Stap 1: Een e-mailbericht aanmaken
Hiervoor selecteer je het tabblad Berichten > Inhoud en klik je op het plusteken.
Vervolgens vul je de velden aan:
1. De categorie: d.i. het mapje waarin je het bericht wil bewaren.
2. Het medium: hier selecteer je ‘e-mail’.
3. Je geeft jouw bericht een titel. Dit is het onderwerp van de mail dat je bestemmeling te zien krijgt.
4. Bij ‘titel intern’ kan je een naam ingeven voor intern gebruik.
5. Daarna kies je de parameters. Dit is {naam}, {voornaam},…
6. Wil je een afbeelding toevoegen dan selecteer je ‘online afbeelding’ . Die kan je met ‘kopiëren’ en ‘plakken’ op de gewenste plaats invoegen.
7. Je slaat jouw bericht op.
Je bericht staat nu klaar om te verzenden.
Stap 2: Het bericht versturen
Hiervoor ga je naar het tabblad Communicatie > Communicatie2.
Bij het item ‘Categorie - Bericht’ kies je een categorie en/of bericht. Via het icoon zie je een preview van de mail.
Het ophalen van de contacten waaraan je jouw mailbericht wil sturen kan via verschillende manieren:
- via leerkracht
- via klas/cursus
- via contactengroep
Door op het vergrootglas te klikken, haal je de leerlingen van de geselecteerde klassen op. Wanneer je de leerkracht als ontvanger aanduidt, ontvangen de klastitularissen ook het mailbericht.
Als je ‘huidig’ selecteert, zullen enkel leerlingen of cursisten die tot op vandaag zijn ingeschreven jouw mailbericht ontvangen.
Je kan ook extra ontvangers toevoegen, bv. directie, administratieve medewerkers, ….
Via de knop bladeren kan je heel eenvoudig bestanden toevoegen (een Word-document, een Pdf, een lijst,…). Hiervoor klik je op ‘bladeren’ en selecteer je het betreffende document. Nadat je het bestand gekozen hebt, dien je wel nog op de knop ‘bestanden toevoegen’ te klikken. De bijlage wordt nu automatisch aan jouw mailbericht toegevoegd.
In een volgende stap selecteer je de ontvangers, dus alle personen die jouw bericht moeten ontvangen.
Als de inhoud van je bericht helemaal klaar is en de ontvangers zijn geselecteerd, klik dan op de knop ‘versturen’.
Jouw mailbericht wordt meteen verzonden.
Na het verzenden van je mail wordt er een resultatenrapport getoond, d.i. de lijst van de ontvangers, zoals onderstaand voorbeeld. Zo zie je meteen wie je bericht al dan niet heeft ontvangen en welke de reden van niet-aflevering is.
Via het printerpictogram kan je verschillende lijsten afdrukken. Je kan indienje dit wenst de contactgegevens verder aanvullen via de module iLeerlingen / iBasis.