Gebruikersbeheer 2.0: Een gebruiker toevoegen / een nieuwe gebruikersnaam aanmaken

Om een nieuwe gebruikersnaam aan te maken klikt u op de knop '+ voeg gebruiker toe', onderaan de gebruikerslijst. 

STAP 1: Gebruikersnaam aanmaken

•  In het veld 'PERSOON' zoek je de naam op van degene waarvoor je een account wenst aan te maken. Dit doe je door te tikken in het veld, waardoor een filter geplaatst wordt op de karakters die ingegeven worden. Uit de aangeboden lijst* kan je de juiste persoon aanklikken. Indien de gewenste persoon niet in de lijst staat, heeft deze nog geen actieve status binnen de applicatie iPersoneel. Hiervoor moet je eerst de persoon aanmaken in iPersoneel. Bij het selecteren van deze persoon in Gebruikersbeheer 2.0 wordt een controle gedaan of er al dan  niet een rijksregisternummer gekoppeld staat, deze is verplicht en ook noodzakelijk om te kunnen inloggen via de tweestapsverificatie.
•  In het veld 'ALIAS' geef je de naam in hoe je deze wenst weer te geven aan de linkerkant in de gebruikerslijst. Standaard wordt hier bij de naam en de voornaam van de persoon aangeboden. 
• in het veld 'GEBRUIKERSNAAM' worden de eventuele reeds gekoppelde gebruikersnamen weergegeven. Indien u uit dit lijstje geen gebruikersnaam wenst te kiezen, of indien geen gebruikersnamen worden weergegeven, kunt u een gebruikersnaam aanmaken. Hier geef je het eerste gedeelte in van de gebruikersnaam meestal 'voornaam.naam', in het veld 'DOMEINNAAM' kan de passende domeinnaam gekozen worden. Deze worden door ons ingesteld en kunnen niet zelf aangemaakt worden door de beheerder. 
• In het veld 'WACHTWOORD' geef je een eerste wachtwoord in om in te loggen, de gebruiker moet deze wijzigen bij een eerste login.
• In het veld 'EMAIL' geef je het e-mailadres van de gebruiker in, waarop hij/zij onder andere de nodige informatie/berichtgevingen van ons kan ontvangen en die gebruikt zal worden indien de gebruiker klikt op 'wachtwoord vergeten'. 
• In het veld 'TELEFOONNUMMER' geef je het telefoonnummer van de gebruiker in en het veld 'EINDDATUM' stelt jou als beheerder in staat om een gebruikersnaam slechts tot een specifieke datum toegankelijk te maken. Na deze datum zal de gebruiker niet meer kunnen inloggen. Indien deze datum leeg blijft, zal de gebruiker onbeperkt toegang hebben om in te loggen. 

Door te klikken op de knop 'volgende' kunnen de rechten ingesteld worden voor het account. 

*Aangeboden lijst: Deze lijst wordt opgebouwd uit alle personen (leerlingen - personeel en contactpersonen ouder dan 17 jaar) van de volledige database. Deze lijst werd zo samengesteld om eventuele dubbele personen die toegevoegd zouden worden te vermijden, vb. clb-medewerkers die niet in iPersoneel staan. De gegevens die hierbij getoond worden zijn volledig volgens de normen van GDPR , gezien enkel naam-voornaam en geboortedatum zichtbaar is. Andere persoonsgegevens worden hierbij niet getoond in de lijst. 

STAP 2: Rechten instellen - Scholen en Rollen

In een volgend scherm kunnen de nodige rechten ingesteld worden voor het aangemaakte account, hierbij kan je er voor kiezen om dit voor één specifiek schooljaar en daarna uit te voeren, of voor alle schooljaren. 

Daarnaast is het ook mogelijk om meteen rechten over te nemen van een bestaande gebruiker.

De knop 'voeg scholen en applicaties toe' geeft je de mogelijkheid om een matrix op te bouwen waarin alle (of een selectie van) scholen en applicaties waar jij beheerdersrechten op hebt aan te vinken om daarna de nodige rollen aan te koppelen. Na het toepassen van je keuze, kunnen de rechten worden ingesteld in de matrix.

Vakjes die niet gekozen kunnen worden, zijn te wijten aan het feit dat de combinatie niet bestaande is zoals bijvoorbeeld iBasis bij een secundaire school. Of wanneer je een combinatie hebt opgevraagd waar jij als beheerder geen rechten op hebt. 

STAP 3: Bevestigen van de gegevens

Wanneer alle nodige rollen gekoppeld werden aan het gebruikersaccount moeten deze rechten nog bevestigd worden in een volgend scherm. 

Daarna is de nieuwe gebruikersnaam aangemaakt en zijn de rechten gekoppeld. De gebruiker kan nu inloggen met het wachtwoord dat jij instelde en zal hierna ook gevraagd worden om dit te wijzigen voor een volgende inlogbeurt.