Algemene werking
De domiciliëringsmandaten worden in één richting gesynchroniseerd: van Twikey naar Informat, niet omgekeerd. Elke nacht leest Informat de gewijzigde/toegevoegde domiciliëringsmandaten van de voorbije dag uit bij Twikey en doet de overeenkomstige aanpassingen in de rekeningenmodule.
Onderstaande afbeelding illustreert de werking van de synchronisatie:
De automatische procedure loopt ’s nachts en gaat voor elke Twikey omgeving waarvoor de automatische synchronisatie is geactiveerd, het volgende doen:
- Informat haalt alle nieuwe en gewijzigde mandaten op uit de Twikey omgeving sinds de vorige keer dat de procedure is gelopen (typisch = vorige nacht).
- Informat voegt de ontbrekende (nieuwe) mandaten toe voor het resp. facturatieadres/bankrekeningnummer.
- Informat past de gewijzigde mandaten aan.
Opm. De synchronisatie zet geen gegevens over van Informat naar Twikey. Bestaande papieren mandaten uit Informat moet je dus zelf inbrengen of overzetten naar Twikey. Je kan ze exporteren naar bestand.
Rapportage
Voor elke wijziging door de synchronisatieprocedure wordt een log bewaard.
De synclogs zijn in Rekeningen raadpleegbaar per bankrekeningnummer.
- Ga naar Basisgegevens > Bankrekeningen / Domicilienummers
- Open de bankrekening waarvoor de sync is geactiveerd.
- Kies “Twikey synchronisatielog” in het contextmenu rechtsboven:
Je ziet een lijst van alle wijzigingen die door de nachtelijke synchronisatie zijn uitgevoerd:
De kolom Actie geeft aan wat er is uitgevoerd voor het mandaat in Informat:
- Create = nieuw getekend mandaat of gereactiveerd mandaat in Twikey
- Update = wijziging mandaat in Twikey
- Delete = annulatie/opschorting in Twikey
Activatie
Er is voor de mandatensync geen configuratie nodig door de gebruiker in Rekeningen.
De activatie vraag je aan via de helpdesk van Informat.
De sync staat los van de koppeling voor het publiceren van de rekeningen / ophalen betaallinks.
Deze is gelinkt aan de layouts en kan wel door de school zelf beheerd worden.
Volgende gegevens bezorg je aan Informat:
- Informat gebruikersnaam & toegangsgroep voor de rekeningenmodule
- API key & contract template Id van de Twikey omgeving(en)
- IBAN van de bankrekening van de school ingesteld voor de Twikey omgeving. De IBAN in Twikey moet dezelfde zijn als deze die in Informat wordt gebruikt voor de rekeningen.
- Activatiedatum van de sync (tot dan gebeurde de gegevensuitwisseling via bestanden)
Export/Import met bestand
Wil je de domiciliëringsmandaten liever overzetten door ze uit Twikey te exporteren naar een bestand en daarna te importeren in Rekeningen, dan kan dat nog steeds.
Klik op de afbeelding om de video te starten.