Net zoals in iBasis/iLeerlingen, werkt u binnen IOL vanuit een bepaald schooljaar en zal u ook jaarlijks het nieuwe schooljaar moeten activeren (zie hiervoor Stappenplan schooljaar activeren)
Door de synchronisatie tussen de leerlingenadministratie en IOL hebben bepaalde handelingen in iBasis/iLeerlingen ook een belangrijk effect in IOL. Dit is vooral voelbaar tijdens de schooljaarovergang.
We lichten even onderstaande scenario's toe:
- Een leerling wordt overgezet naar volgend schooljaar
De inschrijving van deze leerling in huidig schooljaar wordt hiermee per 30/6 beëindigd. Ook de kindcode in IOL zal slechts tem 30/6 in het actieve schooljaar geldig zijn. Pas wanneer in IOL het nieuwe schooljaar wordt geactiveerd, zal de ouder voor deze leerling opnieuw kunnen inloggen.
Standaard kan het nieuwe schooljaar in IOL vanaf begin augustus geactiveerd worden en zal de beheerder vanaf dan de switch naar het nieuwe schooljaar kunnen maken. Indien u dit vroeger wenst te doen, om de ouders van de overgezette leerlingen tijdens de zomervakantie toegang tot het ouderportaal te geven, kan dit door een mailtje te sturen naar de helpdesk. - Een leerling wordt uitgeschreven
De inschrijving wordt ook hier per 30/6 beëindigd (of vroeger indien een leerling tijdens het schooljaar wordt uitgeschreven). De kindcode is na de einddatum van de inschrijving niet langer geldig, de ouders zullen na de einddatum maw ook geen toegang meer hebben tot het ouderportaal. - Een nieuwe leerling wordt in het volgende schooljaar ingeschreven
Pas wanneer het nieuwe schooljaar in IOL is geactiveerd zal de kindcode bruikbaar zijn en zullen de ouders kunnen inloggen in IOL. - Een leerling wordt in het huidige schooljaar overgezet naar een andere klas van hetzelfde instellingsnummer
De kindcode blijft geldig. De ouder zal kunnen kiezen voor welke klas men reservaties of bestellingen wil doen zolang de beide klasinschrijvingen geldig zijn. - Een leerling verhuist in het huidige schooljaar naar een ander instellingsnummer
De leerling krijgt een nieuwe kindcode voor het nieuwe instellingsnummer. De vorige kindcode blijft geldig zolang de inschrijving in het vorige instellingsnummer niet verlopen is. De ouder moet eerst de nieuwe kindcode koppelen om voor het nieuwe instellingsnummer reservaties of bestellingen te kunnen doen.