Rekeningen: Werken met voorschotten

Het werken met voorschotten in Rekeningen bestaat uit 3 STAPPEN.

We illustreren de werking aan de hand van een concreet voorbeeld waarin 2 voorschotten van €40 worden aangerekend voor zeeklassen die uiteindelijk €103 kosten.

STAP 1: REKEN DE VOORSCHOTTEN AAN & BOEK DIE DOOR.
Op de voorschotrekeningen reken je enkel de voorschotten aan en je vermeldt duidelijk in de titel van je rekeninggroep dat het om een voorschotrekening gaat.
Je boekt deze rekeningen door.
In het voorbeeldje worden 2 rekeningen aangemaakt en doorgeboekt, elk voor een bedrag van €40:

STAP 2: MAAK DE AFREKENING OP EN VERREKEN DIE MET DE AANGEREKENDE VOORSCHOTTEN.

Hiervoor ga je als volgt te werk:

• Je maakt een rekeninggroep op voor de afrekening.
• Je rekent het totaalbedrag van het artikel waarvoor je voorschotten hebt gevraagd aan (in het voorbeeldje is dat €103)
• Via 'Aanrekenen' selecteer je de leerlingen voor wie je wenst te verrekenen. Je klikt op 'Selectie toepassen' en daarna op 'Verrekenen voorschotten':
  
  
  
  In het volgende venster selecteer je de rekeninggroepen waarin de voorschotten werden aangerekend (in dit geval 'Voorschot 1 Zeeklassen' en 'Voorschot 2 Zeeklassen') en je klikt op 'Volgende':
  
  
  
  
• Je geeft vervolgens aan op welk artikel de voorschotten zijn aangerekend (in dit geval 'Voorschot') en je klikt op 'Verreken artikels':
  
  
  
  
• Zodra onderstaande melding verschijnt, zijn de aangerekende bedragen in mindering gebracht:
  
• In het detailoverzicht en op de afdruk van de afrekening kan je dat ook effectief zien:
  
  Detailoverzicht:
  
  
  Afdruk:
  

STAP 3: MAAK NA DE VERVALDAG VAN DE AFREKENING EEN RAPPEL OP (zie hiervoor ook dit artikel) OM OUDERS TE HERINNEREN AAN DE OPENSTAANDE VOORSCHOTTEN/AFREKENING. .

Je maakt de rappel op het niveau van de rekeninggroep op en je selecteert daarbij enkel de relevante rekeninggroepen:

Tip: In de titel van het rappeltype kun je eventueel specifiek aangeven wat je wenst te rappelleren.

Voor iemand die nog niks betaald heeft ziet de rappel er in het voorbeeldje dan als volgt uit: