Rekeningen 2.0: Jaarlijkse archivering van historische gegevens door Informat

Aan het begin van elk jaar worden historische gegevens uit de financiële modules gearchiveerd. Afhankelijk van het type gegevens worden verschillende bewaartermijnen gehanteerd. Dit heeft vooral tot doel de performantie van de toepassing te optimaliseren.

Rekeningen2.0

Voor financiële gegevens (schoolrekeningen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. In de rekeningenmodule zal je dus steeds de historiek van de opgemaakte rekeningen & betalingen kunnen raadplegen van de voorbije 7 schooljaren.

Begin 2025 worden alle financiële gegevens uit schooljaren 2016-2017 en eerder gearchiveerd. Deze gegevens zijn vanaf dan niet meer raadpleegbaar in Rekeningen. Zo je wilt, kan je, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports in Rekeningen.

Deze procedure wordt jaarlijks herhaald: begin 2026 zullen de financiële gegevens uit schooljaar 2017-18 worden gearchiveerd, begin 2027 de financiële gegevens uit schooljaar 2019-20, enz.

Hou er rekening mee dat het opvolgen van betalingen van leerlingenrekeningen die langer openstaan dan 7 jaar buiten Rekeningen zal moeten gebeuren. Gezien deze historieken uit Rekeningen worden verwijderd zal je dit indien gewenst ook in jouw boekhouding moeten verwerken.

Indien gewenst, kan je, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports & afdrukken in de rekeningenmodule. Indien je bijvoorbeeld nog zicht wil hebben op de openstaande rekeningen uit het schooljaar dat wordt gearchiveerd, kan dat via het vervaldagboek en kun je ook een afdruk van die openstaande rekeningen lokaal op jouw pc bewaren.

Volgende gegevens worden gearchiveerd:

• Rekeninggroepen
• Rekeningen & gerelateerde gegevens
• Creditnota’s & gerelateerde gegevens
• Betalingen
• Verkoopfacturen
• Afschrijvingen
• Documenten & details

Ook financiële gegevens uit Registratie 2.0 worden gearchiveerd.  Meer info hierover vind je via deze link terug.