Registratie 2.0: Eenheden en activiteiten aanmaken

Om nieuwe activiteiten toe te voegen en klaar te zetten voor gebruik zijn er twee bewerkingen nodig:
1) Een eenheid toevoegen
2) De eenheid aan een activiteit koppelen

STAP 1 Een eenheid toevoegen

Eenheden worden toegevoegd via het menu Instellingen (= tandwieltje) > Basisgegevens > Registratie eenheden via de knop 'Eenheid toevoegen':

Situatie A: Eenvoudige eenheden met een vaste prijs (bv. soep, drankjes, boekjes, foto’s, enz.)

STAP 1
• Op het tabblad 'Algemeen' kies je een ‘Code’ en 'Beschrijving' voor de eenheid.

• Koppel de eenheid aan een 'Hoofdrubriek' en 'Artikel'. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening, nadat je de registraties hebt opgehaald in de rekeningenmodule. Je kan hierbij scrollen of zoeken naar een (bestaande) hoofdrubriek/artikel.

• Bewaar deze eenheid vervolgens met de knop 'Opslaan'.

• Vanop het tabblad 'Prijsconfiguratie' geef je de ‘Prijs’ en het 'Aantal' in.

STAP 2

• Klik op de knop 'Eenheidswaarde toevoegen'.

• Typ bij ‘Volgorde’ het cijfer 1 in.
• Typ een ‘Naam’ in. Meestal wordt dezelfde naam als bij de ‘Code’ gekozen.
• Duid het ‘Type’ aan:
           - JA_NEE: als de waarde moet aangevinkt worden
           - GETAL: indien een aantal moet ingegeven worden

• Bewaar met behulp van de knop 'Opslaan'.

STAP 3
• Ga naar 'Formule' en klik rechtsboven op de knop 'Eenheidswaarden'.
• Kies de eenheidswaarde die in bovenstaande stap werd aangemaakt. Zie hieronder het resultaat:

• Sla alles op.

Situatie B: Eenvoudige eenheden met een niet-voorafgekende prijs (bv. uitstappen)
STAP 1
• Klik op 'Eenheid toevoegen'.

• Typ een naam in - op tab 'Algemeen' - bij ‘Code’ en bij ‘Beschrijving’: bv. Uitstap.

• Kies bij ‘Hoofdrubriek’ en 'Artikel' het artikel uit de rekeningenmodule waarnaar de registraties zullen doorgestuurd worden. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening.

• Sla deze gegevens op.

• Geef bij 'Prijs' - op tab 'Prijsconfiguratie' - de prijs 99999 in en voer een aantal in, in het veld 'Per'.

De 99999 betekent dat de prijs niet gekend is en dat de prijs in de rekeningenmodule zelf zal ingevoerd worden. Bij het ophalen van de gegevens krijg je daar in Rekeningen 2.0 een melding van:

Stap 2 en Stap 3 voer je uit zoals hierboven, bij situatie A, reeds werd beschreven.

Situatie C: Eenheden met verschillende prijzen (werken met prijsklasses)
Bij bepaalde eenheden kan het gebeuren dat bij één eenheid verschillende prijzen toegekend worden. Dit is vaak van toepassing bij de eenheid maaltijd waar er verschillende prijzen gehanteerd worden voor de kleuters, het lager onderwijs en het personeel.
Vooraf:
Eenmalig maak je de prijsklasses aan. Indien je verschillende prijzen hanteert voor bv. kleuters, lager onderwijs en het personeel dien je 3 aparte prijsklasses aan te maken.
• Ga naar Instellingen (= tandwieltje) > Basisgegevens > Prijsklasses
• Klik onderaan op het oranje plusteken.
• Geef de ‘Code’ en ‘Omschrijving’ in bv. kleuters.
• Onder de omschrijving geef je de voorwaarden in die aanduidt wie er tot die prijsklasse hoort.
Bijvoorbeeld: alle leerlingen die in een kleuterklas ingeschreven zijn:

Bijvoorbeeld: alle leerlingen die in het lager onderwijs ingeschreven zijn:

Bijvoorbeeld: alle personeelsleden:

• Sla de instellingen op door op het groene vinkje te klikken.

Door op de knop ‘Uitvoeren’ te klikken, kan je de ingave controleren. Enkel personen die voldoen aan de voorwaarde worden getoond.

STAP 1
• Ga naar Instellingen (= tandwieltje) > Basisgegevens > Registratie eenheden.

