De koppeling met Exact wordt geactiveerd per vzw. Indien je gelijktijdig met de opstart de koppeling met Exact wil activeren, kan je dit aangeven op de intakefiche of de helpdesk contacteren met onderstaande gegevens:
- Naam vzw
- Instellingsnummers binnen de vzw waarvoor de koppeling naar Exact moet worden geactiveerd
- Rekeningplan dat in Exact wordt gebruikt
Eens door Informat de nodige instellingen werden geactiveerd, kun je via Basisgegevens > Mijn koppelingen > Exact het Exact dashboard instellen:
Via dit dashboard wordt per instelling bepaald hoe de rekeningen naar Exact worden doorgeboekt.
Rekeningen van eenzelfde instellingsnummer op dezelfde manier worden doorgeboekt naar Exact.
Meer informatie over het instellen van het Exact-dashboard, kan je via deze link terugvinden op de supportsite.
Eens het Exact-dashboard werd ingesteld, zijn onderstaande punten van toepassing:
- Nog niet doorgeboekte rekeningen worden rechtstreeks doorgeboekt naar Exact
- Indien een leerling uit Rekeningen reeds als klant gekend is in Exact, dan zal bij een eerste doorboeking van een nieuwe leerlingenrekening een nieuwe klant voor deze leerling worden aangemaakt. Er bestaat dus een kans dat klanten twee maal voorkomen in Exact. Alle volgende doorboekingen voor deze leerling zullen aan deze nieuwe klant toegekend worden.
- Betalingen worden uitsluitend ingegeven in Exact. Via het inlezen van terugkoppelingsbestanden worden betalingen overgebracht van Exact naar Rekeningen.
- Te veel betaalde bedragen worden niet opgenomen in het terugkoppelingsbestand en zijn dus ook niet zichtbaar in Rekeningen.
- Rappels kunnen zowel vanuit Rekeningen als vanuit Exact worden opgemaakt.
- Domiciliëringsbestanden kunnen zowel vanuit Rekeningen als vanuit Exact worden opgemaakt.
Je kan de handleiding over de koppeling met Exact raadplegen voor meer informatie.