DEZE MODULE WORDT GEFASEERD UITGEROLD. JE ONTVANGT EEN MAIL WANNEER DIT VOOR JOU HET GEVAL IS.
Via de applicatie 'Mailstatus dashboard' kan je een statusoverzicht bekijken van alle verzonden e-mails uit onze Informat-applicaties*. Het gaat dus over de afleverstatus van de e-mail, niet over de inhoud ervan.
De hoofdbedoeling van deze module is achterhalen wie bepaalde e-mails niet ontvangt en waarom
EN
eventuele geblokkeerde e-mailadressen deblokkeren zodat die de toekomstige communicatie weer zullen ontvangen.
* (uitgezonderd e-mails i.v.m. 'wachtwoord vergeten' en e-mails vanuit de module Informat Online).
Wie ziet de applicatie mailstatus dashboard?
Iedereen die rechten heeft op een Informat-applicatie zal de applicatie zien verschijnen. Er moeten hiervoor dus geen rechten ingesteld worden via Gebruikersbeheer 2.0.
Echter, zal de inhoud van de applicatie enkel geladen worden indien je ook over rechten beschikt op een applicatie van waaruit er gemaild kan worden.
De e-mailstatussen die je zal kunnen raadplegen, zijn bovendien beperkt tot de rechten waarover je beschikt:
- Mailstatussen van e-mails die verstuurd werden vanuit financiële systemen waar je rechten hebt op de betreffende toegangsgroepen
- Mailstatussen van e-mails die je als gebruiker zelf hebt uitgestuurd
-
Mailstatussen van e-mails die verstuurd zijn uit modules waar je rechten hebt op de desbetreffende instellingsnummers
Bijvoorbeeld:
- Gebruikers met beperkte rechten (bv. enkel iLeerlingenvervoer) zullen de module wel zien staan, maar die zal een blanco inhoud hebben. Vanuit iLeerlingenvervoer kunnen immers geen e-mails verstuurd kunnen worden.
- Gebruikers die enkel rechten hebben op bv. iBasis, zullen de module zien staan en zullen de e-mailstatussen zien die vanuit die module verstuurd werden.
Overzicht van het mailstatus dashboard
Weergave kolommen
Rechts bovenaan kan ingesteld worden welke kolommen zichtbaar moeten zijn in het overzicht. Deze kolommen kunnen versleept worden naar de niet zichtbare of de zichtbare kolommen.
Onderaan is een scrollbar voorzien zodat je kan scrollen tussen alle zichtbare kolommen.
Sorteren en filteren
Er kan over de kolommen heen gefilterd worden, bv. alle e-mails met status 'Geblokkeerd' én een specifiek gedeelte van een e-mailadres bv. '@hotmail.com'.
Er kan ook gezocht worden in de zoekbalkjes naar specifieke ontvangers/gebruikers/e-mailadressen/enz.
De kolom 'Acties'
Via de kolom 'Acties' kan je verschillende dingen ondernemen:
= de huidige filters op kolommen resetten;
= de gegevens vernieuwen;
= een detailoverzicht van deze e-mail;
= deblokkeer e-mailadres => Dit start de flow om het e-mailadres te deblokkeren (zie verder in dit artikel)
Betekenis van de status
De kern van de module is weten wat de status van de e-mails is.
Hieronder volgt een overzicht:
- In de wachtrij: de e-mail staat nog in de wachtrij van het e-mailplatform om verstuurd te worden. Deze wachtrij wordt automatisch verwerkt. Controleer binnen enige tijd nog eens.
- Verstuurd: de e-mail werd succesvol verstuurd én afgeleverd.
- Uitgeschreven: de ontvanger heeft zich uitgeschreven uit de mailinglist (dit zal normaal gezien niet gebeuren via ons systeem).
- Spam: de ontvanger heeft de e-mail zélf als SPAM gemarkeerd (niet te verwarren met een e-mail die automatisch bij de ongewenste e-mails of in de spamfolder belandt).
-
Geblokkeerd: dit e-mailadres is geblokkeerd en de e-mail werd NIET verstuurd door het e-mailplatform o.b.v. een aantal parameters, waaronder de historiek van eerder verstuurde e-mails:
- de ontvanger heeft een eerder ontvangen e-mail als spam gemarkeerd;
- de ontvanger ontving reeds een e-mail die niet afgeleverd kon worden omwille van een volle mailbox;
- OF: de e-mail werd door het e-mailplatform geclassificeerd als SPAM o.b.v. de inhoud.
-
Bounced: deze e-mail werd verstuurd, maar kon niet worden afgeleverd.
- Soft bounce = een tijdelijk fenomeen, zoals een volle mailbox bij de ontvanger.
- Hard bounce = de e-mail kan permanent niet worden afgeleverd omwille van bv. een verkeerd of ongeldig e-mailadres.
- Deblokkering in aanvraag: Er is momenteel een proces lopende om dit e-mailadres te deblokkeren.
- Gedeblokkeerd (niet verstuurd): Dit e-mailadres werd ondertussen succesvol gedeblokkeerd. De e-mail met deze status toont aan dat deze e-mail in het verleden niet verstuurd werd, omdat het e-mailadres toen wél nog geblokkeerd was.
Een geblokkeerd e-mailadres deblokkeren
Zoek het e-mailadres dat je wil controleren op via de kolom 'e-mail ontvanger'.
Deblokkeer het e-mailadres via de actieknop
Om een e-mailadres te deblokkeren, klik je op :
Ook een reeds lopende aanvraag, kan je via deze knop nog eens herstarten, mocht de persoon de e-mail niet ontvangen hebben (zie verder hieronder).
Het e-mailadres in kwestie zal van ons een e-mail ontvangen met instructies om het e-mailadres te deblokkeren. Deze e-mail zal er als volgt uitzien:
Wat moeten de ouders doen?
Ouders moeten vanuit het e-mailadres dat geblokkeerd is een e-mail sturen naar deblokkeer@informat.be , met de volgende gegevens (die ze kunnen copypasten uit de e-mail):
Onderwerp: Request to unblock e-mail address
Bericht:
Dear,
My e-mail address ............. is currently listed as blocked. I would like to receive e-mails again that are sent via Informat Schoolsoftware.
Could you please remove my e-email adress from the block list?
Thank you in advance for your help.
Kind Regards,
(Naam)
Wanneer wordt een e-mailadres gedeblokkeerd?
Nadat de ouder bovenstaande instructies opgevolgd heeft, zal het e-mailadres gedeblokkeerd worden door het mailplatform. Dit duurt meestal één tot enkele werkdagen.
De ouder zal ook een e-mail ontvangen met de bevestiging dat het e-mailadres in kwestie gedeblokkeerd is.
Toekomstige e-mails zullen nu terug worden afgeleverd.
Er staat nog steeds 'deblokkering in aanvraag', ook al werd het e-mailadres reeds gedeblokkeerd?
De status in het mailstatus dashboard wordt pas vernieuwd nadat er nieuwe communicatie wordt verstuurd vanuit de school (nieuwsbrieven, rekeningen enzovoort). Daarmee wordt de actuele status opgehaald.
Als die nieuwe e-mail nu succesvol afgeleverd werd, zal dus 'Verstuurd' staan.
Bij oudere e-mails, die destijds niet afgeleverd werden, zal 'Gedeblokkeerd (niet verstuurd)' staan.
Deze worden voor alle duidelijkheid niet opnieuw verzonden.