Volgen

Rekeningen, rappels en/of kinderopvangattesten mailen

Indien de mogelijkheid om de rekeningen, rappels en kinderopvangattesten te mailen nog niet werd geactiveerd voor uw school, kunt u dit doen door een bericht te sturen naar irekeningen@informat.be

met vermelding van uw gebruikersnaam en het instellingsnummer waarvoor u deze applicatie wenst te activeren. Aangezien u gebruik maakt van het Informat-Pluspack, gebeurt deze activatie kosteloos. 

De rekeningen, rappels, kinderopvangattesten (enkel voor kinderen tot 12 jaar) kunnen gemaild worden naar leerlingen-internen-registratie-personeelsleden. Onderstaand worden enkele mogelijkheden uitgelicht: 

     1. Mailen naar leerlingen/internen met één facturatie-adres

     2. Mailen naar leerlingen/internen met meerdere facturatie-adressen

     3. Mailen naar personeelsleden

Afhankelijk van deze mogelijkheden is er ook een andere werkwijze bij het instellen. 

Via basisgegevens - layout documenten - leerlingen -internen -personeel - registratie, kunt u de nodige instellingen voor de gegevens op de rekening instellen, alsook het mailadres waaruit de rekeningen, rappels en kinderopvangattesten verstuurd moeten worden. Hierbij is het van belang om het veld 'mailadres' aan te vullen, dit mailadres wordt ook gebruikt als replyadres. Indien dit veld leeg blijft, kunnen geen rekeningen, rappels of kinderopvangattesten via mail verstuurd worden. 

Daarnaast kunt u via de knop 'email tekst' een persoonlijke mail aanvullen dat wordt verstuurd. Indien u dit veld niet aanvult, ontvangen de ouders enkel de melding 'Zie rekening in bijlage'. 

mceclip3.png

Als alles op een correcte manier werd ingesteld, kunt u in iRekeningen per item (leerlingen - internen - personeel - registratie) zien wie werd aangeduid om de documenten per mail te ontvangen en wie niet. De gegevens kunnen hier in dit scherm in één beweging allemaal worden aan/uitgevinkt. Dit kan door met de rechtermuisknop te klikken in het blauwe vakje boven de vinkjes. 

Hou hierbij wel rekening dat wanneer u alle mailadressen in één beweging aanvinkt, de ouders met een gesplitste rekening, naast hun eigen rekening ook de rekening zal ontvangen van de ander.

 

 

1. Mailen naar leerlingen/internen met één facturatie-adres

U gaat naar iBasis/iLeerlingen of iInternen- Consulteren en roept de desbetreffende leerling op met de zoekfunctie

U gaat naar het tabblad 'Adressen'

Daar zorgt u er in eerste instantie voor dat het vinkje 'Facturatie' is aangevinkt.

Indien u daarbovenop ook nog eens het vinkje schoolcommunicatie bij het geregistreerde e-mailadres aanvinkt, zullen de rekeningen per e-mail kunnen verstuurd worden.

In onderstaand geval is er maar één geregistreerd adres en zullen de rekeningen allemaal naar het e-mailadres van de moeder verstuurd worden. Aangezien de ouders ook niet gescheiden zijn, wordt de volle 100% in één keer aangerekend.

 

 

2. Mailen naar leerlingen/internen met meerdere facturatie-adressen

Bij leerlingen van gescheiden ouders zijn normaal twee adressen geregistreerd, één voor de papa en één voor de mama. De instellingen kunnen op dezelfde manier worden ingevoerd als voor leerlingen van niet-gescheiden ouders, maar moeten wel voor beide adressen worden ingegeven. Hierbij kunt u ook een keuze maken hoe veel de ene en hoe veel de andere ouder zal betalen.

In onderstaand voorbeeld is het eerste geselecteerde adres dat van de papa. 'Facturatie' is aangevinkt, en er is een percentage van 80% vermeld. Ook het vinkje 'schoolcommunicatie' is aangevinkt bij het e-mailadres. De papa zal dus 80% van de schoolrekening betalen en zal die per e-mail toegestuurd krijgen. De factuur voor de papa wordt niet naar de mama verstuurd aangezien het vinkje 'schoolcommunicatie' bij het e-mailadres van de mama niet is aangevinkt.

 

Het tweede geselecteerde adres is dat van de mama. 'Facturatie' is aangevinkt, en er is een percentage van 20% vermeld. Ook het vinkje 'schoolcommunicatie' is aangevinkt bij het e-mailadres van de mama. De mama zal dus 20% van de schoolrekening betalen en zal die per e-mail toegestuurd krijgen. De factuur voor de mama wordt niet naar de papa verstuurd aangezien het vinkje 'schoolcommunicatie' bij het e-mailadres van de papa niet is aangevinkt.

 

 

3. Mailen naar personeelsleden

Om rekeningen te kunnen mailen naar personeelsleden, dient u ervoor te zorgen dat de instellingen in iPersoneel voor die bepaalde leerkracht correct zijn ingevoerd.

U gaat naar iPersoneel – Personeel – Personeel Consulteren en haalt met de verrekijker links onderaan de leerkracht op.

U selecteert de rubriek ‘Personalia’ in de linkerkolom en in het tabblad Communicatie zorgt u ervoor dat ‘iSchoolcommunicatie’ is aangevinkt. U bevestigt met het groene vinkje.

 

Vanuit iRekeningen kunt u de e-mailadressen van de personeelsleden aanduiden. Dit doet u via basisgegevens > e-mailadressen > personeel

Alles is nu correct ingesteld om rekeningen, rappels en/of kinderopvangattesten te kunnen mailen.

Hierbij klikt u via de gekende weg van het afdrukken, op het mailicoontje in plaats van de printer. Op deze manier zal u mailen in plaats van afdrukken. 

mceclip0.png

- Rekeningen: afdrukken - rekeningen - rekeninggroep selecteren

bij het klikken op het mailicoontje wordt gevraagd of u zeker bent dat de mail verstuurd mag worden. 

- Rappels: rappels - opmaken rappel - selectie van personen/rekeninggroepen - toon rappels- selectie van leerlingen - afdrukken - selectie soort rappel

- Kinderopvangattesten: afdrukken - kinderopvangattesten - aanvullen parameters en selectie rekeninggroepen. Bij het klikken op het mailicoontje krijgt u hetzelfde scherm te zien van de leerlingen zoals bij het afdrukken van de kinderopvangattesten.  Pas na de selectie van de leerlingen, kan effectief gemaild worden. 

 

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen