De inschrijvingswizard - een cursist inschrijven

1 voorbereiding: Standaardinstellingen van de inschrijvingswizard

• S/V : school- of vestigingsgebonden?
• Versnelt het inschrijfproces
• Bij wijziging: wizard opnieuw oproepen
• Inschrijvingsdatum blanco laten uitvinken: De datum van vandaag wordt automatisch ingevuld. Dit kan ook nadelig zijn, aangezien u de inschrijvingsdatum niet kan aanpassen na de inschrijving.
• Aantal exemplaren: Hoeveel exemplaren wenst u standaard af te drukken?

2 Reservaties HvN?

• Heeft uw CVO registraties via HvN, moet u die moet verwerken via Gegevensuitwisseling > Da Vinci > Signalen raadplegen > Aanmelding of Plaatsing. Als u die alsnog inschrijft via de inschrijvingswizard, creëert u een dubbele plaatsing!

3 Cursisten – Inschrijvingswizard – stap 1

• Gebruik het zoekveld bovenaan om een gekende cursist opnieuw in te schrijven. Hier wordt standaard de geboortedatum aangeboden. In een datum is de kans op tikfouten kleiner.
  bv. 16.03. → U krijgt een overzicht van alle cursisten die geboren zijn op 16 maart. 16031974 → om snel in te tikken (toont pas eventuele cursisten na het intikken van de volledige datum)

• Eén keer ingevuld → NIET MEER
  TE WIJZIGEN na inschrijving!
• 1ste controle
  cursist reeds aanwezig?
• 2de controle
  cursist reeds aanwezig?

4 Keuze van de cursist

De data van de cursist lijken op deze van een andere cursist:

Komt de cursist voor in de tabel en bent u zeker dat het over één en dezelfde persoon gaat?

• Ja → dan MOET u deze aanklikken in de tabel
• Nee → dan MAG u de cursist NIET aanklikken in de tabel

• Na het kiezen van een cursist uit de lijst (via de tabel of via de selectie bovenaan) worden een aantal cruciale velden (bv. naam, voornaam, bijkomende voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer, foto) bewust geblokkeerd tegen wijziging.

• Fouten? Deze corrigeert u in de 3de stap van de inschrijvingswizard (Historiek) of via Cursisten > Consulteren.

5 Cursisten – Inschrijvingswizard – stap 2

6 Cursisten – Inschrijvingswizard – stap 3 

• Lichtgekleurde facturen (grijs) of creditnota’s (roze):

Deze zijn van voorgaande jaren of werden verwijderd in iCursisten maar zijn nog
aanwezig in het boekhoudpakket.

• Reeds betaalde facturen:

Deze kunnen niet meer gewijzigd worden tenzij u de betaling eerst verwijdert.

• Hoe verwijdert u best een factuur?

U verwijdert de factuur helemaal, zonder eerst de details/betalingen te wissen.
Er wordt dan automatisch een creditnota aangemaakt, met eventuele extra kosten nog aan te rekenen en al dan niet de betaling van deze extra kosten.

7 Veranderen van vrijstelling van inschrijvingsgeld

• Eens een cursist ingeschreven is in een cursus moet deze wijziging gebeuren via de factuur; Cursisten > Consulteren > Facturen

        Factuurdetail – icoontje vooraan  aanklikken en het tarief veranderen.

• Bij het ingeven van een nieuwe inschrijving via de inschrijvingswizard kan Basis vrijstelling ingegeven worden zodat dit bij de volgende inschrijvingen als standaard vrijstellingstarief zal gebruikt worden.