Creditnota opstellen en verwerken Creditnota opstellen en verwerken

Creditnota opstellen en verwerken

Wanneer u iets te veel heeft aangerekend op een rekening die reeds doorgeboekt is en dus niet meer kan worden gewijzigd, kunt u ter correctie een creditnota opmaken.

 

1. Opmaken creditnota's

 1.1. Rekening crediteren van één leerling

 

Wanneer één artikel of de volledige rekening van één leerling moet worden gecrediteerd, dan kan dit via onderstaande stappen.

 

Via Rekeningen > Crediteren kiest u de rekeninggroep waar de oorspronkelijke rekening werd opgemaakt.

 

In het linkervenster zoekt u de betreffende leerling op en klikt u met de rechtermuisknop op de naam om 'Crediteer rekening leerling' te kunnen selecteren.

 

 

Op deze manier wordt de volledige oorspronkelijke rekening van de leerling gecrediteerd. Daarna is het mogelijk om eventueel artikelen te verwijderen die niet moeten worden gecrediteerd: door met de rechtermuisknop op het >-teken te klikken, kunt u de betreffende lijn wissen. Deze komt daarna in het grijs te staan.

Verder is het ook mogelijk om het aantal te crediteren artikelen te wijzigen. Als slechts 50 van de 100 in het totaal aantal aangerekende kopies moeten worden gecrediteerd, dan dient het aantal gewijzigd te worden naar 50.

 

 

Eens de creditnota opgemaakt is, dient deze nog te worden afgedrukt en doorgeboekt.

 

1.2. Crediteren van hetzelfde artikel en bedrag voor meerdere leerlingen

 

Wanneer bijvoorbeeld voor een groep leerlingen eenzelfde artikel teveel werd aangerekend, dan kan dit via onderstaande manier rechtgezet worden a.d.h.v. een creditnota.

 

Via Rekeningen > Crediteren kiest u de rekeninggroep waar de oorspronkelijke rekeningen werden opgemaakt.

In het linkervenster vinkt u het veld bij de betreffende leerlingen aan en klikt u op het blauwe icoon

 

Met de rechtermuisknop klikt u op de titel 'Hoofdrubriek' en voegt u een nieuwe rij toe per artikel dat dient te worden gecrediteerd.

Het crediteren zelf gebeurt daarna op dezelfde manier als het aanrekenen: u selecteert de hoofdrubriek, artikel, het aantal en de eenheidsprijs van het artikel dat moet worden gecrediteerd.

 

 

 

Eens de creditnota's opgemaakt werden, dienen deze nog te worden afgedrukt en doorgeboekt.

 

2. Verwerken van creditnota's

Eens de creditnota's doorgeboekt zijn, moeten deze nog verwerkt worden zodat het bedrag van de creditnota niet meer als openstaand terugkomt in het programma.

 

Er zijn meerdere manieren om de creditnota te verwerken:

 

2.1. De oorspronkelijke rekening werd nog niet betaald

 

Via onderstaande manier kan de creditnota volledig worden verrekend met de oorspronkelijke rekening. Zo zijn beide documenten in één klap verwerkt.

Via Nieuwe afpunting > Compensatie + en - wordt een lijst weergegeven per leerling waarvan openstaande tegoeden verrekend kunnen worden met nog openstaande rekeningen

 

 

Selecteer de leerling waarvoor de rekening en de creditnota elkaar opheffen waardoor de restwaarde van beide rekeningen op 0 komt te staan.

 

 

 

2.2. Het bedrag van de creditnota wordt teruggestort

 

Wanneer de rekening reeds betaald werd, is het niet meer mogelijk om de creditnota met de openstaande rekening te verrekenen. In dat geval kunt u het bedrag van de creditnota terugstorten aan de ouders.

Indien met het inlezen van de codaberichten wordt gewerkt, zal de terugstorting van de creditnota in dit codabestand opgenomen zijn. Indien de correcte gestructureerde mededeling van de creditnota gebruikt werd bij de terugbetaling, zal de creditnota automatisch afgepunt worden. Zo niet, dan dient de creditnota manueel te worden afgepunt.

 

Via Nieuwe afpunting > Rekeningen manueel kan de creditnota manueel afgepunt worden. Door te zoeken op 'negatieve bedragen' kunt u het openstaand bedrag van de creditnota terugvinden en selecteren om af te punten.

 

 

2.3. Het bedrag van de creditnota verrekenen met de volgende rekening

 

Bij het opmaken van de volgende rekening, kan ervoor gekozen worden om de rekening af te drukken met rappel:

 

 

Op de afdruk van de rekening zal het bedrag van de creditnota verrekend worden met het bedrag van de nieuwe rekening. Via compensatie + en - wordt het bedrag van de creditnota effectief verrekend met het bedrag van de nieuwe rekening.