Volgen

Rekeningen splitsen

Bij een leerling met meerdere facturatieadressen is het mogelijk om het bedrag van de schoolrekening te verdelen over meerdere facturatieadressen. Voor leerlingen met gescheiden ouders bijvoorbeeld is het zo mogelijk om de schoolrekening deels aan te rekenen aan de vader en deels aan te rekenen aan de moeder.

1. Instellen adressen

 Vooraleer met gesplitste rekeningen kan worden gewerkt, moeten de verschillende adressen ingegeven worden in de leerlingenadministratie (iBasis, iLeerlingen, iInternen). Via de adressen-knop  is het mogelijk om alle relevante adressen van een leerling in te geven. Wanneer geadresseerden een schoolrekening moeten ontvangen, dient het vak 'Facturatie' aangevinkt te zijn. Na het aanvinken is het mogelijk om adrespercentages in te geven.

 

 

Bijvoorbeeld

  • Wanneer zowel de vader als de moeder elk de helft van de rekening betalen, dan dient bij beide adressen het percentage 50 % te worden ingegeven.
  • Wanneer zowel de vader als de moeder een rekening willen ontvangen, maar enkel de moeder betaalt de volledige rekening, dan kan een percentage van 100% ingegeven worden bij de moeder en een percentage van 0% ingegeven worden bij de vader: op die manier krijgt de vader toch een overzicht van hetgeen door de school aangerekend wordt, maar is hij geen bedrag verschuldigd.

 

Houd er rekening mee dat de som van de ingegeven percentages bij alle facturatieadressen van een leerling gelijk moet zijn aan 100%. Zo niet, dan zal een foutmelding verschijnen bij het afdrukken van de rekening voor die leerling en zal de rekening niet kunnen worden afgedrukt.

Ook al gebeurt de verdeling van de rekening niet (altijd) volgens percentages, toch moet dit ingegeven worden om een schoolrekening te kunnen splitsen.
Er zijn echter wel mogelijkheden om geen rekening te houden met deze percentages en de rekening op een andere manier te verdelen.

2. Vaste verdeling via percentages

Wanneer  via een vaste verdeling gewerkt wordt  (bij elke rekening die opgesteld wordt, zal bijvoorbeeld 50% aangerekend worden aan het ene facturatieadres en 50% aan het andere facturatieadres), dan wordt de aangemaakte rekening automatisch gesplitst volgens de percentages die ingegeven werden in de leerlingenadministratie.

In iRekeningen is er echter nog een mogelijkheid om, naast de globale verdeling van de rekeningen, de rekening ook te verdelen volgens artikel.

Via het menu-item Basisgegevens > Facturatieadressen klik je met de rechtermuisknop op de leerling waarvan de adrespercentages moeten worden aangepast en klik je op 'Facturatieadressen'.

 

In het volgende scherm zie je een overzicht van alle adressen die ingegeven werden in de leerlingenadministratie. Voor die adressen waarbij het veld 'Facturatie' aangevinkt is, zal ook een rekening opgesteld worden.

 

Onder 'Percentage' zie je de globale percentageverdeling.

Via het groene icoon  krijg je de optie om de verdeling per aangerekend artikel in te geven.

Opgelet: de artikels in het overzicht zijn enkel de 'Eigen artikels' die aangeduid staan onder Basisgegegevens > Rubrieken > Eigen Artikels. Indien je een artikel niet terugvindt, ga voor de zekerheid na of het betreffende artikel aangeduid staat als 'Eigen Artikel'.

Wanneer voor een bepaald artikel de aanrekening afwijkt van het globaal percentage, dan kan dit in onderstaand scherm worden ingegeven. Ook hier is het belangrijk dat de som van de percentages per artikel gelijk is aan 100% .

 

3. Uitzondering op vaste percentageverdeling

Wanneer voor een bepaalde schoolrekening een uitzondering op de vaste percentages moet worden ingegeven, dan is dit mogelijk in iRekeningen in het aanrekenscherm.

Eens de volledige rekening opgesteld is, kan een wijziging aan de verdeling worden ingegeven. Via Rekeningen > Aanrekenen kan per leerling de verdeling gewijzigd worden.

In de rechterkolom van het aanrekenscherm dien je eerst de leerling op te zoeken en via een klik met de rechtermuisknop kiezen voor 'Splitsing rekening leerling'.

 

In het volgende scherm zie je een overzicht van alle artikels die reeds aangerekend werden. Hier is het mogelijk om de aangerekende artikels op een andere manier te verdelen dan de standaardpercentages. In plaats bijvoorbeeld alle artikelen volledig aan de moeder aan te rekenen, kan dit voor de huidige rekening gewijzigd worden naar artikelen die deels aan de moeder en deels aan de vader worden aangerekend.

 

Rechts onderaan is het mogelijk om eventueel terug te keren naar de standaardverdeling volgens percentage door te klikken op 'Initialiseer verdeling volgens adrespercentages'.

 

4. Verdeling bij iRegistratie

Wie werkt met iRegistratie kan ook de registraties laten verdelen over de verschillende facturatieadressen. Hierbij kan gekozen worden om de registraties te laten verdelen volgens de ingegeven adrespercentages of om de registraties zelf dag per dag toe te wijzen aan het correcte facturatieadres.

4.1. Registraties toewijzen volgens adrespercentages.

Wanneer de verdeling van registraties de normale percentageverdeling moet volgen, dan kan dit in iRegistratie per leerling aangeduid worden via het menu-item Basisgegevens > Personalia. Na het aanduiden van de leerling in de linkerkolom, dient rechts het veld bij 'Verdelen volgens facturatie adres percentages' aangevinkt te zijn. Op deze manier zullen alle registraties automatisch verdeeld worden volgens de ingegeven adrespercentages. Er is geen verdere tussenkomst vereist.

 

Na het ophalen van de registraties is het nog steeds mogelijk om de verdeling van de registraties aan te passen (zie punt 3).

4.2. Manuele verdeling registraties

Het is ook mogelijk om elke registratie manueel toe te wijzen aan het een of het ander adres. Hiervoor dient het veld bij 'Verdelen voglens facturatie adres percentages' uitgevinkt te staan.

Op deze manier krijgt u bij elke registratie de mogelijkheid om deze toe te wijzen aan het corresponderende adres.

Bij het registreren via Registratie > Registreren zal per facturatieadres een registratielijn verschijnen voor deze leerling: zo is het bijvoorbeeld mogelijk om dagelijks de registratie ofwel te plaatsen bij de moeder ofwel bij de vader.

 

In A&R krijg je bij elke ingegeven registratie de vraag of je deze registratie wil toewijzen aan één van de facturatieadressen:

 

Bij het inlezen van de scanner zullen bij leerlingen met meerdere facturatieadressen ook bij elke registratie gevraagd worden aan welk facturatieadres de registratie mag worden toegewezen:

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen