbeeld.