Automatisch toekennen van afwezigheidscodes N en X (SO) Automatisch toekennen van afwezigheidscodes N en X (SO)

Automatisch toekennen van afwezigheidscodes N en X (SO)

N.a.v. de gedeeltelijke heropstart van de scholen (na de tijdelijke schorsing van de lessen o.w.v. het coronavirus) werd op klas- en groepsniveau de mogelijkheid gecreëerd om de tijdelijke afwezigheidscodes N (aanwezig in opvang) en X (niet op school verwacht) (cf. NO/2020/01) automatisch toe te kennen.

Onder menu 'Organisatie' - 'Klas' of 'Groepen' werd een extra tabblad 'Weekrooster' (1) toegevoegd.

mceclip0.png

In dit rooster kunt u aangeven op welke voor- en/of namiddagen de leerlingen van deze klas of groep niet naar school hoeven te komen (code X) of op school worden opgevangen (code N).
U kunt dit in één beweging voor de ganse voor- of namiddag doorvoeren door in de kolomhoofding de afwezigheidscode te selecteren (2). Deze code wordt dan automatisch doorgevoerd voor alle onderliggende tijdstippen.
De tijdstippen waarop (een deel van) deze leerlingen wel op school worden verwacht, laat u blanco.

O.b.v. deze kalender zal via onze zgn. "ochtendprocedure" de gekozen aan- of afwezigheidscode automatisch worden doorgevoerd bij alle leerlingen van de klas/groep.
Deze ochtendprocedure wordt uitgevoerd in de voorafgaande nacht, én enkel voor dagen waarop er in normale omstandigheden wél les zou gegeven worden. Op verlofdagen (Hemelvaart, Pinksteren) zal er géén code worden toegekend en mag het weekrooster dus niet worden aangepast!

Belangrijke opmerkingen

- Via deze procedure kunnen afwezigheden NIET met terugwerkende kracht worden doorgevoerd.
In dat geval kunt u vanuit de vestigingskalender (menu 'Afwezigheden' - 'Kalender opbouwen') die codes alsnog doorvoeren door de datum te selecteren (klik op het cijfer!) en op het blauwe mannetje te klikken.

mceclip0.png

U kunt uiteraard ook afwezigheidscodes individueel aanpassen via bv. dag- of weekregister.

Voor wie gebruik wil maken van het automatisch toekennen van code N en/of X voor alle leerlingen van een klas of groep is het dus van belang dat het weekrooster op tijd wordt ingevuld!

- Als het aan- of afwezigheidsregime wijzigt vanaf een bepaalde dag/week, dan moet het weekrooster aangepast worden net vóór deze dag/week is aangebroken!

- Vergeet niet tijdig de algemene kalender aan te passen indien een pedagogische studiedag geannuleerd of verplaatst wordt, want deze kalender krijgt voorrang op het weekrooster.

- Wordt een klas ontdubbeld én worden de leerlingen van die klas op verschillende tijdstippen op school verwacht, dan is het niet de bedoeling dat er een nieuwe officiële klas wordt gecreëerd, maar moeten er twee (of meer) groepen aangemaakt worden, en stelt u een weekrooster op per groep.
Hebben alle leerlingen van een ontdubbelde klas op het zelfde moment les, dan hoeft er niet met groepen gewerkt te worden, en kan het weekrooster op niveau van de officiële klas worden ingesteld.

- Voor leerlingen die op school worden opgevangen moet er een code N worden doorgestuurd. 
Dit kunt u best instellen door een groep aan te maken voor alle leerlingen die op dezelfde dag(en) worden opgevangen (dit hoeft dus niet per sé dezelfde "bubbel" te zijn), en voor deze groep het weekrooster in te vullen met code N.

- Leerlingen die verwacht worden in de opvang maar afwezig zijn of leerlingen die elders worden opgevangen worden geregistreerd met code X.

Schematisch ziet dit er als volgt uit (cf. bijlage bij NO/2020/01):

mceclip0.png