In iRekeningen worden voorschotten in 2 fases verwerkt:

  1. U rekent één of meerdere voorschotten aan.
  2. U maakt een afrekening van het totaalbedrag waarbij de aangerekende voorschotten in mindering worden gebracht.

We werken even onderstaand voorbeeld uit:
Voor een studiereis wordt 2x €50 voorschot aangerekend. De reis kost uiteindelijk €190.

FASE 1: U rekent de voorschotten aan.
De voorschotrekeningen maakt u gewoon als standaardrekening aan hetzij via de matrix, hetzij via het blauwe boekje of de lijstvorm en u boekt de rekeningen door.
In het voorbeeldje worden 2 rekeningen aangemaakt en doorgeboekt, elk voor een bedrag van €50.

FASE 2: U maakt de afrekening op en brengt in de afrekening de aangerekende voorschotten in mindering.
Hiervoor gaat u als volgt te werk:

  • U maakt een rekeninggroep op voor de afrekening.
  • U rekent het totaalbedrag van het artikel waarvoor u voorschotten heeft gevraagd aan (in het voorbeeldje is dat €190)
  • U klikt onderaan op het '€'-symbooltje om de aangerekende voorschotten in mindering te brengen. Er verschijnt een kadertje waarin u dient aan te geven in welke rekeninggroepen de voorschotten werden aangerekend (in dit geval 'Studiereis - voorschot 1' en 'Studiereis - voorschot 2'):
    mceclip0.png
  • Zodra u op 'Verrekenen' klikt, krijgt u een tweede kadertje aangeboden waarin u dient aan te geven op welk artikel de voorschotten zijn aangerekend (in dit geval 'Studiereis'):
    mceclip1.png
  • U klikt op 'Verrekenen' en zodra onderstaande melding verschijnt, zijn de aangerekende bedragen in mindering gebracht:
    mceclip2.png
  • In het aanrekenscherm (bijvoorbeeld in de matrixweergave) en op de afdruk van de afrekening kunt u dat ook effectief zien:
    Matrix:
    mceclip3.png
    Afdruk:
    mceclip4.png

OPMERKING:
Het zijn steeds de aangerekende bedragen die in mindering worden gebracht, ongeacht of die al dan niet betaald werden. Om een correcte afrekening te maken, dient u dan ook steeds de afrekening mét rappel af te drukken.
mceclip5.png

Op die manier zullen de voorschotten in rappel verschijnen indien die nog niet werden betaald.

Deze leerling heeft bijvoorbeeld alle voorschotten betaald. Er verschijnt geen enkel voorschot in rappel en de leerling moet dus nog €90 betalen:

mceclip9.png

Deze leerling heeft bijvoorbeeld enkel voorschot 1 betaald. Voorschot 2 verschijnt dus nog in rappel, waardoor de leerling uiteindelijk nog €140 moet betalen:

mceclip10.png