Leerlingen importeren via een Excelbestand Leerlingen importeren via een Excelbestand

Leerlingen importeren via een Excelbestand

Via de rubriek 'Leerlingen' - 'Import' kan er een Excelbestand geïmporteerd worden.

Opgelet: eind februari 2022 werd de importmodule volledig herwerkt!

De belangrijkste wijziging is dat de inschrijvingen niet meer rechtstreeks geïmporteerd worden, maar via het zgn. acceptatiescherm passeren. Dit heeft meerdere voordelen:
- de kans om eenzelfde leerling meermaals als persoon in het systeem te pompen is quasi nihil;
- als gebruiker behoudt u de controle over welke "voorinschrijvingen" uiteindelijk geaccepteerd worden;
- er kan gebruik gemaakt worden van de reeds ingebouwde capaciteitscontrole.

De begindatum van de inschrijving is een verplicht veld geworden (behalve wanneer u enkel gegevens van bestaande leerlingen wenst up te daten/aan te vullen; zie verder).
Hierdoor is het mogelijk om leerlingen die later in het schooljaar instappen te importeren (en niet enkel leerlingen die starten op 1 september).

Het nummer van de administratieve groep kan opgenomen worden in het Excelbestand waardoor dit bestand niet meer per afdelingsjaar moet worden uitgesplitst.

Naar analogie met de aanpassingen in functie van leerlingen met twee ouders van hetzelfde geslacht (cf. updatenieuws d.d. 14.12.2021) werden (stief)moeder/(stief)vader/voogd vervangen door LPV1 en LPV2.
Rechtstreeks gevolg hiervan is dat het relatietype van de leerplichtverantwoordelijke(n) moet worden meegegeven indien deze info deel uitmaakt van het importbestand.

Er zijn nog een aantal nieuwe importvelden:
- Telefoon domicilie;
- Noodnummer;
- Thuistaal;
- Toelating foto;
- Extra info inschrijving;
- Indicatorleerling;
- Insz (= rijksregisternummer) LPV1 en LPV2.

Het is voortaan ook mogelijk om een tweede adres te importeren, en dit kan bovendien een buitenlands adres zijn (zowel voor LPV1 als LPV2).

Er zijn ook heel wat controles toegevoegd, zowel op structuur- als op celniveau.

Het is eveneens mogelijk om gegevens bij bestaande leerlingen up te daten/aan te vullen zonder dat je een nieuwe inschrijving hoeft toe te voegen. Ook deze leerlingen moeten daarna nog "geaccepteerd" worden.

Informat biedt u vrijblijvend een blanco template (Excelbestand) aan om leerlingen te importeren. Hierbij worden volgende  kleurcodes gehanteerd:
- groen = verplicht;
- oranje = aangeraden;
- blauw = niet verplicht.

 In bijlage vindt u de handleiding terug betreffende de import, alsook de voorbeeldtemplate om leerlingen te importeren.