Rekeningen 2.0: werken met voorschotten Rekeningen 2.0: werken met voorschotten

Rekeningen 2.0: werken met voorschotten

In Rekeningen 2.0 worden voorschotten in 2 fases verwerkt:

  1. U rekent één of meerdere voorschotten aan.
  2. U maakt een afrekening van het totaalbedrag waarbij de aangerekende voorschotten in mindering worden gebracht.

We werken even onderstaand voorbeeld uit:
Voor een studiereis wordt 2x €50 voorschot aangerekend. De reis kost uiteindelijk €190.

FASE 1: U rekent de voorschotten aan.
De voorschotrekeningen maakt u gewoon als standaardrekening en u boekt de rekeningen door.
In het voorbeeldje worden 2 rekeningen aangemaakt en doorgeboekt, elk voor een bedrag van €50.

FASE 2: U maakt de afrekening op en brengt in de afrekening de aangerekende voorschotten in mindering.
Hiervoor gaat u als volgt te werk:

  • U maakt een rekeninggroep op voor de afrekening.
  • U rekent het totaalbedrag van het artikel waarvoor u voorschotten heeft gevraagd aan (in het voorbeeldje is dat €190)
  • Via Rekeningen > Aanrekenen selecteert u de leerlingen voor wie u wenst te verrekenen, u klikt op 'Selectie toepassen' en daarna op 'Verrekenen voorschotten':
    mceclip0.png
    In het volgende venster selecteert u de rekeninggroepen waarin de voorschotten werden aangerekend (in dit geval 'Studiereis - voorschot 1' en 'Studiereis - voorschot 2') en u klikt op 'Volgende':
    mceclip2.png
  • U geeft vervolgens aan op welk artikel de voorschotten zijn aangerekend (in dit geval 'Studiereis') en u klikt op 'Verreken artikels':
    mceclip3.png
  • Zodra onderstaande melding verschijnt, zijn de aangerekende bedragen in mindering gebracht:
    mceclip4.png
  • In het detailoverzicht en op de afdruk van de afrekening kunt u dat ook effectief zien:
    Detailoverzicht:
    mceclip5.png
    Afdruk:
    mceclip4.png

OPMERKING:
Het zijn steeds de aangerekende bedragen die in mindering worden gebracht, ongeacht of die al dan niet betaald werden. Om een correcte afrekening te maken, dient u dan ook steeds de afrekening mét openstaande af te drukken.
mceclip6.png

Op die manier zullen de voorschotten in rappel verschijnen indien die nog niet werden betaald.

Deze leerling heeft bijvoorbeeld alle voorschotten betaald. Er verschijnt geen enkel voorschot in rappel en de leerling moet dus nog €90 betalen:

mceclip9.png