• Klik op 'eenheid toevoegen'.

• Typ op tab 'Algemeen' een naam in bij ‘Code’ en bij ‘Beschrijving’: bv. Warme maaltijd.

• Kies bij ‘Hoofdrubriek’ en 'Artikel het artikel uit de rekeningenmodule waarnaar de registraties zullen doorgestuurd worden. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening.

• Klik op 'Opslaan'.

• Geef op tab 'Prijsconfiguratie' bij ‘Prijs’ één van de prijzen in en het aantal in het veld 'Per'.

• Klik daarna op ‘Per prijsklasse’. Geef bij de gewenste prijsklasse de correcte prijs in door deze in de kolom 'Prijs' toe te voegen per prijsklasse. Sla telkens op door op het 'Opslaan-icoon' te klikken.

Stap 2 en Stap 3 voer je uit zoals bij situatie A reeds werd beschreven.

Situatie D: Eenheden met automatische registraties (bv. middagtoezicht)
Bij het registreren van een eenheid kan er automatisch een andere eenheid mee geregistreerd worden.
Bij het registreren van de eenheid ‘warme maaltijd’ of ‘broodmaaltijd’ kan automatisch het middagtoezicht mee geregistreerd worden.
Belangrijk om weten: zorg ervoor dat alle eenheden onder dezelfde activiteit zitten. Wanneer ‘middagtoezicht’ geactiveerd moet worden bij het registreren van een warme maaltijd, dan dienen beide eenheden onder dezelfde activiteit (bijvoorbeeld ‘middag’) te zitten.
Voor het instellen van deze automatische registratie, dien je de volgende stappen uit te voeren:
• Ga naar Instellingen (= tandwieltje) > Basisgegevens > Registratie eenheden.
• Selecteer de eenheid die automatisch moet geregistreerd worden bv. middagtoezicht (Noot: Zorg ervoor dat middagtoezicht een Ja_Nee-waarde is).
• Klik rechts achteraan de eenheidswaarde op het icoon met de sterren = 'Initialisatie'.  

• Druk op 'Toevoegen'.
• Voeg bij ‘Eenheid waarde’ de eenheden toe waaruit een automatische registratie voor middagtoezicht moet gebeuren.
• Bij 'Teken' en 'Voorwaarde' geef je in vanaf wanneer middagtoezicht automatisch aangerekend moet worden.
• De parameter bij ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ gezet.

Voorbeeld 1: Bij registratie van één of meerdere soepen moet één middagtoezicht aangerekend worden. In dit voorbeeld is de eenheid soep een GETAL-eenheid, waarbij meerdere soepen op een dag kunnen worden geregistreerd.
‘Eenheid waarde’ is in dit geval de eenheid ‘Soep’. Het teken en de voorwaarde is ‘> 0’, aangezien minstens één soep aangerekend moet worden vooraleer het middagtoezicht wordt aangerekend. ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ gesteld.

Voorbeeld 2: Bij registratie van een warme maaltijd moet één middagtoezicht aangerekend worden. In dit voorbeeld is de eenheid soep een JA_NEE-eenheid, waarbij één warme maaltijd per dag wordt aangerekend.
‘Eenheid waarde’ is in dit geval ‘Warme Maaltijd’. Het teken en de voorwaarde is ‘= JA’ aangezien warme maaltijd geactiveerd moet zijn vooraleer een middagtoezicht kan worden aangerekend. ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ geplaatst.

STAP 2 De eenheid aan een activiteit koppelen
Meerdere eenheden kunnen gegroepeerd worden via een activiteit zodat de leerkracht/medewerker deze vlot in groep kan oproepen om te registreren.
Een eenheid kan pas geregistreerd worden indien deze opgenomen is in een activiteit, een activiteit kan uit 1 of meerdere eenheden bestaan.
• Ga naar menu Instellingen (= tandwieltje) > Basisgegevens > Registratie activiteiten
Maak een activiteit aan door 'Activiteit toevoegen' te klikken.

• Geef op het tabblad 'Algemeen' een ‘Code’ en ‘Beschrijving’ in.
• Kies de eenheid in de kolom met ‘Eenheden’ en plaats deze naar de rechterkolom d.m.v de pijl .
• Klik op 'Opslaan'.

Duid op tabblad 'Instellingsgroepen' de klas(sen) aan die deze activiteit mag registreren. Zet de instellingsgroep d.m.v. de pijl aan de rechterkant.

• Vergeet niet om alles te bewaren.