Rekeningen 2.0: Jaarlijkse archivering van historische gegevens door Informat

Aan het begin van elk jaar, in de loop van de maand Januari, worden historische gegevens uit de financiële modules gearchiveerd. Afhankelijk van het type gegevens worden verschillende bewaartermijnen gehanteerd. Dit heeft vooral tot doel de performantie van de toepassingen te optimaliseren.

iRegistratie

Voor registraties geldt een bewaartermijn van 3 schooljaren. Dit betekent dat u in iRegistratie en A&R de historiek van registraties voor maaltijden, drankjes, opvang, enz. kunt raadplegen van het huidige schooljaar en het vorige schooljaar.

Een voorbeeld:

In januari 2020 werden alle registraties uit schooljaren 2017-18 en eerder verwijderd. Deze gegevens zijn vanaf dan niet meer raadpleegbaar in iRegistratie of A&R. Registraties uit schooljaren 2018-19 en 2019-20 bleven beschikbaar.

Deze procedure wordt jaarlijks herhaald: in januari 2021 werden de registraties uit schooljaar 2018-19  verwijderd, in januari 2022 de data uit schooljaar 2019-20, enz.

Volgende gegevens worden definitief verwijderd:

• Registraties voor leerlingen/leerkrachten
• Logs van ingelezen scanners

Volgende registraties worden NIET verwijderd:

• Registraties van het type 'Registratie': Indien er in het betreffend schooljaar rekeninggroepen van type 'Registratie' bestaan, dan zullen deze registraties niet verwijderd worden, aangezien deze rekeningen anders niet afgedrukt kunnen worden. Deze zullen net zoals de rekeningen 7 jaar bewaard worden.

Rekeningen

Voor financiële gegevens (schoolrekeningen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. In Rekeningen zult u dus steeds de historiek van de opgemaakte rekeningen & betalingen kunnen raadplegen van de voorbije 7 schooljaren.

Een voorbeeld:

In januari 2020 werden alle financiële gegevens uit schooljaren 2011-2012 en eerder gearchiveerd. Deze gegevens zijn vanaf dan niet meer raadpleegbaar in Rekeningen. Zo u wilt, kan u, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports in Rekeningen.

Deze procedure wordt jaarlijks herhaald: in januari 2021 werden de financiële gegevens uit schooljaar 2012-13 gearchiveerd, in januari 2022 de financiële gegevens uit schooljaar 2013-14, enz.

Hou er rekening mee dat het opvolgen van betalingen van leerlingenrekeningen die langer openstaan dan 7 jaar buiten Rekeningen zal moeten gebeuren.  Gezien deze historieken uit Rekeningen worden verwijderd zal u dit indien gewenst ook in uw boekhouding moeten verwerken.
Indien gewenst, kan u, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports & afdrukken in Rekeningen. Indien u bijvoorbeeld nog zicht wil hebben op de openstaande rekeningen uit het schooljaar dat wordt gearchiveerd, kan dat via het vervaldagboek en kunt u ook een afdruk van die openstaande rekeningen lokaal op uw pc bewaren.

Volgende gegevens worden gearchiveerd:

• Rekeninggroepen
• Rekeningen & gerelateerde gegevens
• Creditnota’s & gerelateerde gegevens
• Betalingen
• Verkoopfacturen
• Afschrijvingen
• Documenten & details