Volgen

Hoofdrubrieken en artikels aanmaken

De hoofdrubrieken en artikels in iRekeningen zijn zichtbaar voor alle scholen binnen de vzw. Deze kunnen dan ook door alle scholen gebruikt worden. Daarom raden wij u aan om, bij het opstellen van hoofdrubrieken en artikels, dit te doen in samenspraak met alle scholen binnen de vzw.

1. Hoofdrubrieken instellen

Ga in iRekeningen naar het tabblad Basisgegevens > Rubrieken > Hoofdrubrieken.

In het overzicht ziet u de code en omschrijving van de rubrieken die al werden ingevoerd.
Standaard krijgt u hier enkel de actieve hoofdrubrieken te zien. Om de resterende hoofdrubrieken te kunnen raadplegen, kan u bij filter 'Alle' of 'Niet actief' selecteren.

Om een nieuwe hoofdrubriek aan te maken, klikt u op het rode plus-teken. U kan hierna een code voor de hoofdrubriek (bvb MT) en een verduidelijkende omschrijving (bvb maaltijden) invullen.
Iedere hoofdrubriek wordt ook gelinkt aan een boekhoudkundige rubriek om de rekeningen correct te kunnen doorboeken naar het boekhoudprogramma dat uw vzw gebruikt. Wij raden u dan ook aan om te rade te gaan bij uw boekhoudafdeling om de juiste boekhoudrubrieken aan de juiste hoofdrubrieken in iRekeningen te kunnen koppelen.

Het is mogelijk om de hoofdrubriek te wijzigen, maar houd er rekening mee dat een wijziging implicaties heeft voor de rekeningen van alle scholen binnen de vzw.

Wanneer een hoofdrubriek niet langer gebruikt wordt, kan u het veld 'Actief' afvinken. Bij het aanrekenen zal deze rubriek niet meer te zien zijn. U kan een hoofdrubriek enkel wissen wanneer deze nog niet gebruikt werd bij een aanrekening.

2. Artikels aanmaken

Een hoofdrubriek is een verzameling van meerdere artikels.

Via het tabblad Basisgegevens > Rubrieken > Artikelen kan u de categorieën koppelen aan de juiste hoofdrubrieken.


U selecteert eerst de hoofdrubriek (linksboven) waaraan u een artikel wil koppelen. In de overzichtslijst krijgt u de artikels te zien die reeds aan de geselecteerde hoofdrubriek werden toegevoegd.
Indien gewenst kan u deze lijst filteren (actief, niet actief of allebei). Standaard krijgt u enkel de actieve artikels te zien.

Nadat u de hoofdrubriek gekozen heeft, kan u een nieuw artikel binnen deze rubriek aanmaken door op het rode plusteken te klikken. Onderstaande parameters dienen ingevuld te worden:

  • Naam: duidelijke naam voor het artikel
  • Actief: afvinken indien dit artikel niet meer gebruikt wordt
  • Korting toegelaten: aanvinken indien korting op dit artikel toegelaten is
  • Maximumfactuur: aanvinken indien dit artikel in aanmerking komt voor de maximumfactuur
  • Als hoofdrubriek beschouwen: wanneer u wenst dat alleen het artikel afgedrukt wordt op de rekening en de hoofdrubriek niet.
  • Kinderopvang: indien het artikel moet worden vermeld op het attest Kinderopvang.
  • Boek: indien het artikel een boek betreft. U kan bijkomende gegevens aanvullen zoals ISBN, uitgever en boekcategorie. U kan de boekcategorieën opmaken in het men Basisgegevens > Boekcategorieën.

Aan ieder artikel kan u vakken en prijzen toekennen. Dit is niet verplicht.
Via het rode plusteken kan u verschillende prijzen of vakken aan een artikel toevoegen. Deze stelt u in onder Basisgegevens > Prijstypes en Basisgegevens > Vakken.

Wijzigingen aan een artikel worden doorgevoerd voor alle aanrekeningen in het heden en in de toekomst. Wanneer u een wijziging doorvoert, wordt deze ook doorgevoerd voor alle scholen binnen de vzw.

Om een artikel te verwijderen klikt u op het prullenbak-icoon. Dit kan enkel indien het artikel nog nergens werd aangerekend. U kan als alternatief het artikel op non-actief zetten door de parameter 'actief' uit te vinken. Zo wordt het artikel niet meer getoond bij het opstellen van rekeningen.

3. Eigen artikels instellen

Bovenstaande artikels zijn zichtbaar voor de volledige scholengemeenschap. De kans bestaat daarom dat u artikels te zien krijgt die uw school niet nodig heeft. Daarom kan u via Basisgegevens > Rubrieken > Eigen artikels die artikels aanduiden die uw school nodig heeft om de schoolrekeningen op te stellen.

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen