Stappenplan - Eenheden & activiteiten aanmaken

Om nieuwe activiteiten toe te voegen en klaar te zetten voor gebruik zijn er twee bewerkingen nodig:
1) Een eenheid toevoegen
2) De eenheid aan een activiteit toevoegen

STAP 1 Een eenheid toevoegen

Eenheden worden toegevoegd via het menu Basisgegevens > Registratie eenheden.

Situatie A: Eenvoudige eenheden met een vaste prijs (bv. soep, drankjes, boekjes, foto’s, enz.)

STAP 1
• Klik onderaan op het oranje plusteken
• Typ een naam in bij ‘Code’ en bij ‘Omschrijving’.
• Geef bij ‘Prijs’ de prijs en een aantal in.

• Kies bij ‘Artikel’ (iRekeningen) het artikel uit iRekeningen waarnaar de registraties zullen doorgestuurd worden. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening. Maak gebruik van de verrekijker om de bestaande artikels uit iRekeningen op te vragen.

• Klik onderaan op het groene vinkje om op te slaan.

STAP 2
• Klik op het oranje plusteken bij ‘Eenheid waarden’.

• Typ bij ‘Volgorde’ het cijfer 1 in.
• Typ een ‘Titel’ in. Meestal wordt dezelfde naam als bij de ‘Code’ gekozen.
• Duid de ‘Soort’ aan:
           - JA_NEE: als de waarde moet aangevinkt worden
           - GETAL: indien een aantal moet ingegeven worden
• Bewaar met behulp van het groene vinkje onderaan.

STAP 3
• Ga naar ‘Aantal (formule)’ en klik met de rechtermuisknop in de witte ruimte.
• Kies Eenheid waarden > (naam van de eenheid)

resultaat:

• Sla alles op

Situatie B: Eenvoudige eenheden met een niet-voorafgekende prijs (bv. uitstappen)
STAP 1
• Klik onderaan op het oranje plusteken.
• Typ een naam in bij ‘Code’ en bij ‘Omschrijving’ bv. Uitstap
• Geef bij Prijs de prijs 99999 in en voer een aantal in. De 99999 betekent dat de prijs niet gekend is en dat de prijs in iRekeningen zelf zal ingevoerd worden. Bij het ophalen van de gegevens krijgt u daar een melding van.

• Kies bij ‘Artikel (iRekeningen)’ het artikel uit iRekeningen waarnaar de registraties zullen doorgestuurd worden. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening. U kan de ‘verrekijker’
gebruiken om de bestaande artikels uit iRekeningen op te vragen.

• Klik onderaan op het groene vinkje om op te slaan.

Stap 2 en Stap 3 voert u uit zoals hierboven, bij situatie A, reeds werd
beschreven.

Situatie C: Eenheden met verschillende prijzen (werken met prijsklasses)
Bij bepaalde eenheden kan het gebeuren dat bij één eenheid verschillende prijzen toegekend worden. Dit is vaak van toepassing bij de eenheid maaltijd waar er verschillende prijzen gehanteerd worden voor de kleuters, het lager onderwijs en het personeel.
Vooraf:
Eenmalig maakt u de prijsklasses aan. Indien u verschillende prijzen hanteert voor bv. kleuters, lager onderwijs en het personeel dient u 3 aparte prijsklasses aan te maken.
• Ga naar Basisgegevens > Prijsklasses
• Klik onderaan op het oranje plusteken.
• Geef de ‘Code’ en ‘Omschrijving’ in bv. kleuters.
• Onder de omschrijving geeft u de voorwaarden in die aanduidt wie er tot die prijsklasse hoort.
Bijvoorbeeld: alle leerlingen die in een kleuterklas ingeschreven zijn:

Bijvoorbeeld: alle leerlingen die in het lager onderwijs ingeschreven zijn:

Bijvoorbeeld: alle personeelsleden:

• Sla de instellingen op door op het groene vinkje te klikken.

Door op de knop ‘Uitvoeren’ te klikken, kan u de ingave controleren. Enkel
personen die voldoen aan de voorwaarde worden getoond.

