Jaarlijkse archivering van historische gegevens door Informat Jaarlijkse archivering van historische gegevens door Informat

Jaarlijkse archivering van historische gegevens door Informat

Aan het begin van elk jaar, in de loop van de maand januari, worden historische gegevens uit de financiële modules gearchiveerd. Afhankelijk van het type gegevens worden verschillende bewaartermijnen gehanteerd. Dit heeft vooral tot doel de performantie van de toepassingen te optimaliseren.

iRegistratie

Voor registraties en planning geldt een bewaartermijn van 3 schooljaren. Dit betekent dat u in iRegistratie en A&R de historiek van registraties voor maaltijden, drankjes, opvang, enz. kunt raadplegen van het huidige schooljaar en het vorige schooljaar.

In januari 2020 worden alle registraties (en planning) uit schooljaren 2017-18 en eerder verwijderd. Deze gegevens zijn vanaf dan niet meer raadpleegbaar in iRegistratie of A&R. Registraties uit schooljaren 2018-19 en 2019-20 blijven beschikbaar.

Deze procedure wordt jaarlijks herhaald: in januari 2021 zullen de registraties (en planning) uit schooljaar 2018-19 worden verwijderd, in januari 2022 de data uit schooljaar 2019-20, enz.

Volgende gegevens worden definitief verwijderd:

  • Registraties voor leerlingen/leerkrachten
  • Planning voor leerling/leerkrachten
  • Logs van ingelezen scanners

Volgende registraties worden NIET verwijderd:

  • Registraties van het type registratie

dat registraties niet langer zullen verwijderd worden wanneer in het betrokken schooljaar rekeninggroepen van het type Registratie bestaan. Anders kon de rekening ook niet meer afgedrukt worden.

iRekeningen

Voor financiële gegevens (schoolrekeningen) geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. In iRekeningen zult u dus steeds de historiek van de opgemaakte rekeningen & betalingen kunnen raadplegen van de voorbije 7 schooljaren.

In januari 2020 worden alle financiële gegevens uit schooljaren 2011-2012 en eerder gearchiveerd. Deze gegevens zijn vanaf dan niet meer raadpleegbaar in iRekeningen. Zo u wilt, kan u, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports in iRekeningen.

Deze procedure wordt jaarlijks herhaald: in januari 2021 zullen de financiële gegevens uit schooljaar 2012-13 worden gearchiveerd, in januari 2022 de financiële gegevens uit schooljaar 2013-14, enz.

Hou er rekening mee dat het opvolgen van betalingen van leerlingenrekeningen die langer openstaan dan 7 jaar buiten iRekeningen zal moeten gebeuren.  Gezien deze historieken uit iRekeningen worden verwijderd zal u dit indien gewenst ook in uw boekhouding moeten verwerken.
Indien gewenst, kan u, voordat Informat een schooljaar gaat archiveren, back-ups maken via de gekende exports & afdrukken in iRekeningen. Indien u bijvoorbeeld nog zicht wel hebben op de openstaande rekeningen uit het schooljaar dat wordt gearchiveerd, kan dat via het vervaldagboek en kunt u ook een afdruk van die openstaande rekeningen lokaal op uw pc bewaren.

Volgende gegevens worden gearchiveerd:

  • Rekeninggroepen
  • Rekeningen & gerelateerde gegevens
  • Creditnota’s & gerelateerde gegevens
  • Betalingen
  • Verkoopfacturen
  • Afschrijvingen
  • Documenten & details (zowel voor doorgeboekte rekeningen als verrichtingen in iBoekhouding)