STAP 1
• Ga naar Basisgegevens > Registratie eenheden
• Klik onderaan op het oranje plusteken.
• Typ een naam in bij ‘Code’ en bij ‘Omschrijving’ bv. Maaltijden
• Geef bij ‘Prijs’ één van de prijzen in en het aantal.
• Klik op het groene vinkje om op te slaan.
• Klik daarna op ‘Per schijf’. Geef bij de gewenste prijsklasse de correcte prijs in. Sla telkens op door op het groene vinkje te klikken.
• Kies bij ‘Artikel (iRekeningen)’ het artikel uit iRekeningen waarnaar de registraties zullen doorgestuurd worden. Dit is het artikel waaronder de eenheid aangerekend wordt op de rekening. U kan de verrekijker
gebruiken om de bestaande artikels uit iRekeningen op te vragen.
• Klik onderaan op het groene vinkje om op te slaan.

Stap 2 en Stap 3 voert u uit zoals bij situatie A reeds werd beschreven.

Situatie D: Eenheden met automatische registraties (bv. middagtoezicht)
Bij het registreren van een eenheid kan er automatisch een andere eenheid mee geregistreerd worden.
Bij het registreren van de eenheid ‘warme maaltijd’ of ‘broodmaaltijd’ kan automatisch het middagtoezicht mee geregistreerd worden.
Belangrijk om weten: zorg ervoor dat alle eenheden onder dezelfde activiteit zitten. Wanneer ‘middagtoezicht’ geactiveerd moet worden bij het registreren van een warme maaltijd, dan dienen beide eenheden onder dezelfde activiteit (bijvoorbeeld ‘middag’) te zitten.
Voor het instellen van deze automatische registratie, dient u de volgende stappen uit te voeren:
• Ga naar Basisgegevens > Registratie eenheden.
• Selecteer de eenheid die automatisch moet geregistreerd worden bv. middagtoezicht (Noot: Zorg ervoor dat middagtoezicht een Ja_Nee waarde is)
• Selecteer onderaan de ‘Eenheid waarde’
• Klik op de knop ‘Initialisaties’.

• Druk op de rode plus-knop.
• Voeg bij ‘Eenheid waarde’ de eenheden toe waaruit een automatische registratie voor middagtoezicht moet gebeuren.
• Bij teken en voorwaarde geeft u in vanaf wanneer middagtoezicht automatisch aangerekend moet worden.
• De parameter bij ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ gezet.

Voorbeeld 1: Bij registratie van één of meerdere soepen moet één middagtoezicht aangerekend worden. In dit voorbeeld is de eenheid soep een GETAL-eenheid, waarbij meerdere soepen op een dag kunnen worden geregistreerd.
‘Eenheid waarde’ is in dit geval de eenheid ‘Soep’. Het teken en de voorwaarde is ‘> 0’, aangezien minstens één soep aangerekend moet worden vooraleer het middagtoezicht wordt aangerekend. ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ gesteld.

Voorbeeld 2: Bij registratie van een warme maaltijd moet één middagtoezicht aangerekend worden. In dit voorbeeld is de eenheid soep een JA_NEE eenheid, waarbij één warme maaltijd per dag wordt aangerekend.
‘Eenheid waarde’ is in dit geval ‘Warme Maaltijd’. Het teken en de voorwaarde is ‘= JA’ aangezien warme maaltijd geactiveerd moet zijn vooraleer een middagtoezicht kan worden aangerekend. ‘Initialiseer op’ wordt op ‘JA’ geplaatst.

STAP 2 De eenheid aan een activiteit toevoegen
Meerdere eenheden kunnen gegroepeerd worden via een activiteit zodat de leerkracht/medewerker deze vlot in groep kan oproepen om te registreren.
Een eenheid kan pas geregistreerd worden indien deze opgenomen is in een activiteit, een activiteit kan uit 1 of meerdere eenheden bestaan.
• Ga naar menu Basisgegevens > Registratie activiteiten
Maak een activiteit aan door op het oranje plusteken te klikken.

• Geef een ‘Code’ en ‘Omschrijving’ in.
• Kies de eenheid in de kolom met ‘Eenheden’ en plaats deze naar de rechterkolom d.m.v de pijl .
• Sla op door op het groene vinkje te klikken

Duid bij ‘Koppelen aan instellingsgroepen’ de klas aan die deze activiteit mag registreren. Zet de instellingsgroep d.m.v. de pijl aan de rechterkant.
• Vergeet niet om alles te bewaren.

Opmerking:
De leerkracht krijgt de gekoppelde activiteiten onmiddellijk te zien indien er max. 3 zijn. Anders moeten ze aan de linkerkant worden aangeklikt.